سامانه اتوماسیون اداری از بخشها، زیرسیستمها و فناوریهای مختلفی تشکیل شده و هدف آن استفاده از فناوریها و ابزارهای الکترونیکی و سختافزاری، جهت تسهیل و خودکارسازی فرایندهای اداری است؛ نرم افزار اتوماسیون اداری در تمامی سطوح سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد و فرایندهای متنوعی را در سازمانها و کسب و کارها، خودکارسازی میکند؛ در همین راستا پشتیبانی اتوماسیون اداری و کسب اطمینان از عملکرد صحیح این سامانه، امری مهم و حیاتی برای تداوم استفاده از اتوماسیون و تضمین صحت عملکرد آن محسوب میشود.
شرکتهای ارائه دهنده اتوماسیون اداری با توجه به خط مشیها و چارچوبهایی که دارند، خدمات مختلفی را در قالب پشتیبانی اتوماسیون اداری ارائه میکنند؛ در این مقاله قصد داریم تا به بررسی برخی از خدمات عمومی و استاندارد پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری بپردازیم. برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با این خدمات، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
منظور از خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
خدمات پشتیبانی سیستم اتوماسیون مجموعهای از فعالیتها است، که در راستای حفظ و ارتقای عملکرد سیستم اتوماسیون اداری و بهبود فرایندهای اداری و کمک به سازمانها و کسب و کارها در استفاده بهینه از اتوماسیون اداری ارائه میشوند؛ این خدمات در سطوح مختلفی ارائه گردند و تنوع بسیار بالایی دارند. شرکتهای ارائه دهنده اتوماسیون اداری، با ارائه خدمات پشتیبانی کاملتر و متنوعتر موجب افزایش رضایت مشتریان – یعنی سازمانها و اعضای آنها – میگردند.
چرا داشتن خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری برای سازمان ها مهم است؟
دریافت خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا با استفاده از این خدمات، سازمانها و کسب و کارها میتوانند اطمینان حاصل نمایند که عملکرد سامانه اتوماسیون آنها در بهترین حالت ممکن قرار دارد؛ برخی از دلایل اهمیت دریافت خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- حفظ عملکرد بهینه سیستم
- اطمینان از آموزش کامل کارکنان
- تامین امنیت و سلامت دادهها
- پاسخ سریع به مشکلات فنی
- بروز بودن نرم افزار اتوماسیون اداری
اهمیت خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری
1- حفظ عملکرد بهینه سیستم
سازمانها و کسب و کارها از نرمافزار اتوماسیون اداری برای تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای اداری در سطوح مختلف سازمانی استفاده میکنند، بنابراین حفظ عملکرد بهینه سیستم اتوماسیون و اطمینان از صحت فرایندها و فعالیتها از اهمیت بالایی برخوردار است. با استفاده از خدمات پشتیبانی مانند عیبیابی سیستم، تعمیر و رفع اشکالات فنی، بررسی عملکرد فرایندها و… سازمانها میتوانند از صحت عملکرد سیستم اتوماسیون اداری اطمینان حاصل کنند.
2- اطمینان از آموزش کامل کارکنان
سیستمهای اتوماسیون اداری از بخشها و زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شدهاند و قابلیتها و امکانات متنوعی را به کاربران ارائه میکنند؛ برای استفاده بهینه از اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها، اعضای سازمان باید با نحوه استفاده از قابلیتها و امکانات آن آشنا باشند. با ارائه آموزشهای لازم از سمت تیم پشتیبانی اتوماسیون اداری، کاربران علاوه بر یادگیری نحوه کار با اتوماسیون اداری، میتوانند سوالات، ایرادات و مشکلات خود را نیز با پشتیبانان در میان بگذارند و راهنماییها و آموزشهای لازم را دریافت نمایند.
آموزش صفر تا صد اتوماسیون اداری پایه (تصویری)
3- تامین امنیت و سلامت داده ها
دادهها و اطلاعات سازمانها و کسب و کارها یکی از مهمترین داراییهای آنها محسوب میشوند و از طرفی سیستمهای اتوماسیون اداری نیز برای عملکرد بهینه، به دادهها و اطلاعات صحیح و کاملی نیاز دارند؛ در همین راستا سازمانها و کسب و کارها باید از اطلاعات و دادههای خود بهطور ویژهای محافظت نمایند. تهیه نسخه پشتیبان از پایگاه داده و حفظ سلامت و تامین امنیت آنها، امری بسیار مهم و حیاتی است و خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری در این حوزه، میتواند تاثیر بسزایی در تامین و سلامت دادهها داشته باشد.
4- پاسخ سریع به مشکلات فنی
نرم افزار اتوماسیون اداری معماری و ساختار پیچیده و تخصصی دارد و رفع مشکلات فنی در آن امری تخصصی محسوب میشود و به شناخت بالایی از سیستم اتوماسیون، بخشهای مختلف آن و نحوه عملکرد آنها نیاز دارد؛ تیم پشتیبانی اتوماسیون اداری با دانش و شناخت بالایی که نسبت به اتوماسیون اداری دارند، بهترین افراد برای شناسایی سریع مشکلات فنی و ارائه راهکار برای آنها هستند. پاسخ سریع به مشکلات فنی مانع از دست رفتن زمان و سرمایه سازمانها و کسب و کارها میگردد.
5- بروز بودن نرم افزار اتوماسیون اداری
هر روزه فناوریها و قابلیتهای جدیدی به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه میشود و مشکلات و باگها موجود در نسخههای قبلی آنها، بر طرف میگردد؛ سازمانها و کسب و کارها در راستای همگام شدن با فناوریها و تکنولوژیهای روز در مدیریت فرایندها و فعالیتهای اداری، باید از بروزترین نسخه اتوماسیون اداری استفاده نمایند. پشتیبانهای اتوماسیون اداری به سازمانها کمک میکنند تا مشکلی نیز در فرایند بروزرسانی سیستم اتوماسیون اداری به وجود نیاید و همیشه اتوماسیون اداری بروز و آپدیتی داشته باشند.
حال که با اهمیت دریافت خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده که با انواع این خدمات آشنا شویم.
خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری شامل چه مواردی می شوند؟
همانطور که در ابتدا اشاره کردیم، این خدمات طیف گستردهای دارند و شامل انواع مختلفی از فعالیتها هستند؛ در این بخش از مقاله قصد داریم تا برخی از اصلیترین خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری را باهم بررسی کنیم:
- نصب و پیکربندی اتوماسیون اداری
- آموزش و آمادهسازی کاربران
- پشتیبانی فنی
- انتقال و کانورت دادهها
- ارتقاء و بروزرسانی سیستمها
- مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد اتوماسیون
- پشتیبانی آنلاین و ارائه خدمات به صورت غیرحضوری
انواع خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری
1- نصب و پیکربندی اتوماسیون اداری
خدمات نصب و پیکربندی اتوماسیون اداری شامل نصب اتوماسیون اداری بر روی سرورهای سازمان، انجام تنظیمات اولیه اتوماسیون اداری، پیکربندی سیستمها، اتصال اتوماسیون اداری به سایر سامانههای سازمان، مدیریت پایگاه داده، کانورت اطلاعات و دادهها از دیتابیس قدیمی به دیتابیس جدید و… است.
2- آموزش و آماده سازی کاربران
برای استفاده بهینه از اتوماسیون اداری، کاربران باید با قابلیتها و امکانات آن آشنا شوند؛ خدمات آموزشی در بخش پشتیبانی اتوماسیون اداری در سطوح مختلفی صورت میگیرد و کاربران سازمان با توجه به سمت، نوع استفاده و دسترسیهایی که دارند، آموزشهای مختلفی دریافت میکنند. خدمات آموزش و آمادهسازی کاربران شامل برگزاری جلسات آموزشی حضوری و آنلاین، ارائه ویدیوها و منابع آموزشی و پاسخ به مشکلات، ایرادات و ابهامات کاربران است.
3- پشتیبانی فنی
پپشتیبانی فنی یکی از مهمترین انواع خدمات پشتیبانی سیستم اتوماسیون اداری محسوب میشود؛ این خدمات شامل تشخیص مشکلات و ایرادات سختافزاری، عیبیابی نرمافزاری، نظارت و مانیتورینگ عملکرد فرایندها، ارائه راهنماییهای فنی به کاربران و راهبران اتوماسیون و همچنین بروزرسانی سیستم اتوماسیون اداری است.
4- انتقال و کانورت داده ها
یکی دیگر از انواع خدمات پشتیبانی، انتقال و کانورت دادهها و اطلاعات از سیستمها و پایگاه داده قدیمی، به اتوماسیون اداری و دیتابیس جدید آن است؛ فرایند انتقال و تبدیل دادهها، فرایندی حیاتی و پیچیده محسوب میگردد و قبل از شروع این فرایند، باید ارزیابیهای دقیقی بر روی دادهها و اطلاعات قدیمی و روش انتقال و کانورت آنها به دیتابیس جدید صورت بگیرد. تیم پشتیبانی اتوماسیون اداری، با بررسی دادهها و اطلاعات قدیمی، امکان کانورت آنها و همچنین بهترین، سریعترین و امنترین راه برای اجرای این فرایند را ارزیابی کرده و پس از اخذ تاییدات لازم، دادهها و اطلاعات را از سیستمهای قدیمی به اتوماسیون اداری منتقل مینمایند.
صفر تا صد پیاده سازی اتوماسیون اداری
5- ارتقاء و بروزرسانی سیستم ها
ارائه خدمات بهبود و بهینهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری، شامل اضافه کردن ویژگیهای جدید، بهروزرسانی نرمافزار و سختافزار، بهینهسازی عملکرد و افزایش امنیت سیستم و… یکی دیگر از انواع خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری محسوب میشوند.
6- مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد اتوماسیون
مانیتورینگ و نظارت بر اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن به منظور اطمینان حاصل کردن از عملکرد صحیح و بهینه آنها، تشخیص مشکلات و اقدامات پیشگیرانه، بهینهسازی عملکرد اتوماسیون اداری و… جزو خدماتی هستند که توسط پشتیبانهای اتوماسیون اداری ارائه میگردند.
7- پشتیبانی آنلاین و ارائه خدمات به صورت غیرحضوری
خدمات پشتیبانی و مدیریت آنلاین یا برخط در اتوماسیون اداری به مجموعهای از خدمات و امکانات اشاره دارد که از طریق اینترنت و به صورت آنلاین یا تلفنی برای کاربران فراهم میشود. این نوع پشتیبانی را میتوان به طور کامل یا جزئی ارائه کرد و در زمینههای مختلفی مانند نصب و پیکربندی، آموزش، رفع اشکال و بهبود سیستمها، راهنمایی کاربران، رسیدگی به تیکتها و… مورد استفاده قرار میگیرد.
خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد بیشتری هستند و در این مقاله تنها برخی از مهمترین آنها بررسی شدند؛ برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون اتوماسیون اداری و خدمات پشتیبانی آن، کافیست از طریق لینک زیر، درخواست مشاوره رایگان و مشاهده نسخه دموی آنلاین رایگان را ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار کنند و پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشند:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری از اهمیت بسیاری برخوردارند و به شرکتها و سازمانها کمک میکنند تا فعالیتهای اداری خود را بهبود بخشند و بهرهوری را افزایش دهند. با ارائه خدمات نصب و راهاندازی، آموزش، پشتیبانی فنی، مدیریت پایگاه داده، بهروزرسانی و ارتقاء، مانیتورینگ و عیبیابی، امنیت و حفاظت، تعمیر و نگهداری، مشاوره و بهینهسازی، و انتقال داده و مهاجرت، این خدمات میتوانند به شرکتها کمک کنند تا فرآیندهای اداری خود را بهبود بخشند، زمان و هزینههای بیشتری را صرفهجویی کنند و به کارکنان امکان دسترسی آسان به اطلاعات را فراهم کنند.
همچنین، تضمین امنیت دادهها و حفاظت از آنها، یکی از اصلیترین نیازهای سازمانها است؛ با استفاده از خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری، سازمانها قادر خواهند بود به شکلی مؤثر، سازماندهی شده و کارآمدتر فعالیت کنند و به سرعت به نتایج مطلوب دست یابند.
سوالات متداول
برخلاف لایسنس اتوماسیون اداری که پس از خریداری به صورت مادالعمر به مشتری ارائه میگردد، خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری به صورت دورهای هستند و با اتمام دوره پشتیبانی، برای دریافت مجدد خدمات، سازمانها و کسب و کارها باید قرارداد پشتیبانی خود را تمدید نمایند؛ مادامی که مشتریان قرارداد پشتیبانی فعالی داشته باشند، شرکت ارائه دهنده اتوماسیون موظف به ارائه خدمات است.
شرکت فراگستر در راستای افزایش رضایت کاربران و مشتریان خود، علاوه بر قراردادهای پشتیبانی اتوماسیون اداری – که شامل خدمات متنوعی هستند – امکان دریافت خدمات پشتیبانی موردی را نیز فراهم کرده است، تا مشتریانی که تنها نیازمند خدمتی خاص هستند، بتوانند فقط با پرداخت هزینه خدمت مورد نظر، نیازهای خود را برطرف نمایند و در هزینههای پشتیبانی اتوماسیون اداری صرفهجویی کنند.
