اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA یکی از انواع نرمافزارهای تخصصی برای خودکارسازی و تسهیل انواع فرایندهای اداری محسوب میگردد؛ نرم افزار اتوماسیون فرایند رباتیک با استفاده از رباتهای نرمافزاری یا Botها، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را به صورت تسهیل شده یا خودکار انجام میدهند و موجب کاهش یا حذف نیاز دخالت انسانها در فرایندها میگردند.
اتوماسیون فرایند رباتیک RPA از فناوریهای مختلفی تشکیل شده و کاربردهای مختلفی دارد، که مزایای متنوعی به همراه میآورند؛ در این مقاله پس از بررسی کامل اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA و آشنایی با انواع آن، به بررسی کاربردها و مزایای اتوماسیون فرایند رباتیک میپردازیم و مثالهایی کاربردی از RPA را مرور میکنیم. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چیست؟
اتوماسیون فرایند رباتیک یا Robotic Process Automation که به اختصار RPA خوانده میشود، نرمافزاری متشکل از فناوریها و قابلیتهای بروز و نوین، در زمینه استفاده از رباتهای نرمافزاری برای خودکارسازی و تسهیل فرایندها است؛ نرم افزار RPA تلاش میکند تا در فرایندهای کسب و کار و اداری مشارکت داشته باشد و نیاز به نیروی انسانی برای انجام فعالیتها را کاهش دهد و یا حذف کند.
رباتهای RPA به صورت مجازی فعالیت میکنند و وظایف مختلفی مانند ورود اطلاعات، پردازش دادهها، ارسال پیامها، اجرای فرایندها و… بر عهده دارند؛ این رباتهای اتوماسیون فرایند رباتیک بر اساس قوانین، شروط و الگوریتمهایی که طراحی شدهاند، میتوانند بارها و بارها فرایندهای ساده و پیچیده را به صورت خودکار انجام دهند.
به عنوان مثال رباتهای RPA میتوانند به صورت خودکار موجودی انبار را بررسی کنند، سفارشات مشتریان را ثبت نمایند، پرداخت هزینه سفارش را تایید کنند و در نهایت سفارش را جهت آمادهسازی و ارسال، به بخش تامین سفارشات ارجاع دهند؛ یا برای تهیه یک گزارش بدون دخالت انسان، دادهها و اطلاعات را از سیستمها و سامانههای سازمان فراخوانی نمایند، آنها را پردازش کنند و در نهایت گزارشی تحلیلی یا آماری در اختیار کاربران بگذارند.
اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری
انواع اتوماسیون فرایند رباتیک RPA
نرم افزارهای RPA با توجه به نحوه تعامل با انسانها در فرایندها، به 3 دسته کلی تقسیم میشوند:
دسته اول: RPA حضوری (Attended RPA)
در این دسته، رباتهای نرمافزاری RPA در کنار نیروی انسانی مورد استفاده قرار میگیرند و برای شروع یا اتمام فرایندها، دخالت نیروی انسانی ضروری است؛ به عنوان مثال این دسته از Attended RPA ها، میتوانند با دستور نیروی انسانی یا همان کاربر، اطلاعات مشتریان را ثبت کنند، فرمهای مربوطه را تکمیل نمایند و آنها را در پایگاه داده ذخیره کنند، اما همانطور که اشاره کردیم، برای این کاربه دخالت نیروی انسانی نیاز است.
دسته دوم: RPA غیرحضوری (Unattended RPA)
دسته دوم رباتهای RPA بدون نیاز به دخالت انسان و نیاز به حضور فیزیکی کاربران، فرایندهای ساده و پیچیده سازمانی و سیستمی را به صورت کاملا خودکار انجام میدهند؛ با پیادهسازی رباتهای Unattended RPA بر روی سرورها یا ماشینهای مجازی، آنها میتوانند فرایندهای خودکار مانند پردازش دستهای دادهها، بروزرسانی پایگاه داده، پردازش پشتیبانی مشتریان، پردازش سفارشات و… را بدون دخالت و حضور فیزیکی انسان شروع کرده و به اتمام برسانند.
دسته سوم: RPA ترکیبی (Hybrid RPA)
دسته سوم ترکیبی از دو دسته قبلی یعنی Attended RPA و Unattended RPA هستند؛ رباتهای این دسته هم میتوانند در کنار نیروی انسانی و با دخالت آن فرایندها را تسهیل و خودکارسازی نمایند و هم در صورت نیاز میتوانند، بدون حضور کاربران و دخالت آنها فرایندها را شروع کرده به صورت خودکار به اتمام برسانند. این دسته از باتهای RPA به شرکتها و سازمانها کمک میکنند تا از تمام پتانسیل نیروی انسانی و قابلیتهای خودکارسازی و تسهیل فرایندها با باتهای RPA استفاده نمایند.
آشنایی با انواع اتوماسیون اداری
انواع ربات های RPA کدامند؟
همانطور که اشاره کردیم، اتوماسیون فرایند رباتیک امکان استفاده از رباتهای نرمافزاری را برای انجام کارها، فعالیتها و فرایندها فراهم میکند؛ این نرم افزار از فناوریهای متنوعی تشکیل شده و به موجب این امر، از انواع رباتهای مختلف برخوردار است. برخی از ربات های نرم افزاری RPA عبارتاند از:
انواع ربات های اتوماسیون فرایند رباتیک
ربات های پردازش تراکنش (Transactional Bots)
این دسته از رباتهای RPA به طور معمول مشغول دریافت دادهها و پردازش آنها است و میتواند تعداد زیادی از تراکنشها را مدیریت کند؛ به عنوان مثال رباتهای پردازش تراکنش قادر به ورود اطلاعات مالی به سیستم حسابداری، پردازش حسابها و پرداخت قبضها، انجام تراکنشهای مالی و… هستند.
ربات های تکمیل فرم (Forms Automation Bots)
رباتهای تکمیل فرم با دریافت اطلاعات و دادههای لازم، به صورت خودکار قادر به تکمیل فرمهای اطلاعاتی هستند؛ همچنین این رباتها ها میتوانند دادهها و اطلاعات خود را از سیستمهای متصل، فراخوانی و استخراج کنند و در فرمهای مربوطه قرار دهند. به عنوان مثال، ربات های تکمیل فرم میتوانند اطلاعات مشتریان را از سیستم مدیریت مشتریان فراخوانی کنند و در فرمهای درخواست وام یا درخواست پشتیبانی درج نمایند.
ربات های ارسال و دریافت پیام (Messaging Bots)
این رباتها برای ارسال و دریافت پیامها در پلتفرمهای مختلف، مانند ایمیل، پیامک و چت بات استفاده میشوند. آنها قادرند پیامهای استاندارد، اعلانها و اطلاعات مرتبط را به صورت خودکار ارسال و دریافت کنند.
ربات های اجرای فرایند (Process Automation Bots)
یکی از رباتهای بسیار کاربردی و محبوب در نرم افزار RPA، رباتهای اجرای فرایندها هستند؛ این رباتها میتوانند طیف گستردهای از فرایندهای ساده و پیچیده را به صورت خودکار اجرا نمایند. رباتهای اجرای فرایند با فراخوانی و تبادل اطلاعات و دادهها از سیستمهای متصل، فرایندهای گوناگونی را مانند تایید و پرداخت صورتحساب، توزیع درخواستها در اتوماسیون، توزیع هوشمند تیکتهای پشتیبانی و… را به صورت خودکار انجام دهند.
رباتهای اجرای فرایند، نقش اساسی در تسهیل و خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای اداری و اتوماسیون آنها ایفا میکند؛ هدف اصلی این ربات های RPA، انجام خودکار فرایندها و به حداقل رساندن دخالت نیروی انسانی در فرایندها است.
ربات های تحلیل داده (Data Analytics Bots)
این رباتها برای استخراج، تحلیل و گزارشگیری دادهها استفاده میشوند. آنها قادرند دادههای مختلف را از منابع مختلف جمعآوری کرده و آنها را تجزیه و تحلیل کنند، تا الگوها و روندهای مهم را شناسایی نمایند؛ مثلاً میتوانند دادههای فروش را از سیستمهای مختلف جمعآوری کرده و گزارشهای تجاری خودکار تولید کنند.
مواردی که بررسی کردیم، فقط نمونهای از انواع رباتهای اتوماسیون فرایند رباتیک است و هر کدام میتوانند بر اساس نیازهای سازمانی به شکل سفارشی تعریف و پیکربندی شوند. هدف اصلی اتوماسیون فرایند رباتیک، بهبود کارایی، دقت، صرفهجویی در زمان و هزینه و کاهش خطاها در فرایندهای سازمانی است.
تفاوت اتوماسیون اداری و ERP : کدام انتخاب بهتری است؟
اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چگونه کار می کند؟
برای پیادهسازی اتوماسیون فرایند رباتیک در سازمانها و خودکارسازی فعالیتها و فرایندها، رباتهای RPA باید مراحل مختلفی را قبل از خودکارسازی فرایندها طی نمایند؛ مراحل مختلفی که باتهای اتوماسیون فرایند رباتیک برای تعامل با سیستمها و خودکارسازی فرایندها طی میکنند، عبارتاند از:
تهیه و تجزیه و تحلیل فرایند
در ابتدا فرایندهای قابل اتوماسیون شناسایی و تجزیه و تحلیل میشوند و انواع مراحل مختلف آن، فعالیتهای صورت گرفته در هر مرحله و ترتیب آنها به صورت کامل مورد بررسی قرار میگیرند.
تنظیم و ضبط فعالیت ها
در این مرحله تنظیمات باتهای اتوماسیون فرایند رباتیک صورت میگیرد؛ باتهای RPA به گونهای تنظیم میشوند که فعالیتها و فرایندهای اداری را به درستی و بدون خطا انجام دهند. به عنوان مثال به عنوان مثال، نحوه ورود به سیستمها، نحوه فراخوانی و بازیابی دادهها، تصمیمگیری در فرایندها، نحوه تکمیل فرمها و مواردی از این قبیل، در این مرحله در باتهای RPA تعیین و تنظیم میشوند.
اجرای فرایندها
پس از اعمال تنظیمات لازم، در این مرحله ربات RPA تمام فرایند را از ابتدا تا انتها انجام میدهد؛ مراحلی مانند ورود به سیستم، خواندن و نوشتن دادهها و اطلاعات، انجام محاسبات مورد نیاز، انجام فعالیتهای لازم و… . شایان ذکر است که رباتهای RPA توانایی اتصال به سایر سیستمها را دارند و میتوانند با استفاده از راههای مختلف – مانند رابطهای برنامهنویسی کاربردی (API)، وب سرویسها، ارتباطهای ساختاری مانند XML یا JSON و… – به انواع سیستمهای سازمانی و اداری متصل شوند و با آنها تعامل داشته باشند.
بازبینی و بهینه سازی
پس از اتمام فرایند توسط رباتهای اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA، نتایج عملکرد آنها مورد بررسی قرار میگیرد و صحت اجرای فرایندها ارزیابی میشود؛ در مرحله خروجی باتها با خروجی مورد انتظار مقایسه میگردد و همچنین عملکرد ربات در زمان اجرای فرایند نیز بررسی میشود و در نهایت مشکلات و خطاهای شناسایی شده، بر طرف میگردند.
مدیریت و پشتیبانی
آخرین مرحله پیادهسازی رباتهای اتوماسیون فرایند رباتیک و اجرای فرایندها به کمک آنها، مدیریت و پشتیبانی از باتهای RPA است؛ رباتهای RPA باید بهطور مداوم مورد نظارت و مانیتورینگ قرار بگیرند تا در صورت مشاهده هرگونه نقص عملکردی، خطا و ایراد، به سرعت اصلاحات لازم انجام شود. در این مرحله علاوه بر مانیتورینگ، باتها باید متناسب با تغییرات سیستمها و فرایندها و همچنین بهینهسازیهای صورت گرفته، بروزرسانی شوند.
فرق اتوماسیون اداری و CRM چیست؟ کدام را تهیه کنیم؟
مزایای استفاده از RPA چیست؟
سیستم اتوماسیون فرایند رباتیک با در اختیار داشتن انواع مختلف رباتهای نرمافزاری، فناوریها و قابلیتها، امکان خودکارسازی طیف گستردهای از فرایندها را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند و این امر مزایای مختلفی را برای سازمانها به همراه میآورد؛ برخی از مزایای اتوماسیون فرایند رباتیک عبارتاند از:
مزایای استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک
افزایش بهره وری
اتوماسیون فرایند رباتیک با خودکارسازی فرایندهای تکراری و زمانبر و حذف فرایندهای دستی، در زمان و انرژی کارمندان برای انجام این فرایندها صرفهجویی میکند و اعضای سازمان میتوانند بر روی وظایف مهمتر و استراتژیکتر تمرکز داشته باشند.
افزایش دقت و کیفیت فرایندها
رباتهای RPA بر خلاف انسانها، بدون تاثیر از عوامل خارجی، وظایف خود را دقیقا مطابق آنچه برای آنها تعریف شده انجام میدهند؛ این رباتها بدون اشتباهی تمامی الگوها و مراحل فرایندها را به طور دقیق طی میکنند و مانع بروز خطا در هر کدام از مراحل فرایند میشوند. اجرای فرایندها به کمک باتهای اتوماسیون فرایند رباتیک موجب کاهش خطاهای انسانی، افزیش دقت فرایندها و در نهایت افزایش کیفیت فرایندها میگردند.
افزایش سرعت اجرای فرایندها
پردازش سریع دادهها، انتقال دادها و اطلاعات با سرعت بالا، یکپارچگی با سایر سیستمها و پردازش خودکار فرایندها توسط اتوماسیون فرایند رباتیک، افزایش سرعت اجرای فرایندها و صرفهجویی در زمان و هزینههای اجرای فرایندها میگردد.
یکپارچگی سیستم ها
اتوماسیون فرایند رباتیک امکان اتصال به سایر سامانههای سازمان و دریافت/انتقال اطلاعات به آنها را دارد؛ این قابلیت به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا سیستمهای نرمافزاری خود را یکپارچه نمایند و در یک بستر متمرکز و یکپارچه، به مدیریت اطلاعات و فرایندها بپردازند.
افزایش شفافیت فرایندها
رباتهای RPA بدون انحراف از مسیر تعیین شده برای فرایندها، آنها را دقیقا بر اساس مراحلی که تعریف شده، به صورت خودکار یا به کمک انسان اجرا میکنند؛ اجرای دقیق فرایندها و همچنین امکان مانیتورینگ باتها و فعالیتهای آنها، افزایش شفافیت فرایندها و در نتیجه افزایش شفافیت سازمانی را به همراه دارد.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
اتوماسیون فرایند رباتیک چه کاربردهایی دارد؟
نرم افزار اتوماسیون فرایند رباتیک با توجه به قابلیتها و مزایایی که دارد، در حوزهها و صنایع مختلفی کاربرد دارد؛ در ادامه با برخی از کاربردهای اتوماسیون فرایند رباتیک RPA آشنا خواهیم شد:
برخی از کاربردهای اتوماسیون فرایند رباتیک
پردازش معاملات مالی
پردازش و دستهبندی فاکتورها، ثبت ساختاریافته دادههای مالی، انتقال و گردش اطلاعات و دادهها بین سیستمهای مالی و… برخی از کاربردهای اتوماسیون فرایند رباتیک در حوزه پردازش معاملات مالی است.
مدیریت منابع انسانی
سازمانها و کسب و کارها میتوانند در فعالیتهایی مانند پردازش فرمهای استخدام، مدیریت حضور و غیاب اعضای سازمان، پردازش و محاسبه حقوق و مزایا و بسیاری دیگر از فرایندهای منابع انسانی از سیستم اتوماسیون فرایند رباتیک کمک بگیرند و این فرایندها و فعالیتها را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان انجام دهند.
خدمات مشتریان و پشتیبانی
رباتهای RPA میتوانند حتی در بخش خدمات مشتریان و پشتیبانی از آنها نیز کاربرد داشته باشند؛ فرایندهایی مانند پاسخگویی خودکار به سوالات مشتریان از طریق پیامک، ایمیل و چتباتها، پردازش درخواستها و تیکتهای مشتریان، توزیع تیکتها به بخشها و افراد مربوطه و… توسط اتوماسیون فرایند رباتیک قابل خودکارسازی و تسهیل هستند.
فرایندهای تولید و عملیات
سازمانها و کسب و کارها فعالیتها و فرایندهایی مانند پردازش دادههای سنسورها، کنترل کیفیت، بررسی موجودیها، تنظیم و راهاندازی ماشینآلات، پردازش دادههای لاگها، تهیه گزارش آمار تولید و… را میتوانند با استفاده از RPA به صورت خودکار انجام دهند.
فرایندهای تجاری و مدیریتی
پردازش سفارشات، مدیریت زنجیره تامین، پردازش قراردادها، مدیریت روند پروژه، جمعآوری دادهها و تجزیه و تحلیل آنها، تهیه گزارشات مدیریتی و بسیاری از فعالیتها و فرایندهای دیگر را میتوان با استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام داد.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
نرم افزار اتوماسیون فرایند رباتیک با استفاده از رباتهای نرمافزاری و همچنین قابلیتها و فناوریهایی که دارد، به خودکارسازی و تسهیل فرایندها و فعالیتهای سازمانها و کسب و کارها میپردازد؛ استفاده از RPA مزایای مختلفی به همراه دارد، اما برای استفاده از نهایت پتانسیل آن، ابتدا باید فرایندهای سازمانی به دقت شناسایی شوند و مورد بهینهسازی قرار بگیرند، تا رباتهای RPA بتوانند با سرعت و دقتی بالا، فرایندها را به صورت خودکار و بدون هیچ خطایی اجرا نمایند.
سوالات متداول
نرمافزار اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) در حوزههای مالی، منابع انسانی، مدیریت مشتریان، زنجیره تأمین، بانکداری، تولید و خدمات مشتریان و... کاربرد دارد.
