گردش مکاتبات اداری چیست و چه مراحلی دارد؟

همان‌طور که در پیش‌تر اشاره کردیم، فرایند گردش مکاتبات اداری در سازمان از مراحل مختلفی تشکیل شده است؛ مراحل گردش مکاتبات اداری در هر سازمان متناسب با خط مشی‌ها و قوانینی که دارد، ممکن است متفاوت باشد، اما به طور کلی مراحل این فرایند عبارت‌اند از:

• ایجاد/دریافت نامه
• ثبت نامه
• تایید نامه
• ارجاع نامه
• پاسخ به نامه
• ثبت و ذخیره
• ارسال نامه
• پیگیری مکاتبات

1- ایجاد/دریافت نامه

اولین مرحله گردش مکاتبات اداری، ایجاد یا دریافت نامه است. سازمان‌ها و کسب و کارها برای دریافت مکاتبات ورودی – نامه‌های وارده – راه‌های ارتباطی مختلفی مانند نامه فیزیکی، ایمیل، فکس و ECE (در صورت استفاده از اتوماسیون اداری) دارند؛ برای ایجاد نامه نیز، بسته به نوع نامه، اعضای سازمان می‌توانند از سربرگ‌ها و قالب‌های نامه مختلفی استفاده نمایند.

2- ثبت نامه

هر نامه‌ای که در سازمان ایجاد می‌گردد و یا به آن وارد می‌شود، باید ثبت گردد؛ برای ثبت نامه، اطلاعاتی مانند فرستنده، گیرنده، تاریخ ارسال، تاریخ دریافت، شماره نامه و… جمع‌آوری شده و به صورت ساختار یافته در سازمان ثبت می‌گردند.

3- تایید نامه

در بسیاری از موارد، گردش نامه‌ها و مکاتبات در سازمان و گذر از مرحله‌ای به مرحله بعد، نیازمند دریافت تایید و یا امضا است، مانند بسیاری از درخواست‌ها، قرارداد‌ها، صورت‌جلسات، فرم‌ها، دستورات سازمانی و… ؛ در همین راستا، یکی دیگر از مراحل فرایند گردش مکاتبات اداری، امضا یا تایید نامه است.

4- ارجاع نامه

در این مرحله، شخصی نامه یا سندی را پس از مشاهده و انجام فعالیت‌های مربوطه، برای فرد دیگری ارسال می‌کند و این عمل ارجاع نام دارد؛ ارجاع نامه یکی از مراحل و فعالیت‌های پراستفاده در گردش مکاتبات اداری محسوب می‌گردد و می‌تواند همراه خود دارای متن، پیوست و یا تایید و امضا باشد.

5- پاسخ به نامه

پاسخ به نامه، با ارجاع نامه تفاوت دارد؛ در پاسخ با نامه، افراد نامه دیگری در پاسخ به نامه دریافت شده ارسال می‌نمایند و با ارجاع نامه که ارسال نامه دریافت شده به فرد دیگر بود، متفاوت است. پاسخ نامه شامل مواردی مانند توضیحات، درخواست‌ها، تصمیمات یا هر نوع پاسخ مناسب دیگری می‌باشد.

6- ثبت و ذخیره

پس از مرحله پاسخ به نامه، نامه و پاسخ مربوطه و همچنین ارجاعات در سازمان ثبت و ذخیره می‌شوند؛ ذخیره‌سازی و نگهداری از مکاتبات می‌تواند در سطح کوچک مانند بایگانی شخصی و یا در سطوح بالاتر مانند آرشیو و بایگانی سازمانی و اداری صورت بگیرد.

7- ارسال نامه

ارسال نامه یکی دیگر از مراحل گردش مکاتبات اداری در سازمان است؛ ارسال نامه می‌تواند از روش‌های مختلفی مانند، ارسال نامه فیزیکی، فکس، ایمیل، اتوماسیون اداری و… صورت بگیرد.

8- پیگیری مکاتبات

با استفاده از فرایند گردش مکاتبات اداری در سازمان یا کسب و کار، امکان پیگیری مکاتبات برای افراد فراهم می‌گردد؛ در این مرحله افراد می‌توانند وضعیت مکاتبات، مسیر جریان آن‌ها در سازمان و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی مکاتبات را مشاهده کنند و آگاهی کاملی از گردش مکاتبات خود در سازمان به دست بیاورند.

مراحلی که با هم مطالعه کردیم، مراحل عمومی و متداول گردش مکاتبات اداری در سازمان یا کسب و کار بود؛ بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها به جای انجام دستی فرایند گردش مکاتبات اداری و مراحل آن، از نرم افزارهای کامپیوتری و سامانه‌های اتوماسیون اداری برای تسهیل و خودکارسازی فرایند مکاتبات اداری استفاده می‌کنند.

بهترین ابزار برای گردش مکاتبات اداری در سازمان

ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت و گردش مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها وجود دارد، که هر کدام مزایا و معایب خود را دارند؛ اما کامل‌ترین ابزاری که برای مدیریت و گردش مکاتبات اداری می‌توانیم معرفی کنیم، سیستم اتوماسیون اداری است. سیستم اتوماسیون اداری از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده، که هر کدام قابلیت‌های مختص به خود را دارند و همگی به صورت یکپارچه بر روی مدیریت و تسهیل فرایندهای اداری و سازمانی – مانند مدیریت ارتباطات، اطلاعات، مکاتبات و فرایندها – در سازمان متمرکز هستند.

مهم‌ترین مزیت اتوماسیون اداری برای انتخاب به عنوان بهترین ابزار برای گردش مکاتبات اداری، گستردگی آن در سازمان‌ها و کسب و کارها است؛ اتوماسیون اداری در تمامی سطوح سازمان – از کارمندان پایه تا مدیران عالی رتبه – پیاده‌سازی می‌گردد و اعضای سازمان می‌توانند تمامی مکاتبات و مستندات خود را در محیطی یکپارچه به صورت متمرکز، مدیریت نمایند و به گردش مکاتبات اداری در سازمان بپردازند.

همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده است، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• کارتابل الکترونیکی: مدیریت تمامی مکاتبات، فرم‌ها و درخواست‌های اداری، مدیریت ایمیل‌، فکس و ECE، استفاده از انواع قالب نامه، استفاده از فرم‌های سازمانی، ارجاع و پاسخ به نامه‌ها، ایجاد پیش‌نویس نامه، پیگیری و مشاهده مسیر ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی نامه و… از طریق کارتابل الکترونیکی اتوماسیون اداری.
• دبیرخانه: ثبت و شماره‌گذاری خودکار مکاتبات، مستندات و مرسولات، توزیع نامه‌ها و مرسولات در سازمان، مدیریت مکاتبات وارده و صادره، مدیریت مکاتبات خارج از سازمان و… .
• مدیریت مستندات: نگهداری از مستندات و نامه‌ها، دسته‌بندی و بایگانی مستندات، ایجاد چرخه حیات سند در سازمان، مدیریت دسترسی به مستندات، کارگروهی بر روی اسناد، تسهیل بازیابی و استفاده از مستندات و… .
• فرم ساز: طراحی انواع فرم‌های سازمانی و اداری به صورت الکترونیکی و به گردش انداختن آن‌ها در سازمان.
• مدیریت فرایندها: طراحی، مدلسازی و مدیریت انواع فرم‌ها و فرایندهای ساده و پیچیده و خودکارسازی آن‌ها به وسیله نرم افزار BPMS در بستر اتوماسیون اداری.
• و…