کسب و کارها و سازمان‌های کوچک و بزرگ بسیاری امروزه برای انجام فعالیت‌های خود و مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها، از نرم افزار اتوماسیون اداری بهره می‌برند؛ به عنوان صاحب یا مدیر یک کسب و کار یا سازمان، شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که نقش اتوماسیون در سازمان ها چیست؟ پیاده‌سازی اتوماسیون اداری چه مزایایی برای کسب و کار یا سازمان شما دارد؟ در این مقاله پس از مرور کوتاهی بر تعریف اتوماسیون اداری، به بررسی مزایا و همچنین نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها می‌پردازیم؛، اگر برای خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری اطمینان کافی ندارید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چیست؟
مفهوم اتوماسیون اداری یعنی استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای نوین، در جهت تسهیل و خودکارسازی فرایندهای اداری و سازمانی، مدیریت اطلاعات و مستندات، مدیریت مکاتبات و ارتباطات و مدیریت کارها؛ اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده، که هر کدام از آن‌ها کاربردها و قابلیت‌های مختلفی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها می‌گذارند.
هدف از طراحی و توسعه سیستم‌های اتوماسیون اداری، بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرایندها، افزایش بهرهوری، افزایش کیفیت خدمات و کاهش خطاها در فرایندها و فعالیت‌های اداری و سازمانی است. اتوماسیون اداری کاربردها و قابلیت‌های مختلفی دارد، که مزایای مختلفی را برای سازمانها و کسب و کارها به همراه می‌آورند.
با توجه به کاربردها و مزایای اتوماسیون اداری، هنوز هم بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارها، از نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری تردید دارند؛ اما در نهایت با پیشرفت و گسترش ابعاد کسب و کار و سازمان و افزایش حجم ارتباطات، اطلاعات، فرایندها و کارها، اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری و بهره بردن از مزایا و کاربردهای آن، بیشتر نمایان میشود.
حال که با تعریف اتوماسیون اداری و ماهیت آن آشنا شدیم، باید به سراغ مزایا و نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها برویم.
استفاده از اتوماسیون اداری چه مزایایی برای سازمان ها دارد؟
اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها، یک ابزار مدیریتی کاربردی برای سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود؛ از طرفی، اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده که به صورت یکپارچه در کنار هم فعالیت می‌کنند و مزایای مختلفی را برای سازمان ها به همراه می‌آورند. برخی از مزایای بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها عبارت‌اند از:
- کاهش خطاهای انسانی
- افزایش بهرهوری سازمان
- افزایش دقت فرایندها و فعالیت‌ها
- افزایش دسترس‌پذیری و اشتراکگذاری اطلاعات
- صرفه‌جویی در منابع و کاهش هزینهها
- و…
مزایای پیاده سازی اتوماسیون اداری
1- کاهش خطاهای انسانی
اتوماسیون اداری با امکان تعریف مسیر جریان کار و همچنین تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیت‌های سازمانی، موجب حذف فرایندهای دستی و تکراری و همچنین کاهش وابستگی و نیاز به نیروی انسانی برای انجام فعالیت‌ها و اجرای فرایندهای اداری و سازمانی می‌گردد؛ این امر کاهش خطاهای انسانی در سازمان را به همراه دارد و از صرف زمان و هزینه‌های اضافی برای اصلاح اشتباهات، جلوگیری میکند.
2- افزایش بهره وری سازمان
یکی از مشکلاتی که موجب کاهش بهرهوری سازمانها و مانع پیشرفت آن‌ها می‌گردد، عدم مدیریت بهینه و اصولی فرایندها و فعالیت‌های اداری و سازمانی است؛ اتوماسیون اداری با ابزارهایی که دارد امکان مدیریت فرایندها و فعالیت‌های اداری و پیگیری کارها و مکاتبات را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند و بسیاری از فرایندهای اداری را نیز خودکارسازی می‌نماید.
با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، کارکنان و مدیران به جای انجام فعالیت‌های تکراری به صورت دستی، می‌توانند از سیستم‌های خودکار اتوماسیون اداری کمک بگیرند و با زمانی که صرفه‌جویی کرده‌اند، به انجام فعالیت‌های مهم‌تر و رسیدگی به وظایف ارزشمند‌تر خود بپردازند و بهرهوری و عملکرد سازمان را بهبود ببخشند.
3- افزایش دقت فرایندها و فعالیت ها
برای خودکارسازی فرایندها و فعالیت‌ها، ابتدا باید مراحل مختلف و جریان کار آن فرایند به طور کامل مورد بررسی قرار بگیرد و در صورت نیاز بهینه‌سازی و مدلسازی شود و سپس در سامانه اتوماسیون اداری پیاده گردد؛ سیستم‌های اتوماسیون اداری قادرند بدون هیچ نقصی، فرایندی که برای آن‌ها تعریف شده است را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان، به اتمام برسانند و موجب ارتقای دقت فرایندها و فعالیت‌های اداری و سازمانی گردند.
4- افزایش دسترس پذیری و اشتراک گذاری اطلاعات
سیستم اتوماسیون اداری در تمامی سطوح سازمانی پیاده‌سازی میشود و مورد استفاده قرار می‌گیرد و به عنوان بستری برای انتقال و اشتراکگذاری اطلاعات و اسناد، برقراری ارتباط و مدیریت فرایندها شناخته میشود و افراد می‌توانند با توجه به دسترسی‌ها و سطوح ارتباطی که دارند، انواع مختلفی از مکاتبات، فرم‌ها، اسناد و دیگر اطلاعات را در سازمان به گردش بیاندازند.
از طرفی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری راه‌های مختلفی نیز برای اتصال از خارج از سازمان نیز برای کاربران فراهم کرده‌اند؛ به عنوان مثال اعضای سازمان یا کسب و کار می‌توانند با استفاده از نسخه موبایل یا قابلیت میزبانی وب، تنها با اخذ دسترسی‌های لازم، از هرجای دنیا و در هر زمانی به اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشند. با در کنار هم قرار دادن این موارد، نقش اتوماسیون اداری در افزایش دسترس‌پذیری و اشتراکگذاری اطلاعات در سازمان نمایان میشود.
5- صرفه جویی در منابع و کاهش هزینه ها
یکی دیگر از مزایای بکارگیری و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، صرفه‌جویی در منابع مالی و انسانی سازمان و کاهش هزینهها است؛ اتوماسیون اداری با الکترونیکی کردن مکاتبات و مستندات، موجب کاهش مصرف کاغذ و انواع چاپگرها می‌گردد؛ همچنین با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، هزینه‌های عملیاتی سازمان کاهش می‌یابد و اعضای سازمان می‌توانند با صرف زمان و هزینه کمتر، وظایف خود را به اتمام برسانند. حذف کاغذ از سازمان و خودکارسازی فرایندها به کمک اتوماسیون اداری، موجب صرفه‌جویی در منابع و کاهش هزینه‌های سازمان می‌گردد.
اتوماسیون اداری ابزاری تخصصی برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود و بکارگیری و پیاده‌سازی آن، مزایای متنوعی را به همراه دارد؛ حال که با مزایای این سامانه آشنا شدیم، نوبت به بررسی نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها می‌رسد.
نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟
همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، اتوماسیون اداری در تمام سطوح سازمانی قابل پیاده‌سازی و استفاده است و به عنوان یک سیستم یکپارچه مدیریتی، نقش گسترده و متنوعی در سازمان ها و کسب و کارها ایفا میکند؛ در ادامه با کاربردهای اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف مدیریت سازمان یا کسب و کار، آشنا خواهیم شد:
- مدیریت و گردش نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها در سازمان
- طراحی، مدلسازی و مدیریت فرایندهای سازمانی
- ایجاد چرخه حیات سند و آرشیو الکترونیکی اسناد
- تعریف پروژه‌ها، کارها و مدیریت اعضای تیم
- ایجاد و مدیریت جلسات و رویدادها
- تهیه گزارش‌های تحلیلی و آماری
- ایجاد یکپارچگی نرم‌افزاری در سازمان
- و…
نقش اتوماسیون اداری در سازماها
1- مدیریت و گردش نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها در سازمان
اولین نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها، مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی سازمان است؛ سیستم اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن قابلیت‌ها و زیرسیستم‌هایی مانند کارتابل الکترونیکی، دبیرخانه تحت وب، مدیریت پروژه، مدیریت ایمیل و فکس، پیام‌رسان سازمانی، مکاتبات سلسله مراتبی و…، امکان مدیریت کامل ارتباطات داخلی و خارجی را برای سازمانها فراهم میکند.
به کمک اتوماسیون اداری، سازمانها و کسب و کارها می‌توانند ارتباطات بخش‌ها و واحد‌های مختلف و ارتباطات خود با سازمان‌های خارجی را به صورت یکپارچه و متمرکز مدیریت نمایند؛ همچنین اعضای سازمان نیز می‌توانند به صورت الکترونیکی، در کمترین زمان ممکن از طریق تاوماسیون اداری ارتباط سریعی برقرار نمایند و اطلاعات، مکاتبات، فرم‌ها و اسناد را در سازمان به گردش بیاندازند.
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری از سیستم‌های اطلاع‌رسانی خودکار نیز پشتیبانی میکند و سازمانها می‌توانند به صورت خودکار به کاربران و مشتریان، پیرامون فرایندها و فعالیت‌های مختلف اطلاع‌رسانی کنند؛ مانند اطلاع‌رسانی خودکار ثبت و ارسال سفارش به مشتریان، اطلاع‌رسانی از انجام کارها و یا برگزاری جلسات به کارکنان و… ؛ این امر نیز یکی از کاربردهای تاثیرگذار اتوماسیون اداری در مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود.
محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر
2- طراحی، مدلسازی و مدیریت فرایندهای سازمانی
خودکارسازی یک فرایند و مدیریت آن، نیازمند ابزاری برای مدلسازی و طراحی فرایند و بستری برای پیاده‌سازی آن است؛ اتوماسیون‌های اداری به طور معمول دارای فرایندهای از پیش تعیین شده‌ای هستند، که به صورت عمومی برای سازمانها و کسب و کارها تعریف شده‌اند؛ اما اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، امکان مدلسازی، طراحی و خودکارسازی طیف گسترده‌ای از فرایندها و فعالیت‌های ساده و پیچیده اداری را نیز برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کرده است.
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری در تمام سطوح سازمانی پیاده‌سازی می‌گردد و همین امر موجب میشود تا به عنوان بستری مناسب برای پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندهای اداری مورد استفاده قرار بگیرد؛ با در نظر گرفتن این دو مورد، نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها برای خودکارسازی و مدیریت فرایندهای اداری، بیش از پیش اهمیت پیدا میکند.
3- ایجاد چرخه حیات سند و آرشیو الکترونیکی اسناد
اطلاعات و اسناد سازمانی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌ها و دارایی‌های سازمانها و کسب و کارها محسوب می‌گردند و مدیریت مستندات و بایگانی و نگهداری از آن‌ها، یکی از فرایندها و فعالیت‌های حساس سازمانی است؛ نرم افزار اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات، امکان مدیریت الکترونیکی اسناد را برای سازمانها فراهم میکند.
زیرسیستم مدیریت مستندات در اتوماسیون اداری، ابزاری تخصصی برای ثبت و نگهداری انواع مستندات – مانند اسناد ایزو، اسناد اداری-ستادی، اسناد مهندسی، اسناد مالی، اسناد منابع انسانی، اسناد فنی و… – است و با استفاده از آن، سازمانها می‌توانند بدون نیاز به نسخه فیزیکی اسناد و همچنین محلی برای نگهداری آن‌ها، تمامی اسناد و مدارک خود را به صورت الکترونیکی، مدیریت نمایند. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:
- ایجاد چرخه حیات سند
- تعریف پوشه‌ها و پرونده‌ها به صورت درختواره
- تعریف و تمدید تاریخ انقضای مستندات
- مدیریت سطوح دسترسی کاربران
- کارگروهی بر روی اسناد
- جستجوی پیشرفته و بازیابی سریع اسناد
- حفظ نسخ قبلی اسناد و مدارک
- اشتراکگذاری آسان مستندات در اتوماسیون اداری
- تهیه نسخه پشتیبان از مستندات
- و…
محیط کار سیستم مدیریت مستندات فراگستر
4- تعریف پروژه‌ها، کارها و مدیریت اعضای تیم
هرچه سازمانها بزرگ‌تر میشوند، حجم کارها و پروژه‌ها نیز افزایش می‌یابد و مدیریت کارها، پروژه‌ها و تیم‌ها به یک دغدغه بزرگ تبدیل میشوند؛ اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف، این مشکل را بر طرف کرده است. زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی با امکاناتی نظیر Scrum Board، تعریف فضاهای کاری، تعریف پروژه‌ها، اضافه کردن اعضای تیم، انتساب کارها و وظایف به اعضای تیم، مدیریت پیشرفت کارها و…، پاسخگوی تمامی نیازهای سازمانها و کسب و کارها در حوزه مدیریت کارها و وظایف تیمی خواهد بود.
5- ایجاد و مدیریت جلسات و رویدادها
یکی دیگر از کاربردها و نقش‌های اتوماسیون اداری در سازمانها، در حوزه مدیریت جلسات و رویدادها است. مدیران و دیگر اعضای سازمان می‌توانند انواع رویدادها و جلسات خود را، در بستر تقویم سازمانی اتوماسیون اداری مدیریت نمایند؛ این تقویم که یکپارچگی کاملی با زیرسیستم مدیریت جلسات و همچنین اتوماسیون اداری دارد، علاوه بر امکان ثبت جلسات و رویدادها، قابلیت‌ها و امکانات دیگری را نیز در اختیار سازمانها و کسب و کارها می‌گذارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- کنترل تداخل جلسات و رویدادها
- اطلاع‌رسانی خودکار به مدعوین
- تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین
- تعیین و اشتراکگذاری محل برگزاری رویداد یا جلسه
- ثبت صورت‌جلسات و اشتراکگذاری آن در اتوماسیون اداری
- مدیریت دسترسی به جلسات، رویدادها و تقویم‌های سازمانی
- و….
6- تهیه گزارش‌های تحلیلی و آماری
یکی از مشکلاتی که هنگام تهیه گزارش‌های تحلیلی و آماری وجود دارد، اطلاعات و داده‌های پراکنده و بدون ساختار هستند؛ اتوماسیون اداری در اولین قدم، با ثبت ساختاریافته داده‌ها و اطلاعات به سراغ حل این مشکل می‌رود و سپس با کمک سیستم گزارش‌ساز، امکان تهیه انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی و اماری در کمترین زمان ممکن را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند.
با استفاده از سیستم گزارش‌ساز و قابلیت تهیه گزارش‌های خودکار آن، مدیران، تیم‌ها و دیگر اعضای سازمان می‌توانند گزارش‌های متنوعی را بر اساس داده‌ها و اطلاعات دقیق و ساختاریافته تهیه نمایند و از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌ها و طراحی استراتژی‌های کسب و کار، استفاده کنند.
7- ایجاد یکپارچگی نرم‌افزاری در سازمان
انتقال و اشتراکگذاری داده‌ها و اطلاعات بین سامانه‌های مختلف سازمانی – مانند اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، انبارداری، حضور و غیاب و… – کاری به نسبت دشوار محسوب می‌گردد؛ اما اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان، فراخوانی و گردش اطلاعات و داده‌ها در بین سامانه‌های اداری و سازمانی را آسان کرده است.
با اتصال اتوماسیون اداری به دیگر سیستم‌های سازمان، کاربران با اخذ دسترسی‌های لازم می‌توانند انواع مختلفی از داده‌ها و اطلاعات را از سیستم‌های دیگر فراخوانی نمایند و در مکاتبات، اسناد و فرایندهای خود بهره ببرند؛ این کار موجب تسهیل و بهبود دسترسی به اطلاعات و داده‌ها و همچنین یکپارچگی نرم‌افزاری در سازمان می‌گردد.
تا این قسمت از مقاله با مزایا و نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها و بخش‌های مختلف آن آشنا شدیم؛ علاوه بر موارد فوق، اتوماسیون اداری نقش موثری در کاهش فساد در سازمانها و کسب و کارها نیز دارد، اما چگونه؟
نقش اتوماسیون اداری در کاهش فساد در سازمان ها چیست؟
سیستم‌های اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی مانند تعریف مسیر فرایندها، پیگیری وضعیت مکاتبات و فرایندها، مانیتورینگ فعالیت‌ها و کارها در اتوماسیون، پیگیری کارها و وظایف، پیگری درخواست‌ها و فرم‌ها و…، باعث افزایش شفافیت در سازمان می‌گردد؛ با افزایش شفافیت در سطوح مختلف سازمان، امکان فساد در سازمان یا کسب و کار کاهش می‌یابد و در مقابل، مسئولیت‌پذیری را در سازمان افزایش می‌دهد. برخی از قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری در راستای افزایش شفافیت سازمانی و کاهش فساد عبارت‌اند از:
- الکترونیکی و خودکار شدن فرایندها و حذف نیروی انسانی از آن‌ها
- مشاهده و پیگیری وضعیت مکاتبات، درخواست‌ها و فرم‌ها
- تعیین دسترسی کاربران به اطلاعات، داده‌ها و فرایندها به منظور جلوگیری از دسترسی غیرمجاز
- ثبت فعالیت‌ها و اقدامات کاربران در اتوماسیون اداری در قالب Log
- پیگیری کارها و وظایف و همچنین گزارش‌دهی خودکار سیستم
- مدیریت دسترسی کاربران به اسناد و مدارک سازمانی
- و…
به طور کلی، نرم‌افزار اتوماسیون اداری با ایجاد فرآیندهای الکترونیکی، دسترسی آسان به اطلاعات، مدیریت دسترسی‌های کاربران، پیگیری وظایف و افزایش انتشار اطلاعات، بهبود شفافیت سازمانی را فراهم میکند؛ این امر منجر به کاهش فساد، افزایش بهرهوری، تسهیل در تصمیم‌گیری‌ها و تقویت اعتماد و مسئولیت‌پذیری در سازمان میشود.
سخن پایانی
نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها غیرقابل کتمان است؛ سامانه‌های اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم‌ها، ابزارها و قابلیت‌های متنوع، کاربردها و نقش‌های مختلفی در سازمانها و کسب و کارها دارند، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها را در این مقاله باهم بررسی کردیم. به‌طور کلی، اتوماسیون اداری ابزاری تخصصی برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، اطلاعات و فرایندها محسوب می‌گردد و به مدیریت کسب و کارها و سازمانها و پیشرفت و توسعه آن‌ها کمک‌های شایانی میکند.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری چگونه میتواند به بهبود کارایی و بهرهوری سازمانها کمک کند؟
با استفاده از سیستمها و فناوریهای اتوماسیونی، فرآیندهای اداری مانند ثبت سفارشات، مدیریت اسناد، پیگیری وضعیت کارها و ارتباطات داخلی به طور خودکار و سریعتر انجام میشوند. این منجر به کاهش زمان انجام وظایف، افزایش سرعت و کارآیی، کاهش خطاهای انسانی و بهبود دقت و کیفیت کارها میشود. همچنین، اتوماسیون اداری باعث بهبود جریان اطلاعات، هماهنگی بین واحدها، کاهش تأخیرها و همچنین کاهش هزینهها نیز میشود. از این رو، اتوماسیون اداری در بهبود کارایی و بهرهوری سازمانها نقش بسیار مهمی ایفا میکند.
استفاده از اتوماسیون اداری چه فوایدی برای کارکنان سازمان دارد؟
استفاده از اتوماسیون اداری برای کارکنان سازمان فواید زیادی دارد. اولاً، با کاهش وظایف تکراری و خسته‌کننده، کارکنان می‌توانند وقت و انرژی بیشتری را به وظایف استراتژیک و خلاقانه تر اختصاص دهند؛ دوماً، امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات و اسناد مهم به کارکنان را فراهم میکند، که این امر باعث افزایش بهرهوری و اطمینان از صحت اطلاعات میشود، همچنین با خودکارسازی فرآیندها، هماهنگی و همکاری بین کارکنان ساده‌تر و مؤثرتر میشود. در نهایت، اتوماسیون اداری میتواند به کارکنان امکان انجام کارها در زمان و مکان مورد نظر را بدهد، که این امر انعطاف‌پذیری و تعامل بیشتر در محیط کار را تسهیل میکند.
