یکی از مهم‌ترین نقش‌ها در سازمانها و کسب و کارهایی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، نقش راهبر اتوماسیون اداری است؛ این نقش جایگاه بسیار مهمی در سازمانها و کسب و کارها دارد، زیرا پیادهسازی، نگهداری و مدیریت نرم افزار اتوماسیون اداری، بر عهده راهبران اتوماسیون است. یک راهبر اتوماسیون اداری علاوه بر دانش کافی پیرامون فناوریهای مربوطه، باید مهارت‌های دیگری – مانند مهارت‌های مدیریتی، تحلیلی، ارتباطی و… – نیز برای رسیدن به موفقیت در این نقش، کسب کند.
هدف اصلی این مقاله، معرفی کامل مفهوم راهبر اتوماسیون اداری و سپس بررسی وظایف و مهارت‌های مرتبط با این نقش کلیدی در سازمانها و کسب و کارهایی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، است؛ برای آشنایی کامل با نقش راهبر اتوماسیون اداری، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
راهبر اتوماسیون اداری کیست؟
راهبر اتوماسیون اداری فردی است که با تکیه بر دانش خود از فناوریهای ارتباطات و اطلاعات و آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری، به پیادهسازی، نگهداری و مدیریت اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها مشغول است. اهداف ایجاد نقش راهبر اتوماسیون اداری، بهبود کارکرد سامانه‌های اتوماسیون اداری، آموزش کارکنان، مدیریت فرایندهای اداری و افزایش کارایی و بهرهوری سیستم اتوماسیون اداری هستند.
راهبران اتوماسیون اداری طیف گسترده‌ای از وظایف و فعالیت‌ها را بر عهده دارند و برای انجام آنها باید مهارت‌های مختلفی را فرا بگیرند، تا دید کاملی نسبت به سیستم اتوماسیون اداری، کارکرد هر کدام از بخش‌های آن و نحوه نگهداری از اتوماسیون اداری، به دست بیاورند. نقش راهبر اتوماسیون اداری یکی از نقش‌های حیاتی و مهم در سازمانها و کسب و کارها است و تاثیر مثبتی بر افزایش کارایی و بهبود عملکرد اتوماسیون اداری و سازمانها دارد.
راهبر اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟
همان‌طور که اشاره کردیم، راهبر اتوماسیون اداری نقش بسیار مهمی در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود و یکی از دلایل اصلی اهمیت بالای این نقش، وظایف متنوع و مهمی است که بر عهده دارد؛ در این بخش به منظور آشنایی بشتر با نقش راهبر اتوماسیون، وظایف این نقش حیاتی را باهم بررسی خواهی کرد. برخی از وظایف راهبر سیستم اتوماسیون اداری عبارت است از:
- بررسی و شناسایی نیازمندی‌های سازمان
- طراحی و پیادهسازی سیستم اتوماسیون اداری
- آموزش کاربران و مدیریت تغییر
- نگهداری و بهبود سیستم اتوماسیون اداری
- ارزیابی و بهینه‌سازی فرایندهای اداری
- مدیریت امنیت سامانه و دسترسی‌ها
- مدیریت داده‌ها و اطلاعات سازمان
- پشتیبانی و راهنمایی کاربران
وظایف راهبر اتوماسیون اداری
1- بررسی و شناسایی نیازمندی های سازمان
اولین و مهم‌ترین وظیفه یک راهبر سیستم، بررسی و شناسایی نیازمندی‌های سازمان است؛ راهبران سیستم چه قبل از پیادهسازی اتوماسیون اداری و چه در طول زمان نگهداری و راهبری اتوماسیون اداری، باید به صورت مداوم نیازهای سازمانها و کسب و کارها را شناسایی کنند و در صورت امکان، آن نیازها را به وسیله سیستم اتوماسیون اداری بر طرف نمایند. این وظیفه شامل مواردی مانند شناسایی فرایندها و شناسایی نقاظ ضعف و قوت سازمان هستند.
2- طراحی و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
راهبر اتوماسیون اداری با تکیه بر دانش و شناخت خود از قابلیت‌ها و نحوه‌ها کار اتوماسیون اداری و همچنین شناسایی نیازهای سازمان، وظیفه طراحی سیستم اتوماسیون اداری را بر عهده دارد. راهبران اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای سیستم اتوماسیون را طراحی نمایند، که پاسخگوی حداکثر نیازهای سازمان باشد، سپس سیستم طراحی شده را در سازمان پیادهسازی و اجرا کند. راهبر اتوماسیون اداری برای انجام این وظیفه، باید زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد نیاز را شناسایی نماید، آنها را به صورت یکپارچه تنظیم کند و در نهایت پس از پیکربندی کامل سیستم اتوماسیون اداری، آن را مورد ارزیابی و بررسی و در نهایت پیادهسازی قرار دهد.
3- آموزش کاربران و مدیریت تغییر
نرم افزار اتوماسیون اداری از بخش‌ها و زیرسیستم‌های گوناگونی تشکیل شده و کاربردها و قابلیت‌های گسترده‌ای دارد و برای نهایت استفاده از پتانسیل‌های آن، کاربران یا همان اعضای سازمان باید با ابزارها، بخش‌ها و قابلیت‌های آن آشنا شوند؛ وظیفه آموزش اتوماسیون اداری به کاربران و همچنین مدیریت تغییر فرهنگ سازمانی و تشویق به استفاده از اتوماسیون اداری، بر عهده راهبران اتوماسیون اداری است.
4- نگهداری و بهبود سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری مانند هر سیستم دیگری ممکن است با خطاها و مشکلاتی در عملکرد مواجه شود و یک نفر در سازمان باید به رفع این مشکلات بپردازد؛ راهبر اتوماسیون اداری وظیفه دارد تا تمامی اشکالات فنی را رفع نماید، بروزرسانی‌های لازم را انجام دهد، عملکرد سیستم را زیر نظر داشته باشد و گزارش‌های عملکردی کامل و دقیقی از وضعیت سیستم اتوماسیون اداری و عملکرد آن ارائه دهد.
5- ارزیابی و بهینه سازی فرایندهای اداری
فرایندهای اداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان و کسب و کاری هستند و مدیریت و بهینه‌سازی آنها، یکی از عوامل تاثیرگذار در افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمانها و کسب و کارها است. از آن‌جایی که فرایندهای اداری در اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند، وظیفه طراحی فرایندهای اداری و ارزیابی و بهینه‌سازی آنها جهت افزایش بهرهوری فرایند و بهبود عملکرد آن بر عهده راهبران اتوماسیون اداری است.
6- مدیریت امنیت سامانه و دسترسی ها
راهبر اتوماسیون اداری علاوه بر مدیریت و نگهداری سیستم اتوماسیون، باید از داده‌ها و اطلاعات ذخیره‌شده و در حال گردش آن نیز نگهداری کند و امنیت آنها را تامین نماید؛ زیرا داده‌ها و اطلاعات یک سازمان یا کسب و کار، یکی از مهم‌ترین دارایی‌های آن محسوب میشود و حفظ امنیت آنها در برابر خطرات فیزیکی و سایبری و همچنین مدیریت دسترسی کاربران به اطلاعات، داده‌ها و مستندات، بر عهده راهبر اتوماسیون اداری است.
7- مدیریت داده ها و اطلاعات سازمان
همان‌طور که اشاره کردیم، محافظت از داده‌ها و اطلاعات سازمان بر عهده راهبر اتوماسیون اداری است؛ در همین راستا، راهبران باید به منظور حفظ داده‌ها و تامین امنیت آنها در برابر از بین رفتن، به صورت مداوم از اطلاعات و داده‌هایی که بر روی سرور‌های سازمان و پایگاه‌های داده ذخیره می‌شوند، نسخه پشتیبان تهیه کنند و همچنین به مدیریت پایگاه داده و فضای ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات نیز بپردازند.
8- پشتیبانی و راهنمایی کاربران
راهبر سیستم اتوماسیون اداری بیشتری اطلاعات و دانش را پیرامون سیستم اتوماسیون اداری برخوردار هستند و باید نحوه استفاده از بخش‌های مختلف این سیستم را به کاربران یا همان اعضای سازمانها و کسب و کارها آموزش دهند و در صورت بروز مشکل و یا نیاز به پشتیبانی، راهنمایی‌های لازم را به کاربران ارائه دهند.
مهارت های مورد نیاز راهبر اتوماسیون اداری چیست؟
راهبر اتوماسیون اداری وظایف متنوع و گسترده‌ای بر عهده دارد و برای انجام این وظایف علاوه بر دانش فنی، نیازمند مهارت‌های دیگری نیز است؛ در این بخش به معرفی و بررسی مهارت‌های مورد نیاز راهبر اتوماسیون اداری می‌پردازیم. برخی از این مهارت‌ها عبارت‌اند از:
- تسلط و دانش فنی کافی
- آشنایی با فرایندهای اداری
- تحلیل و مدیریت فرایندها
- توانایی حل مساله و مدیریت بحران
- انعطافپذیری و تطبیق‌پذیری
- مدیریت زمان و کارها
مهارت های مورد نیاز راهبر اتوماسیون اداری
1- تسلط و دانش فنی کافی
نرم افزار اتوماسیون اداری سیستم پیچیده‌ای دارد و پیادهسازی و مدیریت آن، به تسلط و دانش فنی کافی در حوزه فناوری اطلاعات و دیگر فناوریهای مرتبط با اتوماسیون اداری، نیازمند است؛ راهبر اتوماسیون اداری باید قادر به انجام تنظیمات و پیکربندی‌های لازم، اعمال اصلاحات و شناسایی مشکلات سیستم اتوماسیون اداری باشد و در همین راستا به دانش و تسلط کافی بر روی اتوماسیون اداری و فناوریهای مرتبط با آن نیاز دارد.
2- آشنایی با فرایندهای اداری
سازمانها و کسب و کارها از فرایندهای ساده و پیچیده متنوعی تشکیل شده‌اند، که هر کدام مراحل مختص به خود را دارند؛ برای تسهیل و خودکارسازی فرایندها به کمک اتوماسیون اداری، راهبران اتوماسیون باید شناخت کاملی از فرایندهای اداری، مراحل آنها و افراد دخیل در فرایندها داشته باشند، تا بتوانند فرایندها را بهینه‌سازی و در اتوماسیون اداری مدلسازی و اجرا نمایند.
3- تحلیل و مدیریت فرایندها
پس از طراحی و پیادهسازی فرایندها، راهبران اتوماسیون اداری به طور مداوم عملگرد فرایندها را ارزیابی و تحلیل نمایند و در صورت نیاز، اصلاحات مختلفی را در راستای بهینه‌سازی فرایندها و افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد آنها انجام دهند.
4- توانایی حل مساله و مدیریت بحران
اتوماسیون اداری به نوعی بستر اصلی مدیریت مکاتبات، اطلاعات و فرایندهای اداری محسوب می‌گردد و بروز مشکل در آن و یا ایجاد نقص فنی در عملکرد آن و از دسترس خارج شدن سیستم اتوماسیون، می‌تواند خسارات مالی برای سازمان به همراه داشته باشد؛ در همین راستا، یک راهبر اتوماسیون اداری باید توانایی حل مساله و مدیریت بحران را در خود تقویت کند، تا در صورت بروز مشکل در عملکرد اتوماسیون اداری، بتواند به بهترین شکل بحران را مدیریت کند و به حل مشکلات بپردازد.
5- انعطاف پذیری و تطبیق پذیری
فضای کسب و کار، فعالیت و تجارت در دنیا دائما در حال تغییر است و سازمانها و کسب و کارها برای باقی ماندن در چرخه رقابت و پیشرفت و توسعه، باید خود را به تغییرات اطراف وفق دهند و این امر موجب تغییر در فرایندهای سازمان و قوانین آن می‌گردد؛ یک راهبر اتوماسیون اداری باید پاسخگوی نیازهای سازمان باشد و بتواند خود و سیستم اتوماسیون اداری را با این نیازها وفق دهد و در همین راستا، به مهارت انعطافپذیری و تطبیق‌پذیری نیاز دارد.
6- مدیریت زمان و کارها
همان‌طور که مطالعه کردیم، راهبران اتوماسیون اداری وظایف گسترده و گوناگونی بر عهده دارند و همین امر باعث میشود تا کارها و تسک‌های مختلفی نیز داشته باشند؛ برای مدیریت کارآمد اتوماسیون اداری، راهبران باید توانایی بالایی در مدیریت زمان و کارها و تسک‌های خود به دست بیاورند.
این مهارت‌ها تنها بخشی از مهارت‌های مورد نیاز برای یک راهبر اتوماسیون اداری هستند؛ همچنین، ممکن است نیازها و مهارت‌های مورد نیاز برای راهبر اتوماسیون اداری در هر سازمان متفاوت بوده و به عوامل محیطی و نوع فعالیت‌های سازمان بستگی داشته باشد؛ اما به طور کلی، مواردی که باهم بررسی کردیم، وظایف عمومی راهبران اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارهای مختلف است.
چه کسی در سازمان مسئول تعیین راهبر اتوماسیون اداری است؟
انتخاب راهبر اتوماسیون اداری فرایندی مهم و پیچیده است؛ در این فرایند دو بخش منابع انسانی و IT با یکدیگر همکاری می‌کنند تا بهترین گزینه را برای نقش راهبر اتوماسیون اداری انتخاب نمایند. بخش منابع انسانی با انتشار آگهی‌های استخدام، جستجوی نیروی انسانی با تجربه و همچنین بررسی گزینه‌های موجود در سازمان، ابتدا لیستی از کاندیدها تهیه می‌کنند و سپس با انجام مصاحبه‌های مختلف، ارزیابی‌های دقیقی از مهارت، توانایی و شایستگی هر کدام از کاندیدها ارائه می‌نمایند.
بخش IT نیز با انجام مصاحبه‌های فنی و تخصصی، برگزاری تست‌ها و آزمون‌های فنی و بررسی گزارشات بخش منابع انسانی، بهترین گزینه‌ها را انتخاب می‌نمایند؛ اما در نهایت مدیران عالی رتبه شرکت فرد نهایی برای انتصاب سمت راهبر اتوماسیون اداری را انتخاب می‌کنند.
راهبر اتوماسیون اداری فراگستر چه ویژگی ها و قابلیت هایی باید داشته باشد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌ها و بخش‌های مختلفی تشکیل شده و قابلیت‌ها و امکانات گسترده‌ای دارد، اما برای استفاده نهایت پتانسیل آن در سازمان، باید به درستی پیکربندی و مدیریت شود؛ از آن‌جایی که این کار وظیفه راهبران اتوماسیون اداری است، در این قسمت قصد داریم تا برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که یک راهبر اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت بهینه اتوماسیون اداری باید برخوردار باشد را، باهم مرور کنیم. ویژگی‌ها و وظایف راهبر سیستم در اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
- داشتن دانش کافی در مورد کامپیوتر، سیستم‌عامل، نرم افزار و سخت افزار
- تسلط کامل بر نرم‌افزار و سخت‌افزارهای شبکه و فایروال
- تسلط کامل به مباحث پایگاه داده (SQL Server)، کار با آن و مدیریت داده‌ها و اطلاعات (مانندBackup ،Restore یا اجرای Query)
- داشتن آگاهی کامل از اهداف و اولویت‌های سازمان، برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری
- تسلط بر بکارگیری تجهیزات جانبی کامپیوتری نظیر Printer ها و Scanner ها و …
- توانایی همکاری با فراگستر برای آماده‌سازی بستر و زیرساخت جهت نصب اتوماسیون
- توانایی گردآوری اطلاعات پایه و اصلی سازمان (نظیر: چارت سازمانی و …) و ورود صحیح این اطلاعات به سیستم
- توانایی جمع‌آوری آمار و اطلاعات سیستم
- قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه گزارشات لازم از آنها به مدیران
- توانایی مدیریت و نگهداری سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد نیاز شبکه اتوماسیون
- مدیریت تنظیمات سیستم اتوماسیون و سطح دسترسی کاربران از بخش تنظیمات و زیرساخت سیستم
- و…
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی تعریف نقش راهبر اتوماسیون اداری و همچنین وظایف و مهارت‌های مورد نیاز آن پرداختیم؛ راهبران اتوماسیون اداری نقش بسیار مهمی دز تسهیل و خودکارسازی فرایندهای اداری به کمک اتوماسیون اداری و افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد این سیستم دارند.
با وجود تمام فواید و مزایای اتوماسیون اداری، برخی چالش‌ها و موانع نیز هنگام پیادهسازی و استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها وجود دارد، که راهبر اتوماسیون اداری باید با آنها مواجه شود؛ از جمله این چالش‌ها می‌توان به مقاومت در برابر تغییر، نیاز به آموزش و آمادگی کارکنان، و مدیریت صحیح ریسک‌ها و امنیت اطلاعات اشاره کرد. با استفاده از راهکارهای مناسب و تدابیر احتیاطی، این چالش‌ها قابل مدیریت و برطرف شدن هستند.
سوالات متداول
راهبر اتوماسیون اداری کیست؟
راهبر اتوماسیون اداری فردی است که وظیفه طراحی، پیادهسازی، مدیریت و نگهداری از سیستم اتوماسیون اداری را در سازمانها و کسب و کارها بر عهده دارد.
راهبر اتوماسیون اداری چه مزایایی برای سازمان ها دارد؟
راهبر اتوماسیون اداری باعث افزایش بهرهوری، کاهش خطاها و هزینهها، سرعت و دقت بیشتر در فرآیندهای اداری، انعطافپذیری بیشتر سازمان، بهبود کیفیت خدمات، امنیت اطلاعات و آزادی زمان نیروی انسانی میشود.
