اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری

منظور از اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری نرم افزار و سامانه‌ای متشکل از چندین نرم افزار، فناوری و ابزارهای مختلف است، که همگی به صورت یکپارچه و متمرکز با یکدیگر، با هدف تسهیل فرایندهای سازمانی، افزایش سرعت و دقت آن‌ها، در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند. اتوماسیون اداری قابلیت‌ها و کاربردهای مختلفی در حوزه‌ها و صنایع مختلف دارند. در این مقاله، ضمن بررسی تعریف اتوماسیون اداری، به معرفی کاربردها و همچنین اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری می‌پردازیم؛ برای آشنایی کامل با مفهوم اتوماسیون اداری، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

 

اتوماسیون اداری چیست؟

همان‌طور که اشاره کردیم اتوماسیون اداری، مجموعه‌ای متشکل از فناوری‌ها و نرم افزارهای مختلف است که همگی در کنار یکدیگر با هدف تسهیل فرایندهای سازمانی، فعالیت می‌کنند؛ به بیان دیگر، اتوماسیون اداری به معنای استفاده از نرم افزارها، ابزارهای الکترونیکی، سیستم‌های اطلاعاتی و سایر فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی، برای خودکارسازی و تسهیل فرایندهای سازمانی در حوزه‌ها و بخش‌های مختلف است.

اتوماسیون اداری انواع مختلفی دارد و اتوماسیون اداری تحت وب و اتوماسیون اداری ابری، جزو محبوب‌ترین‌ها و پرکاربردترین انواع آن محسوب می‌شوند.

اتوماسیون اداری تحت وب

برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، شرکت‌ها و سازما‌ن‌ها باید زیرساخت‌های لازم مانند سرور مناسب، شبکه داخلی کامل، تجهیزات سخت افزاری لازم و… را فراهم نمایند، تا قادر به پیاده‌سازی و استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب باشند.

اتوماسیون اداری ابری

برای استفاده از اتوماسیون اداری ابری، نیازی به فراهم کردن تجهیزات فنی پرهزینه مانند سرور و پایگاه داده نیست و اطلاعات و داده‌های سازمان‌ها و کسب و کارها، بر روی فضای ابری ذخیره می‌شوند؛ البته شایان ذکر است که امنیت سامانه‌های اتوماسیون اداری تحت وب و اطلاعات و دیتاهای ذخیره شده بر روی سرورهای اختصاصی، به مراتب بیشتر از اتوماسیون های اداری تحت وب است.

حال که با مفهوم اتوماسیون اداری آشنا شدیم و بررسی تعریف و ماهیت آن پرداختیم، زمان آن رسیده که با کاربردهای اتوماسیون اداری آشنا شویم.

 

کاربرد اتوماسیون اداری چیست؟

هر کدام از نرم افزارهای اتوماسیون اداری با توجه به زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی که دارند، از کاربردها و قابلیت‌های مختلفی برخوردار هستند و در حوزه‌های متنوعی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ برخی از مهم‌ترین کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف عبارت‌اند از:

1. مدیریت مکاتبات و نامه نگاری
2. مدیریت اسناد و مدارک
3. مدیریت و خودکارسازی فرایندها
4. مدیریت مشتریان
5. مدیریت منابع انسانی
6. مدیریت گزارش ها و تحلیل داده ها

1- مدیریت مکاتبات و نامه نگاری

بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها، اتوماسیون اداری را با نرم افزار و ابزار مدیریت مکاتبات و نامه نگاری، یکی می‌دانند و این در حالی است که نرم افزارها و ابزارهای مدیریت مکاتبات و نامه نگاری، تنها یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند؛ که البته یکی از پرکاربردترین بخش‌های آن هم است.

به کمک اتوماسیون اداری و قابلیت مدیریت مکاتبات آن، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف می‌توانند انواع مکاتبات درون/برون سازمانی، درخواست‌ها، نامه‌نگاری‌ها و… را به صورت یکپارچه و متمرکز، در محیط اتوماسیون اداری مدیریت نمایند؛ اعم از نامه سیستمی، ایمیل، فکس، ECE و… .

2- مدیریت اسناد و مدارک

حفظ مستندات، دسته بندی و نگهداری از آن‌ها یکی از فعالیت‌های اصلی و مهم هر شرکت و سازمانی محسوب می‌گردد، مخصوصا در این دوران که اطلاعات و داده‌های یک سازمان، مهم‌ترین دارایی‌های آن به حساب می‌آیند. نرم افزارهای مدیریت اسناد و مدارک، یکی دیگر از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند، که مشکلاتی همچون کمبود فضا، تخریب اسناد بر اثر عوامل فیزیکی، جستجوی سخت بین مستندات و… را برطرف می‌‌نمایند و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند به کمک زیرسیستم مدیریت اسناد، انواع مختلفی از مستندات را به صورت الکترونیکی و دسته‌بندی شده، مدیریت و نگهداری کنند.

3- مدیریت و خودکارسازی فرایندها

یکی دیگر از کاربردهای اتوماسیون اداری، در حوزه خودکارسازی فرایندها و مدیریت آنهاست؛ برخی از سیستم های اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، امکان تعریف و طراحی فرایندهای مختلف را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورند؛ البته لازم به ذکر است که بسیاری از فرایندها به صورت پیش‌فرض در نرم افزارهای اتوماسیون اداری تعریف شده‌اند و نیازی به تعریف محجدد آنها نیست.

4- مدیریت مشتریان

بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها در کنار نرم افزارهای مدیریت مشتریان (CRM) از اتوماسیون اداری نیز برای مدیریت مشتریان خود استفاده می‌کنند؛ اتوماسیون اداری در زمینه مدیریت اطلاعات مشتریان، به گردش انداختن درخواست‌های آن‌ها در سازمان، ارائه راه‌های پیگیری درخواست‌ها و به طور کلی افزایش کیفیت خدمات و رضایت مشتریان، کاربردهای مختلفی دارد و نقش مکملی برای نرم افزارهای CRM ایفا می‌کند.

5- مدیریت منابع انسانی

ثبت و نگهداری از اطلاعات کارمندان و اعضای سازمان یا شرکت، مدیریت کارکرد، نظارت بر عملکرد، اطلاع رسانی سریع و بسیاری دیگر از موارد، همگی جزو کاربردهای اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت منابع انسانی است. اتوماسیون اداری با اتصال به سامانه‌های مدیریت منابع انسانی – همانند مورد قبلی – به عنوان یک مکمل مورد استفاده قرار می‌گیرد و فرایندهای مرتبط را تسهیل و تسریع می‌نمایند.

6- مدیریت گزارش ها و تحلیل داده ها

اتوماسیون اداری به لطف ثبت ساختاریافته داده‌ها و اطلاعات، کاربرد بسزایی در مدیریت و تسهیل فرایندهای تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی دارد؛ با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری می‌توان به سرعت و در کمترین زمان ممکن، انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی و آماری را به صورت خودکار تهیه کرد و مورد استفاده قرار داد.

مواردی که بررسی کردیم، تنها بخشی از کاربردهای اتوماسیون اداری در حوزه‌ها و بخش‌های مختلف سازمانی و کسب و کاری هستند و لازم به ذکر است که اتوماسیون اداری با توجه به زیرسیستم‌ها و امکاناتی که برخوردار هستند، کاربردهای متنوعی دارند.

حال که با مفهوم اتوماسیون اداری و همچنین کاربرد اتوماسیون اداری در حوز‌ه‌ها و بخش‌های مختلف سازمان آشنا شدیم، زمان آن رسیده که بررسی اهمیت داشتن اتوماسیون اداری و مزیت‌های استفاده از آن بپردازیم.

 

اهمیت داشتن اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری قابلیت‌ها و کاربردهای بسیار مهمی دارد و در حوزه‌ها و جنبه‌های مختلف کاری و عملکردی، به آن‌ها کمک می‌کند؛ اما اگر بخواهیم برخی از دلایل اهمیت داشتن اتوماسیون اداری و استفاده از آن در سازمان‌ها و کسب و کارها را بررسی نماییم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

صرفه جویی در زمان

یکی از اولین دلایل ضرورت داشتن و استفاده از اتوماسیون اداری، افزایش سرعت کارها و فرایندها و صرفه‌جویی در زمان است؛ با خودکارسازی و الکترونیکی کردن بسیاری از فرایندها و حذف فرایندهای دستی، سرعت کارها افزایش می‌یابد و علاوه بر افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود.

کاهش خطاهای انسانی

یکی از عوامل رایج در بروز مشکلات، خطاهای انسانی است؛ اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرایندها به صورت استاندارد و بهبود دقت و کیفیت کارها و فرایندها و همچنین حذف فرایندهای دستی، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند و این امر نیز موجب افزایش کیفیت و کارایی سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد.

افزایش هماهنگی و همکاری

یکی دیگر از دلایل اهمیت داشتن اتوماسیون اداری، افزایش هماهنگی و همکاری بین بخش‌ها و اعضای مختلف سازمان است؛ اما چطور؟ اتوماسیون اداری با ایجاد بستری امن و یکپارچه برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات، موجب افزایش سرعت و راحتی برقراری ارتباط بین افراد و همچنین افزایش شفافیت این ارتباطات و مکاتبات می‌گردد؛ از طرفی سامانه‌های اتوماسیون اداری با اتصال به سایر سامانه‌های سازمانی و اداری، موجب تسهیل دسترسی به اطلاعات و اشتراک‌گذاری آن‌ها می‌شود.

افزایش امنیت

پروتکل‌ها و لایه‌های امنیتی به کار رفته در اتوماسیون اداری، موجب افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات و همچنین محافظت از مستندات و مدارک مهم سازمان، در برابر خطرات محیطی (آتش سوزی، بلایای طبیعی) و دزدی اطلاعات (فیزیکی و سایبری) می‌گردد.

بیشتر بخوانید : 10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری

 

اتوماسیون اداری از چه سیستم هایی تشکیل شده است؟

یکی از دلایل اصلی کاربردهای متنوع اتوماسیون اداری، تنوع سیستم‌ها و زیرسیستم‌هایی است که در آن مورد استفاده قرار گرفته‌اند و سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل داده‌اند. هر کدام از این سیستم‌ها قابلیت‌ها، وظایف و ابزارهای مختلفی دارند و تحت عنوان زیرسیستم در اتوماسیون اداری شناخته می‌شوند؛ برخی از این سیستم‌های تشکیل دهنده اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

1. سیستم مدیریت مکاتبات
2. سیستم مدیریت مستندات
3. سیستم مدیریت کارها
4. سیستم مدیریت فرایندها و فرم‌ساز
5. سیستم پیام رسان سازمانی
6. سیستم مدیریت جلسات و تقویم
7. سرویس اتصال از طریق API
8. سیستم مدیریت ایمیل، فکس و ECE
9. سیستم میزخدمت الکترونیکی

 

سیستم مدیریت مکاتبات

یکی از سیستم‌های پایه اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت مکاتبات است؛ این نرم‌افزار قابلیت‌ها، امکانات و ابزارهای مختلفی برای مدیریت و گردش مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها دارد. محیط کاربری سیستم مدیریت مکاتبات باید به گونه‌ای طراحی شود که کاربران بتوانند به صورت یکپارچه و متمرکز، تمامی مکاتبات – اعم از نامه، ایمیل، فکس، ECE و… – خود را مدیریت نمایند و آن‌ها را  بایگانی کنند. یک سیستم مدیریت مکاتبات حرفه‌ای در اتوماسیون اداری، قابلیت‌های زیر را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها قرار می‌دهد:

• کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
• دبیرخانه تخصصی
• سامانه تبادل فایل
• یادداشت و یادآوری
• مدیریت ایمیل، فکس و ECE
• پشتیبانی از اعلانات پیامکی
• گزارش ساز
• مدیریت مرسولات و بسته‌ها
• و…

 

سیستم مدیریت مستندات

سیستم مدیریت مستندات که آرشیو الکترونیکی اسناد هم نامیده می‌شود، یکی دیگر از سیستم‌های تشکیل‌دهنده اتوماسیون اداری است؛ این سیستم به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد تا از شر طبقه‌ها، قفسه‌ها، زونکن‌ها و جعبه‌های نگهداری اسناد خلاص شوند و تمامی مستندات خود را به صورت الکترونیکی بایگانی و نگهداری نمایند؛ این امر کاهش هزینه‌های سازمان برای نگهداری مستندات، افزایش سرعت جستجو و بازیابی اسناد و افزایش امنیت مستندات را به همراه دارد. برخی از قابلیت‌های سیستم مدیریت مستندات عبارت‌اند از:

• تعریف پوشه‌ها و پرونده‌های مختلف به صورت درختواره
• مدیریت سطح دسترسی کاربران به مستندات
• اصلاح کیفیت و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
• اشتراک‌گذاری اسناد از طریق نامه، ایمیل و فکس
• کارگروهی بر روی اسناد و نگهداری نسخ قبلی اسناد (Versioning)
• تبدیل اسناد تصویری به متنی با فناوری OCR
• بازگردانی اسناد به نسخ قبلی
• قفل کردن سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
• جستجوی سریع و پیشرفته
• و…

سیستم مدیریت کارها

علاوه بر سیستم‌های مدیریت مکاتبات و اسناد، اتوماسیون اداری از سیستم مدیریت کارها نیز برخوردار است؛ این ابزار با بهره‌گیری از سیستم مدیریت کارهای Scrum Boar پیشرفته، امکان تعریف فضاهای کاری، پروژه‌ها، لیست کارها، افزودن اعضای تیم به پروژه‌ها و فضاهای کاری، تخصیص کارها و وظایف به اعضای تیم، پیگیری و اطلاع‌رسانی کارها و… را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد. همچنین به دلیل یکپارچگی سیستم‌های اتوماسیون اداری، سازمان‌ها می‌توانند از طریق کارتابل مکاتبات نیز، اطلاع‌رسانی‌های مربوط به سیستم مدیریت کارها را مشاهده نمایند.

 

سیستم مدیریت فرایندها و فرم ساز

همان‌طور که می‌دانیم، اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمان است؛ اتوماسیون اداری برای مدیریت فرایندها در یک سازمان، از سیستم مدیریت فرایندها استفاده می‌کند. سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS، ابزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی و مدیریت فرایندها محسوب می‌گردد. سیستم مدیریت فرایندها BPMS با بهره‌گیری از استاندارد طراحی فرایند BPMN 2.0، امکان طراحی انواع فرایندهای ساده و پیچیده را با استفاده از نمادها و المان‌های بصری، فراهم کرده است.

علاوه بر طراحی فرایندها و خودکارسازی آن‌ها، سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS از نرم افزار فرم ساز نیز پشتیبانی می‌کند؛ سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با استفاده از نرم افزار فرم ساز، در یک محیطی گرافیکی با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع و تعیین قوانین برای آن‌ها، تنوع بالایی از فرم‌های اداری و سازمانی ساده و پیچیده را طراحی نمایند و در فرایندها از آن بهره‌ببرند.

سیستم پیام رسان سازمانی

ارتباطات غیررسمی، بخش جدانشدنی هر محیط اداری و سازمانی محسوب می‌شود؛ اتوماسیون اداری در کنار مدیریت نامه‌ها، مکاتبات، فرم‌ها و فرایندها، محیطی امن و یکپارچه با سیستم‌های اتوماسیون اداری برای مکاتبات غیررسمی فراهم کرده است. سیستم پیام رسان سازمانی یا چت سازمانی، از محیط کاربری مشابه پیام‌رسان‌های محبوب برخوردار است و امکاناتی مانند ارسال پیام متنی، صوتی و تصویری، ارسال موقعیت کاربر، ایجاد گروه و کانال‌های اطلاع‌رسانی، ارسال فایل و… را در اختیار کاربران می‌گذارد. با استفاده از سیستم پیام رسان سازمانی در اتوماسیون اداری، کاربران می‌توانند در کنار فعالیت‌های روزانه خود و انجام کارها در محیط اتوماسیون اداری، با همکاران خود نیز به راحتی ارتباط داشته باشند.

سیستم مدیریت جلسات و تقویم

سیستم مدیریت جلسات و تقویم، ابزار یکپارچه‌ای هستند که امکان ایجاد انواع رویداد‌ها و جلسات، ارسال دعوت‌نامه، مدیریت جلسات و رویداد‌ها و اطلاع‌رسانی رویداد‌ها و جلسات در بستر تقویم سازمانی و اتوماسیون اداری را فراهم می‌کنند؛ برخی از کاربردها و قابلیت‌های دیگر این سیستم عبارت‌اند از:

• مدیریت انواع تقویم کاری متناسب با واحد‌های سازمانی
• مدیریت دسترسی کاربران به تقویم‌ها و رویداد‌ها
• کنترل تداخل زمانی رویداد‌ها و جلسات
• یادآوری رویداد‌ها از طریق اعلان سیستمی، ایمیل و پیامک
• تعیین وضعیت حضور مدعوین در رویداد‌ها و جلسات
• اتصال و همگام‌سازی با تقویم Google
• و…

سرویس اتصال از طریق API

یکی از مهم‌ترین سیستم‌های استفاده شده در اتوماسیون اداری، سیستم اتصال اتوماسیون اداری به سایر سامانه‌ها از طریق سرویس API است؛ با استفاده از این سیستم و قابلیت، سازمان‌ها می‌توانند به کمک سرویس APIها، سامانه‌های دیگر مانند منابع انسانی، حضور و غیاب، انبارداری و… را به اتوماسیون اداری متصل نمایند و اطلاعات و داده‌های مختلفی را از آن‌ها فراخوانی و یا به آن‌ها ارسال نمایند. استفاده از سیستم اتصال از طریق API، امکان یکپارچه‌سازی سامانه‌های سازمانی فراهم می‌گردد، که این امر افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان را به همراه دارد.

سیستم مدیریت ایمیل، فکس و ECE

انواع مختلفی از راه‌های ارتباطی برای مکاتبات و نامه‌نگاری‌های برون سازمانی – صادره و وارده – وجود دارد، مانند ایمیل، فکس و ECE؛ سیستم اتوماسیون اداری حرفه‌ای برای مدیریت و پوشش کامل مکاتبات و ارتباطات، از سیستم مدیریت ایمیل، فکس و ECE بهره‌ می‌برد، تا سازمان‌ها و کسب و کارها بتوانند علاوه بر مدیریت مکاتبات و گردش نامه‌ها و اسناد در سازمان، مکاتبات خارجی را نیز به صورت یکپارچه و متمرکز مدیریت نمایند.

سیستم میزخدمت الکترونیکی

یکی دیگر از سیستم های تشکیل‌دهنده اتوماسیون اداری، سیستم میزخدمت الکترونیکی است؛ این سیستم تحت عناوین مختلفی مانند پرتال خدمات الکترونیک، پیشخوان ارباب رجوع، پرتال خدمات غیرحضوری و… شناخته می‌شود. سیستم میزخدمت الکترونیکی، امکان ارائه خدماتی مانند ثبت درخواست‌ها و فرم‌ها، پیگیری درخواست‌ها و مکاتبات، توزیع خودکار فرم‌‌ها، درخواست‌ها و مکاتبات و… را به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند.

 

چه افراد یا بخش هایی نیاز به اتوماسیون اداری دارند؟

اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، فرایندها و مستندات و همچنین ابزاری قدرتمند در بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان، در تمامی سطوح سازمانی پیاده‌سازی و مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ هر کدام از بخش‌های سازمانی با توجه به وظایفی که دارند و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند، از قابلیت‌های مختلف اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.

با توجه به پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم‌های اطلاعاتی، نرم افزار اتوماسیون اداری امکانات و قابلیت‌هایی را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد، که به طور ویژه برای برخی از بخش‌ها بسیار حیاتی است؛ برخی از نیازهای بخش‌های مختلف به اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

 

1- بخش اداری

ارسال/دریافت مکاتبات داخلی، خارجی و وارده، گردش نامه‌ها و اسناد در سازمان، بایگانی مکاتبات و اسناد، پیگیری درخواست‌ها، نامه‌ها و فرایندها، به گردش انداختن فرم‌های اداری، برقراری آسان ارتباط با افراد و بخش‌های دیگر، تعریف فرایندهای سازمانی و بسیاری دیگر از فعالیت‌های بخش اداری، بدون اتوماسیون اداری باید به صورت دستی انجام شوند؛ اما نرم افزار اتوماسیون اداری به همراه زیرسیستم‌ها و قابلیت‌هایی که دارد، موجب تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیت‌های اداری و افزایش سرعت و دقت آن‌ها می‌گردد.

2- بخش مالی

اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان – مانند سامانه‌های مالی، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و… – را دارد؛ در همین راستا، اعضا و کاربران بخش مالی می‌توانند علاوه بر مدیریت مکاتبات و فرایندهای مالی در اتوماسیون اداری، اطلاعات و داده‌های مختلف را از طریق اتوماسیون اداری از سایر سامانه‌ها فراخوانی کنند و در فرایندها و فعالیت‌های خود – مانند تهیه گزارش‌های مالی، مدیریت اسناد مالی، پردازش خودکار فاکتورها و اسناد مالی و… – استفاده نمایند.

3- بخش منابع انسانی

یکی دیگر از بخش‌هایی که در انجام فعالیت‌های خود به اتوماسیون اداری نیاز دارد، بخش منابع انسانی است؛ همانند مالی، اعضای این بخش نیز با اتصال اتوماسیون اداری به سیستم‌های منابع انسانی، می‌توانند با فراخوانی و انتقال اطلاعات بین سیستم‌ها، فرایندهای مختلف بخش منابع انسانی را مدلسازی و خودکارسازی نمایند و در کنار آن مکاتبات و اسناد خود را نیز در سازمان به گردش بی‌اندازند و آن‌ها را مدیریت نمایند. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در بخش منابع انسانی عبارت‌اند از:

• مدیریت اطلاعات پرسنل
• ثبت و مدیریت حقوق و دستمزد
• برقراری ارتباط با سایر بخش‌ها و افراد
• طراحی فرایند استخدام
• مدیریت اسناد منابع انسانی
• و…

4- بخش بازرگانی و فروش

با اتصال نرم‌افزارهای CRM به اتوماسیون اداری می‌توان بسیاری از فعالیت‌ها و فرایندهای بخش بازرگانی و فروش را طراحی، مدیریت و خودکارسازی نمود؛ به عنوان مثال اتوماسیون اداری در فعالیت‌ها و فرایندهای مختلفی در بخش بازرگانی و فروش، مانند ثبت خودکار سفارشات، کنترل موجودی از انبار، پردازش سفارشات، ارسال اطلاعات و رسید خرید به مشتریان، پیگیری سفارشات و… کاربرد دارد و موجب افزایش سرعت و کیفیت فرایندها و ارائه خدمات می‌گردد.

5- بخش پشتیبانی و خدمات مشتریان

اتصال و یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، تاثیر بسیار مثبت و کاربردهای فراوانی در طرح‌ریزی و مدیریت بهتر تیم‌های پشتیبانی، ارائه خدمات غیرحضوری بهتر، ردیابی و پیگیری درخواست‌ها، ثبت و پیگیری تیکت‌های مشتریان و بهبود تجربه مشتری دارد.

6- بخش تولید و عملیات

همان‌طور که گفتیم، اتوماسیون اداری در تمام سطوح سازمانی کاربرد دارد و مورد استفاده قرار می‌گیرد، حتی در بخش تولید و عملیات؛ از جمله کاربردهای اتوماسیون اداری در بخش تولید و عملیات می‌توانیم به کنترل موجودی از انبار، برنامه‌ریزی تولید، طراحی و خودکارسازی فرایندها، تسهیل و بهبود فرایند زنجیره تامین کالا، مدیریت ارتباطات با تامین‌کنندگان، تولیدکنندگان و واحد‌های اداری و سازمانی، مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها و… اشاره کنیم.

 

سخن پایانی

اتوماسیون اداری یک نرم افزار یکپارچه و متمرکز است که از زیرسیستم‌ها و فناوری‌های مختلف برای ایجاد بستری امن و سریع، جهت مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها استفاده می‌کند؛ به‌طور کلی، اتوماسیون اداری، با هدف تسهیل کارها و فرایندهای سازمانی، مدیریت بهینه ارتباطات و اطلاعات و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان طراحی شده و توسعه یافته است.

امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما سودمند واقع شده باشد؛ در آخر ضمن تشکر از شما بابت همراهی تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای تمامی سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم.

 

سوالات متداول

 

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری نرم افزار و سامانه‌ای متشکل از چندین نرم افزار، فناوری و ابزارهای مختلف است، که همگی به صورت یکپارچه و متمرکز با یکدیگر، با هدف تسهیل فرایندهای سازمانی، افزایش سرعت و دقت آن‌ها، در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند.

هزینه خرید و پیاده سازی اتوماسیون اداری چقدر است؟

هزینه اتوماسیون اداری به عوامل مختلفی مانند تعداد کاربران (اعضای سازمان)، زیرسیستم‌های مورد نیاز، سرور اختصاصی مناسب و زیرساخت‌های لازم بستگی دارد، در همین راستا نمی‌توان هزینه مشخص و دقیقی را به عنوان هزینه خرید و پیاده سازی اتوماسیون اداری بیان کرد.

کاربردهای اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلفی مانند مدیریت مکاتبات و نامه نگاری، مدیریت اسناد و مدارک، مدیریت و خودکارسازی فرایندها، مدیریت مشتریان ،مدیریت منابع انسانی، مدیریت گزارش ها و تحلیل داده ها کاربرد دارد.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری با توجه به کاربردها و قابلیت‌هایی که برخوردار است، مزایای مختلفی نیز دارد که برخی از آنها عبارت‌اند از صرفه جویی در زمان، کاهش خطاهای انسانی، افزایش هماهنگی و همکاری، افزایش امنیت و… .