امنیت اتوماسیون اداری چرا اهمیت دارد و چطور تامین می شود؟

امنیت اتوماسیون اداری به چه معناست و چه اهمیتی دارد؟

مفهوم اتوماسیون اداری یعنی استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای الکترونیکی به صورت تحت وب و یا آنلاین، به منظور تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیت‌های اداری – مانند مدیریت نامه‌ها و مکاتبات،  بایگانی و آرشیو مستندات، مدیریت توزیع مکاتبات، ثبت درخواست‌ها و به گردش انداختن فرم‌ها، خودکارسازی فرایندهای اداری، مدیریت رویداد‌ها و جلسات، مدیریت کارها و وظایف و… – در سطوح مختلف سازمانی؛ اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، مستندات و فرایندها و نگهداری و به گردش انداختن اطلاعات و داده‌ها در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

با توجه به این تعریف، حفظ امنیت داده‌ها و اطلاعات در اتوماسیون اداری و دسترسی به آن‌ها در اتوماسیون اداری، از اهمیت بالایی برخوردار است؛ حفظ امنیت اتوماسیون اداری به معنای محافظت از صحت داده‌ها و اطلاعات، مدیریت دسترسی به آن‌ها، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به سیستم و داده‌ها، محافظت از داده‌ها در برابر از بین رفتن، محافظت در برابر خطرات سایبری و… است. در ادامه با برخی از تهدیدات امنیتی در اتوماسیون اداری بیشتر آشنا می‌شویم.

چه مواردی امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می کنند؟

اتوماسیون اداری سیستمی تحت وب و آنلاین است و تهدیدات مختلفی برای وارد شدن آسیب به آن وجود دارد؛ تهدیدات امنیتی در اتوماسیون اداری می‌توانند از طریق حملات سایبری، کد مخرب و بدافزارها، ضعف‌های امنیتی سیستم‌ها، حوادث طبیعی و نفوذ از درون سازمان صورت بگیرند. در ادامه هر کدام از این تهدیدات امنیتی را باهم بررسی خواهیم کرد.

تهدیدهای امنیتی اتوماسیون اداری

1- حملات سایبری

یکی از مهم‌ترین خطراتی که امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می‌کند، حملات سایبری است؛ حملات سایبری به‌طور معمول به صورت آنلاین و از خارج سیستم صورت می‌گیرد. این حملات انواع مختلفی دارند، که در آن‌ها از روش‌های متنوعی برای نفوذ به سیستم اتوماسیون اداری و دسترسی به اطلاعات و داده‌های آن و یا به دست گرفتن کنترل آن استفاده می‌شود.

2- کد مخرب و بدافزارها

کدهای مخرب و بدافزارها یکی از راه‌های قدیمی حمله به سیستم‌های نرم‌افزاریريال مختل کردن عملکرد آن‌ها، استخراج داده‌ها و اطلاعات و… است؛ این کد‌های مخرب از طریق فایل‌های غیرمجاز، لینک‌های مخرب، ایمیل‌ها، حافظه‌های ذخیره‌سازی جانبی و… به سیستم اتوماسیون اداری منتقل می‌شوند.

3- ضعف های امنیتی سیستم ها

برنامه‌نویسی و طراحی سیستم اتوماسیون اداری امری پیچیده است و گاها هنگام توسعه سیستم اتوماسیون اداری، نقاط ضعفی وجود دارد که امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می‌کند؛ این نقص‌ها و ضعف‌های امنیتی به‌طور معمول در هنگام پیکربندی سیستم، تنظیم پروتکل‌ها و لایه‌های امنیتی، عدم دریافت بروزرسانی‌ها و یا نقص در راه‌های ارتباطی با سامانه‌های دیگر اتفاق می‌افتند.

4- حوادث طبیعی

داده‌ها و اطلاعاتی در اتوماسیون اداری به نگهداری می‌شوند و به گردش در می‌آیند، بر روی سرور‌های اختصاصی ذخیره می‌گردند و این سرور‌ها ممکن است در معرض خطرات فیزیکی و حوادث طبیعی – مانند قطعی برق، سیل، زلزله، آتش‌سوزی، خرابی سخت‌افزار و… – قرار بگیرند و دچار آسیب شوند؛ آسیب به سرور‌ها و محل نگهداری و ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات اتوماسیون اداری، یکی دیگر از مواردی است که امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می‌کند.

5- نفوذ از درون سازمان

یکی دیگر از مواردی که امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می‌کند، نفوذ افراد و دسترسی غیرمجاز آن‌ها از درون سازمان است؛ کاربران و اعضای سازمان با توجه به دسترسی‌های مجازی که دارند، ممکن است از طریق راه‌های غیرقانونی و یا با سواستفاده از ضعف‌های سیستم، دسترسی غیرمجازی به بخش‌ها و قسمت‌های مهم اتوماسیون اداری ایجاد کنند و سیاست‌ها و ضوابظ امنیتی سازمان را نقض نمایند.

این تهدیدات امنیتی به ما نشان می‌دهد که انتخاب راهکارهای مناسب برای تامین امنیت اتوماسیون اداری از اهمیت بالایی برخوردار است و سازمان‌ها و کسب و کارهایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند و همچنین توسعه‌دهندگان این سیستم‌های اداری، باید راهکارهای موثری برای حفظ امنیت اتوماسیون اداری و داده‌ها و اطلاعات آن، انتخاب کنند. در ادامه به بررسی برخی از راهکارهای موثر در تامین امنیت اتوماسیون اداری می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.

چه راهکارهایی برای تامین امنیت اتوماسیون اداری وجود دارد؟

با توجه به انواع مختلف تهدیدات امنیتی که اتوماسیون اداری با آن طرف است، انتخاب راهکار مناسب و تاثیرگذار و استفاده از قابلیت‌های امنیتی کاربردی، اهمیت بسیار بالایی دارد. سازمان‌ها و کسب و کارها و همچنین توسعه‌دهندگان سیستم‌های اتوماسیون اداری از راهکارهای متنوعی برای تامین امنیت اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، که بررسی همه آن‌ها کاری بسیار زمان‌بر است؛ در ادامه برخی از مهم‌ترین راهکارهای حفظ امنیت اتوماسیون اداری را باهم بررسی می‌کنیم:

1. رمزنگاری داده‌ها و اطلاعات
2. احراز هویت قوی و چندمرحله‌ای
3. مدیریت دسترسی کاربران
4. مانیتورینگ و نظارت بر فعالیت سیستم
5. حفاظت فیزیکی از سرور‌ها و پایگاه‌های داده
6. پشتیبان‌گیری از داده‌ها و بازیابی آن‌ها
7. حفاظت در برابر نفوذ خارجی و داخلی

راهکارهای تامین امنیت اتوماسیون اداری

1- رمزنگاری داده ها و اطلاعات

استفاده از الگوریتم‌های رمزگذاری و پردازش داده‌ها و اطلاعات یکی از مهم‌ترین راهکارها برای مقابله با تهدیدات امنیت اتوماسیون اداری محسوب می‌شود؛ رمزنگاری داده‌ها و اطلاعات حساس و محرمانه، تاثیر بسیار مثبتی بر روی جلوگیری از دسترسی‌های غرمجاز به آن‌ها دارد، البته برای تقویت بیشتر امنیت اتوماسیون اداری، توصیه می‌شود که تمامی داده‌ها و اطلاعات در اتوماسیون اداری و همچنین راه‌های انتقال و اشتراک‌گذاری آن‌ها رمزنگاری گردند.

2- احراز هویت قوی و چندمرحله ای

سیستم‌های احراز هویت قوی و چندمرحله‌ای یکی دیگر از راهکارهای کاربردی در حفظ امنیت اتوماسیون اداری هستند؛ مراحل فرایند احراز هویت در اتوماسیون اداری می‌توانند ساده یا پیچیده باشند و بسته نوع اتوماسیون اداری و فناوری‌های احراز هویت آن، کاربران و دسترسی آن‌ها به سیستم اتوماسیون اداری و بخش‌های مختلف آن بررسی و ارزیابی می‌شوند.

برخی از سیستم‌های احراز هویت، به صورت چندمرحله‌ای هستند و کاربران باید با استفاده از اطلاعات مختلفی، هویت خود را تایید نمایند؛ سیستم احراز هویت ضعیف یکی از موارد جدی تهدیدکننده امنیت اتوماسیون اداری است.

3- مدیریت دسترسی کاربران

یکی دیگر از راه‌های تامین امنیت اتوماسیون اداری و داده‌ها و اطلاعات موجود در آن، مدیریت دسترسی کاربران است؛ همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و طیف گسترده‌ای از کارمندان و مدیران در بخش‌ها و سمت‌های سازمانی مختلف از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.

تعیین سطوح دسترسی کاربران بر اساس جایگاهی که در سازمان دارند (چارت سازمانی) و نیازها و نقش‌های آن‌ها، محدود کردن دسترسی کاربران به اطلاعات و داده‌های حساس و مدیریت دسترسی کاربران، از جمله راهکارهای امنیتی در این بخش هستند.

4- مانیتورینگ و نظارت بر فعالیت سیستم

سیستم مانیتورینگ فعالیت‌ها و رویداد‌ها در اتوماسیون اداری – با ثبت Logهای سیستم – به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دید دقیق و کاملی از فعالیت‌های سیستم، اتفاقات و تغییرات رخ داده در آن و خروجی عملکرد اتوماسیون اداری به دست بیاورند؛ با استفاده از سیستم مانیتورینگ، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت‌های ناهنجار، نقص‌های سیستم، دسترسی‌های غیرمجاز، فایل‌های غیرمجاز و… را شناسایی نمایند.

5- حفاظت فیزیکی از سرور‌ها و پایگاه های داده

یکی از مواردی که امنیت اتوماسیون اداری را تهدید می‌کند، حوادث طبیعی و خطرات فیزیکی است که سرور‌ها و پایگاه‌های داده را تهدید می‌کنند؛ بهترین راهکار برای محافظت از سرور‌ها، ایجاد آن‌ها در فضایی امن، به همراه سیستم‌های اطفاء حریق، برق اضطراری، مقاوم در برابر زلزله و حوادث طبیعی و ورود غیرمجاز به سایت سرور است.

6- پشتیبان گیری از داده ها و بازیابی آن ها

پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها و اطلاعات و تهیه و نگهداری نسخه پشتیبان از آن‌ها، به منظور تضمین حفظ امنیت داده‌ها در اتوماسیون اداری، امری حیاتی در تامین امنیت اتوماسیون اداری و ادامه فعالیت‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد. با تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و اطلاعات، در صورت از بین رفتن پایگاه داده و یا از بین رفتن اطلاعات، می‌توان به راحتی با بازیابی نسخه پشتیبان، اطلاعات و داده‌های از دست رفته را دوباره در اختیار داشت.

7- حفاظت در برابر نفوذ خارجی و داخلی

استفاده از فایروال‌ها، پروتکل‌های امنیتی، سیستم‌های تشخیص نفوذ، سیستم‌های پیشرفته پاسخ به تهدیدات و دیگر فناوری‌ها و لایه‌های امنیتی، یکی از مهم‌ترین راهکارها برای تامین امنیت اتوماسیون اداری در برابر نفوذ خارجی و حتی داخلی به اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند و تاثیر بسزایی در بهبود سطح امنیت اتوماسیون اداری و محافظت از زیرسیستم‌ها، داده‌ها و اطلاعات آن دارند.

امنیت اتوماسیون اداری فراگستر چگونه تامین می شود؟

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با پشت سرگذاشتن آزمون‌ها و تست‌های امنیتی استاندارد و معتبر، انواع گواهی‌نامه‌های امنیتی و ایزو لازم را اخذ کرده است و بستری امن و مطمئن برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات، مکاتبات و مستندات محسوب می‌گردد. اتوماسیون اداری فراگستر از قابلیت‌ها و ویژگی‌های امنیتی مختلفی برای تامین امنیت اتوماسیون اداری و داده‌ها و اطلاعاتی که ذخیره می‌کند و به گردش می‌اندازد، برخوردار است؛ در ادامه برخی از قابلیت‌ها و راهکارهای حفظ امنیت در اتوماسیون اداری فراگستر را باهم مرور خواهیم کرد:

• تنظیم امنیت سیستم در سه حالت پایه (Basic)، متوسط (Medium) و امن (Secure)
• پشتیبانی از پروتکل HTTPS
• ایمن‌سازی انتقال اطلاعات به کمک SSL Channel
• تولید اطلاعات رمزنگاری شده از کاربر با watermark بر روی تصویر نامه
• سیستم احراز هویت پیشرفته و قدرتمند
• هویت‌سنجی دو سویه
• پشتیبانی از حالت ورود امن
• مدیریت ورود کاربران در 3 حالت ورود عادی، ورود دو عامله و ورود از طریق گواهینامه امنیتی
• پشتیبان‌گیری دوره‌ای از داده‌ها و اطلاعات
• عدم دسترسی غیر مجاز به منابع با استفاده از کد سیار
• رویدادنگاری و ثبت تمامی Logهای سیستم
• پاسخ به تهدیدات به صورت خودکار
• مقاومت نسبت به سرریز بافر، XSS و تزریق دستور
• پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی امن
• و…

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین قابلیت‌ها، ویژگی‌ها و راهکارهای تامین امنیت اتوماسیون اداری، تنها کافیست فرم درخوست دمو را تکمیل کنید، تا همکاران ما جهت ارائه مشاوره رایگان متناسب با نیاز کسب و کار یا سازمان شما و ارائه نسخه دموی آنلاین، با شما تماس بگیرند؛ همچنین علاوه بر این، می‌توانید با شماره گیری 42623 (021)، جهت دریافت مشاوره و رفع ابهامات، به صورت مستقیم با همکاران ما در ارتباط باشید.

سخن پایانی

در نتیجه، فناوری‌های امنیتی در اتوماسیون اداری نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کنند. با استفاده از رمزنگاری، مدیریت هویت و دسترسی، فایروال، سیستم‌های تشخیص نفوذ و پاسخ به نفوذ، سیستم‌های تشخیص و پاسخ به تهدیدات، نظارت بر ترافیک شبکه، نرم‌افزارهای ضدویروس و ضد جاسوسی، سیستم‌های پشتیبانی و بازیابی اطلاعات، و آموزش کاربران، سازمان‌ها می‌توانند امنیت اطلاعات خود را تقویت کرده و در برابر تهدیدات امنیتی مرتبط با اتوماسیون اداری مقاومت نشان دهند.

استفاده همزمان از این فناوری‌ها، بهبود سطح امنیت سیستم‌ها و شبکه‌ها، کاهش خطرات امنیتی، و حفاظت از اطلاعات حساس سازمان را فراهم می‌کند. اما لازم به ذکر است که امنیت یک مسئله پیچیده است و نیازمند رویکرد چندلایه و به‌روزرسانی مداوم است. برای ایجاد یک راهکار امنیتی قوی، توصیه می‌شود با متخصصان امنیتی و مشاوران فناوری اطلاعات همکاری کرده و استراتژی‌ها و روش‌های امنیتی مناسب برای شرایط خاص سازمان خود را انتخاب کنید.

سوالات متداول

چرا باید یک اتوماسیون اداری امن داشته باشیم؟

اتوماسیون اداری بستری یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، فرایندها و مستندات و انواع مختلفی از داده‌ها و اطلاعات محسوب می‌گردد و در تمام سطوح سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در همین راستا، تامین امنیت اتوماسیون اداری یا به عبارتی تامین امنیت داده‌ها و اطلاعات سازمان، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، زیرا با نفوذ به اتوماسیون اداری، داده‌ها و اطلاعات سازمان‌ها و کسب و کارها در اختیار افراد غیرمجاز قرار می‌گیرد.

چگونه امنیت اتوماسیون اداری را تامین کنیم؟

بخشی از تامین امنیت اتوماسیون اداری بر عهده شرکت‌های توسعه دهنده آن قرار دارد، مانند استفاده از پروتکل‌های امنیتی، سیستم‌های احراز هویت، قابلیت‌ها و ویژگی‌های امنیتی و…؛ اما بخش دیگری از تامین امنیت اتوماسیون اداری بر عهده سازمان‌ها و کسب و کارهایی است که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مانند مدیریت دسترسی کاربران، نظارت بر Logها، استفاده از فایروال‌های قدرتمند، محافظت از سرور‌ها، تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و اطلاعات و… .