یکی از مهمترین اهداف خرید و پیادهسازی نرم افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی و مکانیزه کردن کارها است؛ بهطور معمول وقتی اسم اتوماسیون اداری به میان میآید، تصور بر آن است که هرکاری در سازمان صورت میگیرد، از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری مکانیزه و خودکار گردد. آیا واقعا تنها خرید و پیادهسازی اتوماسیون اداری، منجر به خودکارسازی کارها و مکانیزه شدن آنها میگردد؟ در این مقاله قصد داریم تا برخی از راهکارهای خودکارسازی کارها با اتوماسین را با هم بررسی کنیم.
فهرست مطالب
خودکارسازی مکاتبات
نرم افزار اتوماسیون اداری نقش بسیار پررنگی در مدیریت و دسترسی آسان به مکاتبات ایفا میکند؛ ارسال، دریافت، پیگیری و بایگانی مکاتبات، فرایندهایی هستند که میتوانید آنها را درون اتوماسیون اداری خودکارسازی نمایید؛ به عنوان مثال با تعیین قوانین کارتابل میتوانید دستهای خاص از نامهها را به محض دریافت شدن، به فرد دیگری ارجاع بزنید و یا دستهای دیگر از نامهها، پس از مطالعه به صورت خودکار بایگانی شوند.
این خودکارسازی به کمک قوانین تعیین شده و پردازش فیلدهای مختلف نامه مانند نوع نامه (صادره، وارده، داخلی)، فرستنده، گیرنده، موضوع و… صورت میگیرد. با استفاده از زیرسیستم مدیریت مکاتبات در اتوماسیون اداری، میتوانید علاوه بر خودکارسازی کارها در حوزه مکاتبات، مدیریت جامع و راهبردی بر روی گردش مکاتبات اداری در سازمان خود داشته باشید.
سیستم مکاتبات اداری چیست؟ اهمیت، مزایا و کاربرد
خودکارسازی فرایندها
اگر نیازهای شما بیش از مدیریت مکاتبات است و قصد دارید دیگر فعالیتهای سازمان یا کسب و کار خود را مکانیزه و خودکار نمایید، به زیرسیستم تخصصی BPMS در اتوماسیون اداری نیاز دارید. با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS، میتوانید انواع مختلفی از فرایندها و فعالیتهای ساده و پیچیده اداری را مدلسازی، خودکارسازی و مدیریت کنید. به عنوان مثال میتوانید گردش کار فرایندهایی مانند درخواست مرخصی، درخواست خرید، درخواست اضافه کار و… را با استفاده از BPMS طراحی نموده و سپس به صورت خودکار در سازمان به گردش بیاندازید.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS (کدام را تهیه کنیم؟)
گردش خودکار فرم ها
علاوه بر مکاتبات و فرایندها، با استفاده از اتوماسیون اداری میتوانید فرمهای خود را نیز به صورت خودکار و تسهیل شده در سازمان به گردش بیاندازید؛ زیرسیستم فرم ساز در اتوماسیون اداری ابزاری تخصصی برای طراحی انواع فرمها در سازمانها و کسب و کارها و مدیریت آنها محسوب میگردد. با استفاده از زیرسیستم فرم ساز ، میتوانید – با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی – فرمهای کاغذی سازمان یا کسب و کار خود را به فرمهای آنلاین و الکترونیکی تبدیل نمایید.
فرمهای طراحی شده با نرم افزار فرم ساز را میتوانید هم در قالب نامه و هم در قالب فرم الکترونیکی (مانند Google Form) در سازمان یا کسب و کارتان به گردش بیاندازید و اطلاعات و دادههای مختلف را به صورت ساختاریافته در اختیار داشته باشید.
شایان ذکر است که علاوه بر گردش فرمها در قالب نامه و فرم الکترونیکی، با استفاده از زیرسیستم BPMS میتوانید فرایندها و جریان کار مشخصی طراحی نمایید و از فرمهایی که طراحی کردهاید، در مراحل و بخشهای مختلفی از آن استفاده کنید. با استفاده از BPMS، فرمها به صورت خودکار در سازمان به گردش در میآیند و دقیقا مسیری که برای آنها تعریف شده است را طی میکنند.
گردش خودکار اسناد
یکی دیگر از راهکارهای خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت اسناد و مدارک سازمانی است؛ اتوماسیون اداری ، ابزارهای مختلفی برای تسهیل و خودکارسازی گردش اسناد در سازمان و مدیریت آنها در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد. به عنوان مثال، شما میتوانید الگوی مسیر امضای مشخصی برای تایید و امضای اسناد طراحی نمایید، تا اسناد قبل از بایگانی، به صورت خودکار در سازمان به گردش دربیایند و امضا و تاییدات لازم را دریافت کنند و سپس در زیرسیستم مدیریت مستندات بایگانی شوند؛ این زیرسیستم نیز قابلیتهای مختلفی مانند اطلاعرسانی خودکار در صورت بروز تغییرات در اسناد، اطلاعرسانی خودکار تاریخ انقضای اسناد، و… برخوردار است، که موجب خودکارسازی برخی کارها در حوزه مدیریت مستندات میگردد.
3 روش بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری
گزارش گیری خودکار
دادهها و اطلاعات در سیستم اتوماسیون کسب و کار به صورت ساختاریافته ذخیره و دستهبندی میشوند و این امر در کنار زیرسیستم گزارشساز ، امکان تهیه گزارشهای خودکار را برای شما فراهم میکند؛ به کمک زیرسیستم گزارشساز دیگر به تجمیع و تحلیل دستی دادهها، انجام محاسبات پیچیده و تهیه نمودار به صورت دستی نیازی نیست و میتوانید با اعمال تنظیمات مورد نظر خود، انواع مختلفی از گزارشهای آماری را به صورت خودکار تهیه کنید. به عنوان مثال، گزارش آمار مکاتبات هفتگی را میتوانید با انجام زمانبندی و تنظیمات لازم، به صورت خودکار تهیه کرده و در اختیار داشته باشید.
اهمیت و نقش اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟
مواردی تا اینجا باهم بررسی کردیم، تنها بخشی از راهکارها و قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در حوزه خودکارسازی کارها و تسهیل آنها در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود؛ اتوماسیون اداری فراگستر با بیش از 40 زیرسیستم و ابزار کاربردی در حوزههای مختلف مدیریت مکاتبات، اطلاعات، فرایندها و کارها، راهکارهای متنوعی برای خودکارسازی کارها در سازمان به کمک اتوماسیون اداری ارائه کرده است.
برای آشنایی بیشتر با قابلیتها و امکانات خودکارسازی کارها در اتوماسیون اداری، کافیست فرم زیر را تکمیل کنید، تا همکاران ما در سریعترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان اتوماسیون فراگستر را نیز برای شما به نمایش بگذارند، تا تجربه بهتری از این سیستم و قابلیتهای آن کسب کنید:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
همانطور که مطالعه کردیم، سیستم اتوماسیون اداری کاربردها و راهکارهای مختلفی برای خودکارسازی کارها در سازمانها و کسب و کارها ارائه میکند و با استفاده از آنها میتوانید بسیاری از فعالیتها و فرایندهای اداری را به صورت خودکار انجام دهید و مدیریت نمایید. در بین انواع این قابلیتها و راهکارها، زیرسیستمهای مدیریت مکاتبات و مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS بیشتر از سایر ابزارها و راهکارها برای خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار میگیرد، اما همانطور که مطالعه کردیم، اتوماسیون کسب و کار فراگستر راهکارهای متنوعتری برای اتوماسیون کارها و مکانیزه کردن آنها در حوزههای مختلف ارائه کرده است، که به کمک آنها میتوانید سازمانی پویا با بهرهوری بیشتر و عملکرد بهتری داشته باشید.
در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که علاوه بر تکمیل فرم فوق، با شمارهگیری 42623-021 میتوانید به صورت مستقیم با متخصصین ما در ارتباط باشید و اطلاعات و دادههای کاملی در مورد اتوماسیون اداری فراگستر به دست بیاورید.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری فراگستر بستری یکپارچه و متمرکز برای تسهیل و خودکارسازی کارها و فرایندهای اداری محسوب میشود و استفاده و پیادهسازی آن در سازمانها و کسب و کارها مزایای مختلفی با خود به همراه دارد، که برخی از آنها عبارتاند از:
- افزایش بهره وری و کاهش هزینه های عملیاتی
- بهبود فرآیندهای کاری و کاهش خطاهای انسانی
- افزایش سرعت انجام کارها و واکنش سریع به نیازهای مشتریان
- بهبود مدیریت اطلاعات و مستندسازی فرآیندها
اتوماسیون اداری سیستم گسترده و پرکاربردی است و پیادهسازی آن در سازمان و خودکارسازی کارها به کمک آن، ممکن است با چالشهای مختلفی همراه باشد؛ برخی از این چالشها عبارتاند از:
- هزینه های اولیه اجرا و پیاده سازی سیستم ها
- مقاومت برخی کارکنان در برابر تغییر و پذیرش سیستم های جدید
- نیاز به آموزش و توانمندسازی کارکنان برای استفاده از سیستم ها
- نگرانی در مورد امنیت و حریم خصوصی اطلاعات
