یکی از مشکلات و دغدغههایی که بسیاری از سازمانها هنگام استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دارند، مکاتبات برون سازمانی است؛ بسیاری از سامانههای اتوماسیون اداری امکان ارسال مکاتبات در قالب ایمیل را دارند، اما امنیت این روش، نسبت به پروتکلهای ارتباطی اتوماسیون اداری بسیار پایینتر است. در همین راستا، پروتکل ارتباطی به نام ECE شکل گرفت، که به کمک آن امکان ارسال و دریافت مکاتبات بین انواع سامانههای اتوماسیون اداری، فراهم شده است؛ اما پروتکل ECE چیست؟ چه مزایا و معایبی دارد؟ در ادامه این مقاله، به بررسی کامل پروتکل ECE، مزایا و معایب آن برای نامهنگاری و ارسال/دریافت مکاتبات میپردازیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
پروتکل ECE چیست؟
تبادل الکترونیکی مکاتبات یا Electronic Correspondence Exchange که به اختصار ECE نامیده میشود، نوعی پروتکل ارتباطی کاملا ایرانی و ملی است، که امکان ارسال/دریافت مکاتبات برون سازمانی بر بستر اتوماسیون اداری برای سازمانها و کسب و کارهای که از اتوماسیونهای متفاوتی استفاده مینمایند را فراهم میکند. تا قبل از توسعه پروتکل ECE، مکاتبات برون سازمانی بین سازمانها و کسب و کارهایی که از اتوماسیونهای اداری متفاوتی استفاده میکردند، از طریق نامههای فیزیکی، ایمیل و یا فکس صورت میگرفت، که به نسبت نرم افزار اتوماسیون اداری از امنیت کمتری برخوردار بودند و همچنین سرعت کمتری نیز داشتند.
در همین راستا، به منظور تسهیل فرایندهای نامهنگاری بین سازمانی و همچنین افزایش امنیت مکاتبات برون سازمانی، پروتکل ارتباطی تحت عنوان تبادل الکترونیکی مکاتبات یا همان ECE طراحی شد و توسعه یافت. در این پروتکل ارتباطی، ابتدا نامهها توسط سامانه اتوماسیون اداری مقصد به فایلهای XML تبدیل میشوند و از طریق فناوری ایمیل به سازمان مقصد ارسال میگردند؛ اتوماسیون اداری مقصد نیز فایل XML را شناسایی کرده و محتوا و اطلاعات بخشهای مختلف نامه را به ترتیب جایگذاری میکند و بدین ترتیب، نامه به صورت کاملا امن در سازمان یا کسب و کار مقصد ثبت میگردد و به گردش میافتد. این پروتکل ارتباطی زمانی که دو سازمان با سامانههای اتوماسیون اداری متفاوت قصد برقراری ارتباط و نامهنگاری به صورت الکترونیکی را دارند، مورد استفاده قرار میگیرد.
پروتکل ECE چه مزایایی دارد؟
همانطور که اشاره کردیم، پروتکل ECE راه ارتباطی امن و سریعی است، که امکان برقراری ارتباط و نامهنگاری برون سازمانی به صورت الکترونیکی در بستر اتوماسیون اداری را فراهم نموده و به کمک آن سازمانهایی که اتوماسیون اداری آها متفاوت است نیز میتوانند در بستر اتوماسیون اداری مکاتبات و نامهنگاریهای بین سازمانی خود را انجام دهند. حال این قابلیت چه مزایایی با خود به همراه دارد؟
برخی از مهمترین مزایای پروتکل ECE عبارتاند از:
- افزایش امنیت ارتباطات و مکاتبات بین سازمانی
- تسهیل ارتباطات بین سازمانی
- ایجاد ارتباط بین سامانههای اتوماسیون اداری
- پیادهسازی در سامانههای مختلف اتوماسیون اداری
- کاهش هزینههای مکاتبات بین سازمانی و افزایش سرعت آن
- عدم نیاز به ارسال مکاتبات از طریق پست
- و…
مزایای پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
پروتکل ECE در نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه کار می کند؟
برای استفاده از پروتکل ارتباطی ECE در سازمان، ابتدا باید سازمانهای گیرنده و فرستنده، آدرسهای ایمیل جداگانهای برای ارسال و دریافت مکاتبات در سامانههای اتوماسیون اداری خود تعریف کنند و سپس آنها را در اختیار یکدیگر قرار دهند؛ حال سازمانهای گیرنده و فرستنده – حتی در صورتی که از سامانههای اتوماسیون اداری متفاوتی استفاده کنند – میتوانند مکاتبات برون سازمانی خود را نیز در بستر امن اتوماسیون اداری انجام دهند. نحوه کار پروتکل ارتباطی ECE عبارت است از:
- تبدیل مکاتبات در قالب فایل XML و رمزگذاری آن
- ارسال محتوای رمزگذاری شده از طریق آدرسهای ایمیل تعریف شده
- دریافت محتوای رمزگذاری شده در اتوماسیون سازمان مقصد
- رمزگشایی فایل XML و تبدیل آن به فرمت و قالب نامه سازمان گیرنده
- گردش نامه در سازمان گیرنده
نحوه کار پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
پروتکل ارتباطی ECE بر بستر ارتباطی ایمیل اجرا میشود، اما همانطور که مشاهده کردید، نوع فایل ارسالی و رمزگذاری آن، موجب افزایش امنیت مکاتبات و همچنین تبدیل آسانتر قالب نامه به قالب نامه اداری میگردد؛ حال سوال دیگری که در این قسمت مطرح میگردد این است که چه اطلاعاتی از نامه توسط پروتکل ECE قابل ارسال و دریافت هستند؟
پروتکل ECE در اتوماسیون اداری چه اطلاعاتی را منتقل میکند؟
بهطور کلی هنگام ارسال نامه از طریق پروتکل ECE، تمامی اطلاعات، مشخصات و متعلقات نامه نیز رمزگذاری و ارسال میگردد؛ برخی از مهمترین اطلاعات نامه که توسط پروتکل ECE نیز منتقل میشوند عبارتاند از:
- موضوع نامه
- مشخصات فرستنده: شامل مشخصات شخص یا واحدی که نامه را ارسال یا تایید کرده است.
- مشخصات گیرنده: شامل شخص/اشخاص یا واحدی که باید نامه را دریافت نمایند.
- مشخصات گیرندگان رونوشت: همانند گیرندگان عادی، مشخصات گیرندگان رونوشت نامه نیز منتقل میشوند.
- شماره نامه: شماره نامهای که سازمان فرستنده بر روی نامه ثبت کرده است.
- تاریخ نامه: تاریخی که نامه در دبیرخانه ثبت شده و سپس ارسال شده است.
- سطح محرمانگی نامه: طبقهبندی دسترسی یا همان سطح محرمانگی که سازمان فرستنده تعیین نموده است.
- پیوستها: نامههای مرتبط، اسناد پیوست، تصاویر پیوست و… .
- و…
آیا پروتکل ECE بدون نقص است؟
پروتکل ارتباطی ECE در اتوماسیون اداری مزایای مختلفی را با خود به همراه دارد، که مهمترینهای آن را در قسمتهای پیش باهم مرور کردیم؛ ولی آیا پروتکل ECE نقص یا کاستی ندارد؟
در اتوماسیون اداری – در صورت داشتن دسترسی – میتوان تمامی فعالیتها و اعمال صورت گرفته روی نامه – اعم از ارجاع، رونوشت، تایید، مسیر ارجاعات و… – را مشاهده کرد و مسیر گردش مکابتات در اتوماسیون را مشاهده کرد و پیگیری نمود؛ اما با ارسال نامه از طریق پروتکل ECE، گیرنده نامه امکان مشاهده ارجاعات قبلی و یا اقدامات و اعمال صورت گرفته روی نامه قبل از ارسال را ندارد و همچنین فرستنده نیز امکان مشاهده مسیر گردش نامه در سازمان گیرنده و پیگیری آن به صورت مستقیم را ندارد.
لازم به ذکر است که این معایب و کاستیها به معنای ناکارامد بودن پروتکل ECE نیست و استفاده از این پروتکل ارتباطی برای افزایش امنیت و سرعت مکاتبات بین سازمانی اکیدا توصیه میگردد؛ به بیان دیگر، هنگام انتخاب اتوماسیون اداری حتما باید به وجود قابلیت پشتیبانی از پروتکل ECE در آن توجه داشته باشید.
پروتکل PTP چیست و چه تفاوتی با ECE دارد؟
پروتکل ارتباطی نقطه-به-نقطه یا Point-To-Point که به اختصار PTP نامیده میشود هم نوعی پروتکل ارتباطی بین سازمانی است و برای مکاتبات برون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد؛ با این تفاوت که پروتکل PTP تنها بین دو سازمانی که از یک نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک استفاده مینمایند، قابل اجرا است. به بیان دیگر، سازمانهایی که از یک اتوماسیون اداری استفاده مینمایند – مانند سازمانهای عضو یک هلدینگ – به جای استفاده از پروتکل ECE، میتوانند با تعریف درگاههای دبیرخانه و ایجاد دسترسیهای لازم، همانند نامههای درون سازمانی، نامههای برون سازمانی خود را نیز با امنیت بالاتر و سرعت بیشتر، ارسال/دریافت نمایند و مسیر ارجاعات و گردش آن در سازمان مقصد را آسانتر پیگیری و مشاهده کنند.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف تسهیل ارتباطات و فرایندها و خودکارسازی آنها طراحی شده و توسعه یافته است و در کنار آن، حفظ امنیت اطلاعات و مکاتبات نیز روز به روز اهمیت بیشتری پیدا کرده؛ استفاده از پروتکل ECE موجب تسهیل ارتباطات بین سازمانی، افزایش امنیت مکاتبات و همچنین کاهش هزینههای ارسال/دریافت مکاتبات به روش سنتی میگردد. هنگام انتخاب اتوماسیون اداری برای سازمان یا کسب و کار خود، حتما به قابلیتهای ارتباطی اتوماسیون مورد نظر توجه داشته باشید و اتوماسیونی را انتخاب نمایید که امکانات و قابلیتهای بیشتری برای تسهیل ارتباطات، مکاتبات و فرایندهای سازمان یا کسب و کار شما دارد.
سوالات متداول
خیر، پروتکل ارتباطی ECE با ایمیل متفاوت است، اما این پروتکل بر بستر فناوری ایمیل و اتوماسیون اداری اجرا میگردد و امکان ارسال/دریافت مکاتبات در قالب فایل XML رمزگذاری شده را برای سازمانها فراهم میکند؛ پروتکل ECE از امنیت، دقت و سرعت بیشتری نسبت به ایمیل ساده برخوردار است.
ستفاده از پروتکل ECE در اتوماسیون اداری مزیتهای مختلفی با خود به همراه دارد، اما برخی از مهمترین مزایای استفاده از پروتکل ECE عبارتاند از: افزایش امنیت ارتباطات و مکاتبات بین سازمانی، تسهیل ارتباطات بین سازمانی ، ایجاد ارتباط بین سامانههای اتوماسیون اداری، پیادهسازی در سامانههای مختلف اتوماسیون اداری، کاهش هزینههای مکاتبات بین سازمانی و افزایش سرعت آن، عدم نیاز به ارسال مکاتبات از طریق پست و...
