اتوماسیون اداری
| ابزاری برای مدیریت و بهینه‌سازی مکاتبات و ارتباطات سازمانی |
سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار جامع تحت وب است که با ظاهر کاربری بسیار ساده و حرفه‌ای برای سازمانها، کسب و کارها و زیرمجموعه‌های آن امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی، مستندات و فرمهای سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری، ابزاری ضروری برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات
فراگستر به شما کمک می‌کند تا بتوانید انواع مکاتبات، فرم‌ها، اسناد و پیام های سازمانی را در یک بستر واحد و امن، خیلی سریع و به راحتی مدیریت کنید.
فرم درخواست مشاوره رایگان و دموی آنلاین
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
اتوماسیون اداری فراگستر، انتخاب بیش از 2600 کسب و کار و سازمان ایرانی
امکانات اصلی اتوماسیون اداری فراگستر
|مکاتبات اداری
سامانه مکاتبات اداری فراگستر یکی از زیرسیستمهای اصلی اتوماسیون اداری فراگستر است، که به طور تخصصی، بر روی مدیریت و به گردش انداختن انواع نامه‌ها و مکاتبات اداری و سازمانی متمرکز است. سامانه مکاتبات اداری فراگستر، علاوه‌بر در مدیریت و گردش نامه‌ها و مکاتبات، قابلیتها و امکانات دیگری را نیز در اختیار سازمانها و کسب و کارها قرار می‌دهد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
- میزکار هوشمند
- پیگیری و رهگیری مکاتبات
- دسته‌بندی و گروه‌بندی مکاتبات
- دسترسی به تابلو اعلانات هوشمند
- استفاده از انواع مختلف فرم‌ها
- و…
|دبیرخانه تخصصی
یکی دیگر از زیرسیستمهای سامانه مکاتبات اداری فراگستر، دبیرخانه تخصصی است؛ این زیرسیستم تمامی قابلیتها و امکانات یک واحد دبیرخانه را داراست و میتوان گفت با استفاده از آن، دبیرخانه‌ای کامل را درون کامپیوتر خود دارید؛ برخی از قابلیت‌های دبیرخانه فراگستر عبارت‌اند از:
- انواع فرمت‌های شماره‌گذاری مکاتبات
- ثبت سریع نامه با “گیشه”
- پشتیبانی از انواع اسکنرها
- پشتیبانی از فکس، ایمیل و ECE
- صدور فیش دریافت‌نامه از طریق پیامک و ایمیل
- و…
|مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
با زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر، می‌توانید در محیطی یکپارچه، تمامی رویدادها، جلسات و یادآوری‌های خود را مشاهده و مدیریت کنید؛ برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:
- کنترل تداخل زمانی جلسات
- تعریف تقویم کاری متناسب با واحدهای سازمانی
- درج رخدادها بصورت روزانه یا هفتگی
- ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقاتها و جلسات
- Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل
- تعیین آدرس جلسه روی نقشه (Location)
- تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادها
- و…
|نسخه موبایل PWA
نسخه موبایل یا وب اپلیکیشن PWA اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان دسترسی به برخی از زیرسیستمهای پرکاربرد را برای شما فراهم می‌کند. مزیت اصلی این نرم‌افزار، “وب اپلیکیشن” بودن آن است، زیرا می‌توانید آن را فارغ از سیستم عامل گوشی هوشمند خود، نصب کرده و استفاده نمایید. برخی از زیرسیستمهای در دسترس بر روی نسخه موبایل PWA اتوماسیون فراگستر، عبارت‌اند از:
- میزکار هوشمند
- کارتابل مکاتبات
- مدیریت مستندات
- مدیریت فرایندها
- بایگانی
- تقویم سازمانی
- تابلو اعلانات
|پیام رسان سازمانی
پیام رسان سازمانی فراگستر با داشتن قابلیتها و امکانات پیام‌رسان‌های مطرح، پاسخی سازمانی به نیاز کاربران برای برقراری راحت ارتباطات غیررسمی در سازمان و همچنین حفظ امنیت و حریم خصوصی آنها است. قابلیت‌های مختلف پیام رسان سازمانی فراگستر در کنار یکپارچگی آن با سامانه اتوماسیون اداری، آن را به نرم افزاری بیش از یک پیام رسان سازمانی تبدیل کرده؛ برخی از این قابلیتها عبارت‌اند از:
- ایجاد گفتگوهای شخصی و گروهی
- ایجاد کانال‌های اطلاع‌رسانی
- ارسال پیام صوتی و تصویری
- مدیریت سطح دسترسی کاربران
- حفظ سوابق گفتگوها
- ارسال انواع فایل‌ها
- و…
|چندسازمانی
اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از ساختار چند سازمانی (هولدینگ) امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز مکاتبات بین سازمانی را برای شما فراهم می‌کند؛ با استفاده از این قابلیت می‌توانید راه‌های ارتباطی امن‌تر و سریع‌تری را برای مکاتبات و نامه‌نگاری‌های بین سازمانی خود ایجاد نمایید. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:
- تعریف درختواره‌ای سازمانهای مرتبط (عضو هولدینگ)
- تعیین سطح دسترسی مکاتبات بین سازمانها
- تعریف چارت سازمانی برای هر کدام از سازمانهای عضو
- تعریف قالب نامه اختصاصی برای هر سازمان
- پیگیری مکاتبات و مشاهده ارجاعات بین سازمانهای عضو
برخی از قابلیت‌های ویژه اتوماسیون اداری فراگستر
یکپارچگی سازمانی را با اتوماسیون اداری فراگستر تجربه کنید
یکپارچگی سازمانی یا یکپارچه‌سازی سازمانی، فرایندی است که به اتصال و ادغام سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی با یکدیگر و ایجاد بستری امن برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها در آنها می‌پردازد.
اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از قابلیت اتصال به کمک API، امکان اتصال و یکپارچه سازی با دیگر سامانه‌های سازمانی (مانند CRM، سیستم انبارداری، سیستم حضور و غیاب، سیستم حقوق و دستمزد، HRM و…) را برای شما فراهم کرده است.
هدف اصلی یکپارچه‌سازی، ادغام بهینه نرم‌افزارها و سامانه‌های سازمانی، بهبود مدیریت اطلاعات و داده‌ها و افزایش سرعت و راحتی کاربران در استفاده از اتوماسیون اداری و دیگر سامانه‌های سازمانی است.
سوالات متداول
از کجا بفهمیم به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
اگر هزینه های زیادی در واحدهای مختلف سازمان دارید. اگر عدم هماهنگی بین واحدها و یا اعضای تیم دارید. اگر کارها به موقع انجام نمی شود. اگر نمیتوانید به موقع و سریع به اطلاعات دسترسی داشته باشید. اگر فرمهای سازمانتان هنوز دستی بین افراد به گردش درمیایند و با سیستمهای دیگر سازمانتان یکپارچه نیست. اینها نشانه‌هایی است که شما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارید. اگر نمیدانید اتوماسیون اداری چیست مقاله اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف و مفهوم اتوماسیون اداری را بخوانید.
قیمت اتوماسیون اداری چقدر است؟
سیستم های اتوماسیون اداری بازه قیمتی متفاوتی دارند و نمیتوان یک قیمت ثابت برای همه در نظر گرفت. قیمت اتوماسیون اداری به عواملی نظیر: بزرگی و تعداد پرسنل (کاربر)، ساختار کسب و کار شما (هولدینگ و یا تک سازمانه)، ماژول‌های مختلف موردنیاز شما، نوع پشتیبانی و خدمات موردنیاز شما و … بستگی دارد.
هنگام خرید اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟
قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، لازم است به میزان بودجه، تحقیقات در مورد مزایای استفاده از نرم افزار در بلند مدت، در دسترس بودن خدمات پشتیبانی و دموی نرم افزار توجه ویژه داشته باشید. یک دموی اختصاصی شما را قادر می سازد تا به سرعت متوجه شوید که آیا یک نرم افزار اتوماسیون نیازهای تجاری خاص شما را برآورده می کند یا خیر.
آیا اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سایر سامانه‌ها را دارد؟
اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از API قابلیت اتصال به سایر سامانه‌ها و نرم‌افزارهایی که از این قابلیت پشتیبانی می‌کنند را دارد.
آیا اتوماسیون اداری برای همه سازمانها مناسب است؟
اتوماسیون اداری فراگستر نرمافزاری با قابلیتها، امکانات و زیرسیستمهای مختلف است، که هر کدام کاربردهای مختص به خود را دارند و میتوان از آنها در سازمانهای کوچک و بزرگ استفاده نمود؛ اما نکته قابل توجه، میزان هزینه راهاندازی اتوماسیون و همچنین نیازهای سازمان یا کسب و کار شما است.
مقالات اتوماسیون اداری
