اتوماسیون مالی یا اتوماسیون حسابداری در سازمانها و کسب و کارها، به مجموعهای از نرمافزارها و ابزارهای الکترونیکی برای تسهیل، خودکارسازی و مدیریت فرایندها و فعالیتهای مالی و حسابداری اشاره دارد؛ در این مفهوم، فرایندهای مختلفی در سیستم مالی سازمان، تسهیل و خودکارسازی میشوند. سیستمها و نرمافزارهای مالی مختلفی وجود دارند، که هر کدام از آنها، از کاربرد و جایگاه مشخصی در حوزه خودکارسازی فرایندهای مالی برخوردار هستند. یکی از این سیستمهایی که کاربردها و تاثیرات مختلفی در مکانیزاسیون و خودکارسازی فرایندها دارد، نرم افزار اتوماسیون اداری است. در ادامه با قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری و کاربردهای آن در خودکارسازی و اتوماسیون حسابداری و فرایندهای مالی باهم بررسی میکنیم.
فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چه کاربردی در فرایندهای مالی و حسابداری دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری سیستمی متشکل از بخشها و زیرسیستمهای متنوع است، که همگی با هدف مدیریت، تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای اداری توسعه یافتهاند و به صورت یکپارچه در کنار یکدیگر فعالیت میکنند. از دیگر نکات مهمی که اتوماسیون اداری را به ابزاری مناسب برای اتوماسیون مالی و حسابداری تبدیل میکند، امکان اتصال و یکپارچگی آن با سایر سیستمها و سامانههای سازمان، مانند نرمافزارها و سیستمهای مالی و حسابداری و فراخوانی و ارسال اطلاعات و دادهها، به این سیستمها است.
با ترکیب مواردی که بیان کردیم، شاهد کاربردهای مختلف اتوماسیون اداری در حوزه خودکارسازی فرایندهای مالی هستیم؛ برخی از کاربردهای اتوماسیون مالی و اداری عبارتاند از:
- طراحی و گردش الکترونیکی فرمهای مالی
- ثبت و گردش خودکار اسناد و مدارک مالی
- تعیین الگوی مسیر امضا و تاییدات
- مدیریت یکپارچه مستندات مالی
- مدیریت سطوح دسترسی کاربران به فرمها و فرایندهای مالی
- پردازش و گزارشگیری خودکار اطلاعات و دادهها
- یکپارچگی بین سامانههای سازمانی
طراحی و گردش الکترونیکی فرم های مالی
یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری، نرم افزار فرم ساز است. با استفاده از این ابزار، سازمانها و کسب و کارها میتوانند با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی، انواع مختلفی از فرمهای مالی و حسابداری را با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی طراحی نمایند و به 2 صورت در سازمان به گردش بیاندازند؛ روش اول استفاده از فرمها در قالب بدنه نامه و گردش آنها در سازمان است و روش دوم، پیادهسازی فرمها در قالب “فرم الکترونیکی” – مانند Google Forms – و جمعآوری دادهها و اطلاعات به صورت تجمیعی و متمرکز است.
ثبت و گردش خودکار اسناد و مدارک مالی
خودکارسازی فرایندهای مالی یکی از پایههای اصلی اتوماسیون حسابداری است؛ برای مکانیزاسیون فرایندهای مالی و حسابداری، سازمانها به ابزاری تخصصی برای طراحی و مدلسازی فرایندها نیاز دارند. یکی دیگر از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ با استفاده از این ابزار تخصصی، سازمانها و کسب و کارها میتوانند انواع مختلفی از فرایندهای مالی – مانند ثبت و گردش فاکتورهای فروش، تهیه گزارشهای فروش، ارجاع خودکار سفارشات به واحد انبار و ارسال، بایگانی خودکار اسناد و مدارک مالی و حسابداری و… – را طراحی و مدلسازی نمایند و در نهایت به صورت خودکار و تسهیل شده در سازمان اجرا کنند.
تعیین الگوی مسیر امضا و تاییدات
بسیاری از مکاتبات و مستندات در حوزه مالی – مانند گزارشها، درخواستها، فاکتورهای مالی، فرمها و دیگر مدارک – علاوه بر گردش در سازمان، نیازمند اخذ تاییدات و امضاهای لازم نیز هستند. با استفاده از اتوماسیون اداری سازمانها و کسب و کارها میتوانند برای نامهها، اسناد و مکاتبات خود، الگوی مسیر امضا و اخذ تاییدات تعریف نمایند؛ با استفاده از این قابلیت، مکاتبات و مستندات مطابق مسیر و سلسله مراتب تعیین شده برای آنها در سازمان به گردش در میآیند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت میکنند.
مدیریت یکپارچه مستندات مالی
یکی دیگر از کاربردهای نرمافزار اتوماسیون اداری در حوزه مکانیزاسیون و اتوماسیون حسابداری در سازمانها، مدیریت یکپارچه و متمرکز مستندات است؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات DMS، سازمانها میتوانند فرایندهای ثبت، دستهبندی، بایگانی، بازیابی و حتی انقضای اسناد مالی را به صورت الکترونیکی و در بستر اتوماسیون اداری مدیریت و تسهیل نمایند؛ همچنین امکان مدیریت سطوح دسترسی کاربران به مستندات نیز به کمک اتوماسیون اداری فراهم شده است.
3 روش بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری
مدیریت سطوح دسترسی کاربران به فرم ها و فرایندهای مالی
علاوه بر امکان مدیریت سطوح دسترسی کاربران به اسناد و مدارک مالی، سازمانها میتوانند به کمک اتوماسیون مالی و اداری، دسترسی کاربران به فرمها و فرایندهای تعریف شده در سازمان را نیز مدیریت کنند. مدیریت دسترسی کاربران به فرمها و فرایندها بر اساس واحد سازمانی، سمت و یا گروهی از افراد صورت میگیرد.
پردازش و گزارش گیری خودکار اطلاعات و داده ها
زیرسیستم گزارش ساز در اتوماسیون اداری با استفاده از دادههای ساختاریافته ثبت شده به کمک فرمها و همچنین فراخوانی دادهها و اطلاعات ساختاریافته و دستهبندی شده از سایر سامانههای متصل به اتوماسیون اداری، انواع مختلفی از گزارشهای آماری را به صورت خودکار برای سازمانها و کسب و کارها تهیه میکند؛ زیرسیستم گزارش ساز به سازمانها و کسب و کارها اجازه میدهد تا کاربران در کمترین زمان ممکن بتوانند گزارشهای متنوعی را به صورت الکترونیکی و خودکار تهیه نمایند.
یکپارچگی بین سامانه های سازمانی
یکی دیگر از کاربردهای مهم نرم افزار اتوماسیون اداری در حوزه اتوماسیون مالی، ایجاد یکپارچگی بین سامانههای سازمان است؛ به عنوان مثال – در صورتی که سامانههای سازمان از API پشتیبانی نمایند – سازمانها و کسب و کارها میتوانند سیستمهای فروش، مالی و انبارداری را به اتوماسیون اداری متصل نمایند و از طریق آن، مکاتبات و اطلاعات و دادهها را بین این سامانهها در گردش بیاندازند.
مثلا سفارش فروش از طریق سیستم فروش ثبت میگردد، رسید پرداخت به کمک اتوماسیون اداری به نرم افزار مالی هدایت میشود و سفارش ثبتشده نیز از طریق اتوماسیون اداری به سامانه انبارداری ارجاع میگردد، تا در نهایت سفارش مشتریان برای آنها ارسال شود. این یکپارچگی بین سامانههای سازمان موجب کاهش زمان فرایندها، افزایش سرعت آنها و نتیجه بهبود عملکرد سازمان میگردد.
اتوماسیون مالی چه تاثیری بر روی فرایندهای مالی و حسابداری می گذارد؟
همانطور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری کاربردهای مختلفی در خودکارسازی و تسهیل فرایندهای مالی و حسابداری دارد و تاثیرات مختلفی بر روی فرایندهای مالی میگذارد؛ برخی از تاثیرات اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون مالی بر فرایندها و فعالیتهای حسابداری و مالی عبارتاند از:
- افزایش دقت و سرعت فرایندها
- تسهیل و بهینهسازی فرایندها
- کاهش هزینههای اجرای فرایندها
- مدیریت دقیق سطوح دسترسی
- افزایش چابکی و انعطافپذیری سازمان
- بهبود ارتباطات و تعاملات درون سازمانی
افزایش دقت و سرعت فرایندها
اولین تاثیر پیادهسازی سیستم اتوماسیون اداری و استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS، افزایش سرعت فرایندها و همچنین دقت آنها است؛ زیرسیستم BPMS به سازمانها کمک میکند که فرایندهای مختلف را مدلسازی و خودکارسازی نمایند، تا فرایندها در کمترین زمان ممکن، دقیقا مسیری که برای آنها تعریف شده را بدون هیچ خطایی طی کنند. علاوه بر افزایش سرعت و دقت، خودکارسازی فرایندها با BPMS موجب افزایش شفافیت سازمانی، کاهش سوتفاهمها، صرفهجویی در زمان و… میگردد.
تسهیل و بهینه سازی فرایندها
اتوماسیون مالی و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای حسابداری به کمک BPMS، موجب تسهیل فرایندها و همچنین بهینهسازی آنها میگردد؛ زیرا هنگامی که سازمانها و کسب و کارها فرایندهای مالی و حسابداری خود را به کمک BPMS مدلسازی مینمایند، میتوانند گلوگاهها و مراحل اضافی آن را شناسایی کنند و با حذف این مراحل اضافی، موجب بهینهسازی، تسهیل و افزایش سرعت فرایندها گردند.
کاهش هزینه های اجرای فرایندها
حذف فرایندهای دستی، حذف اسناد و مکاتبات کاغذی، حذف مراحل اضافی فرایندها و خودکارسازی آنها، موجب کاهش هزینههای سازمان و افزایش سود و بهرهوری آنها میگردد؛ زیرا علاوه بر اینکه فرایندها با سرعت و دقت بیشتری انجام میشوند، نیاز به دخالت انسان در فرایندها کاهش مییابد و سازمانها و کسب و کارها میتوانند از نیروی منابع انسانی خود در فرایندها و فعالیتهای مهمتر و ارزشمندتر استفاده کنند.
مدیریت دقیق سطوح دسترسی
یکی دیگر از تاثیرات پیاده سازی اتوماسیون مالی، امکان مدیریت دقیق سطوح دسترسی کاربران، به فرمها، فرایندها، مستندات و همچنین مکاتبات است؛ با استفاده از این سامانه، سازمانها و کسب و کارها میتوانند بر اساس واحد سازمانی، سمتها، گروه افراد و حتی به صورت شخصی و تکی، دسترسی افراد به فرمها، فرایندها و دیگر اطلاعات و دادهها را مدیریت نمایند.
افزایش چابکی و انعطاف پذیری سازمان
به کمک زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS، سازمانها میتوانند با تغییر شرایط و در صورت نیاز، به راحتی فرایندهای خود را اصلاح نمایند و آنها را مطابق استراتژیها و سیاستهای جدید تغییر دهند؛ این امر موجب افزایش چابکی و همچنین بهبود انعطافپذیری سازمانها و کسب و کارها میگردد.
بهبود ارتباطات و تعاملات درون سازمانی
اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای مدیریت مکاتبات، اطلاعات و فرایندها، تاثیر بسزایی بر روی بهبود ارتباطات و تعاملات درون سازمانی ایفا میکند؛ با مشخص بودن فرایندها در اتوماسیون مالی و همچنین قابلیتهایی مانند مکاتبات سلسله مراتبی، مدیریت سطح دسترسی، مشخص بودن وظایف افراد در فرایندها و…، موجب جلوگیری از سوتفاهمها و همچنین افزایش شفافیت و بهبود ارتباطات درون سازمانی میگردد.
اهمیت و نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟
اتوماسیون اداری فراگستر چه راهکارهایی برای اتوماسیون مالی و حسابداری دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستمها و ابزارهای متنوع، راهکارهای مختلفی برای اتوماسیون مالی و خودکارسازی فرایندهای آن ارائه میکند؛ برخی از زیرسیستمها و ابزارهایی که اتوماسیون فراگستر در اختیار سازمانها میگذارد، عبارتاند از:
- کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
- دبیرخانه متمرکز و تخصصی
- مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
- مدیریت مستندات و آرشیو الکترونیکی اسناد
- یکپارچگی با سایر سیستمها از طریق API
- مدیریت ساختار چندسازمانی یا هلدینگی
- مدیریت فکس، ایمیل و ECE و…
- و…
به منظور آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و قابلیتها و نقش آن در اتوماسیون مالی و حسابداری در سازمانها و کسب و کارها، کافیست فرم زیر را تکمیل کنید، تا همکاران ما با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان و پاسخگویی به سوالات شما، نسخه دموی آنلاین رایگان این سامانه را نیز، به شما نمایش دهند:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله با مفهوم اتوماسیون مالی و حسابداری و نقش اتوماسیون اداری در تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای مالی در سازمانها و کسب و کارها پرداختیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم، تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی شما باشیم.
سوالات متداول
بله، با استفاده از زیرسیستم فرم ساز، می توانید انواع مختلفی از فرم های ساده و پیچیده مالی و حسابداری را طراحی نمایید و به کمک اتوماسیون اداری در سازمان به گردش بیاندازید و یا اطلاعات و داده های مختلف را به صورت تجمیعی و ساختاریافته، جمع آوری نمایید.
خودکارسازی فرایندها، حذف فرایندهای دستی، یکپارچگی سازمانی و سهولت در فراخوانی و ارسال اطلاعات و دادهها، یکپارچگی در سیستم مکاتباتی و... همگی مزایایی هستند که اتوماسیون مالی و اداری برای سازمانها و کارکنان به همراه دارد و موجب افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد کارکنان در سازمان میگردند.
