نرم افزار اتوماسیون اداری سامانهای متشکل از زیرسیستمها، قابلیتها و ابزارهای مختلف، با هدف به کار بردن فناوریهای روز به منظور تسهیل و خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای اداری و سازمانی است. انواع مختلفی از نرمافزارهای اتوماسیون اداری با قابلیتها و امکانات متنوعی در بازار وجود دارند، که انتخاب و خرید اتوماسیون اداری را کمی دشوار میکنند.
در این مقاله در راستای افزایش آگاهی و دانش پیرامون اتوماسیون و تسهیل فرایند انتخاب و خریداری آن، مهمترین امکانات اتوماسیون اداری استاندارد را باهم مرور خواهیم کرد؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
8 قابلیت اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری استاندارد
همانطور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری مزایای مختلفی به همراه دارد، که این مزایا ناشی از امکانات و قابلیتهایی است که این سامانه در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد؛ در این بخش از مقاله قصد داریم تا برخی از امکانات اتوماسیون اداری استاندارد را باهم بررسی کنیم، تا بیشتر با این سامانه و قابلیتهای آن آشنا شویم. مهم ترین امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- مدیریت و گردش مکاتبات
- مدیریت و خودکارسازی فرایندها
- مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد
- پیگیری و رهگیری مکاتبات، کارها و فرایندها
- اتصال به سایر سامانهها
- مدیریت پروژهها، کارها و تیمها
- گزارشدهی آماری و تحلیلی
- مدیریت دسترسی کاربران و امنیت سیستم
مهمترین امکانات اتوماسیون اداری استاندارد
1- مدیریت و گردش مکاتبات
اولین و شاید مهمترین قابلیت اتوماسیون اداری، امکان مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی و گردش مکاتبات درون سازمان است؛ اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستمهایی مانند کارتابل الکترونیکی، دبیرخانه تحتوب، مکاتبات سلسله مراتبی، مدیریت ایمیل و فکس و… امکان ایجاد نامه، استفاده از قالبهای نامه، ارسال/دریافت انواع مکاتبات، شمارهگذاری خودکار نامهها و به گردش انداختن نامهها، فرمها و درخواستها را در سازمان فراهم میکند.
محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر
2- مدیریت و خودکارسازی فرایندها
یکی دیگر از امکانات مهم نرم افزار اتوماسیون اداری، قابلیت طراحی و خودکارسازی فرایندهای اداری است؛ اتوماسیون اداری با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS، به سازمانها و کسب و کارها اجازه میدهد تا انواع فرایندهای ساده و پیچیده اداری را، با استفاده از سادهترین روش – یعنی Drag&Drop نمادهای استاندارد طراحی فرایند – در محیطی گرافیکی طراحی و مدلسازی نمایند و در سامانه اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند.
شایان ذکر است که نرم افزار BPMS علاوهبر طراحی و مدلسازی فرایندها، امکان طراحی فرم به کمک فرمساز را نیز برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کرده است و راهبران اتوماسیون اداری میتوانند در صورت نیاز، انواع فرمهای اداری را درون BPMS طراحی کرده و در فرایندهای خود از آن استفاده نمایند.
محیط کاربری نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر
3- مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد
مستندات اداری یکی از داراییهای ارزشمند سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود و بایگانی و نگهداری از آنها نیز یکی از فرایندها و فعالیتهای حیاتی سازمانها است؛ از آنجایی که نامهها، فرمها و اسناد به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری به گردش در میآیند، باید به صورت الکترونیکی نیز در اتوماسیون اداری بایگانی و نگهداری شوند. یکی دیگر از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری استاندارد، امکان مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد است؛ برای این کار، اتوماسیون اداری از زیرسیستمی تحت عنوان “مدیریت مستندات” بهره میبرد.
زیرسیستم مدیریت مستندات، امکان ایجاد سند، دستهبندی و پوشهبندی درختوارهای، تعیین تاریخ انقضا برای اسناد، جستجوی سریع و پیشرفته مستندات، مدیریت دسترسی به اسناد و بهطور کلی ایجاد چرخه حیات سند را فراهم میکند و سازمانها و کسب و کارها میتوانند بدون نیاز به محیط فیزیکی و اسناد کاغذی، حجم عظیمی از مستندات خود را به صورت الکترونیکی و کاملا منظم و ساختاریافته، بایگانی و بازیابی کنند و در اتوماسیون به گردش بیاندازند.
3 روش بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری
4- پیگیری و رهگیری مکاتبات، کارها و فرایندها
یکی از مشکلاتی که سیستمهای اداری سنتی با آن روبهرو هستند، پیگیری و رهگیری ضعیف مکاتبات، کارها و فرایندها در سازمان است؛ در سیستمهای اداری سنتی، امکان گمشدن مکاتبات، تاخیر در کارها، فراموش شدن کارها و… وجود دارد و افراد دید دقیقی از مسیر گردش مکاتبات، ارجاعات و فعالیتهای صورت گرفته بر روی آنها ندارند. اتوماسیون اداری با نمایش دقیق مسیر ارجاعات مکاتبات و فرمها و همچنین فعالیتهای صورت گرفته کاربران بر روی آن، امکان پیگیری و رهگیری مکاتبات، کارها، فرایندها، فرمها و درخواستها را در سازمان فراهم میکند و کاربران میتوانند با مراجعه به کارتابل خود و جستجوی نامه، مسیر ارجاعات و محل فعلی مکاتبات خود را مشاهده نمایند، برای رسیدگی به آنها تاریخ تعیین کنند.
5- اتصال به سایر سامانه ها
با گذر زمان و تغییر ساختار اداری از سنتی به مدرن، سازمانها و کسب و کارها از سامانهها و نرمافزارهای مختلفی استفاده میکنند، مانند سیستم CRM، منابع انسانی، حضور و غیاب، انبارداری و… ؛ اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، مکاتبات، اطلاعات و فرایندها، امکان اتصال به سایر سامانههای اداری و یکپارچهسازی انتقال اطلاعات بین سیستمها را برای شما فراهم میکند. با اتصال اتوماسیون اداری به سایر سیستمهای سازمانی، کاربران میتوانند به راحتی دادهها و اطلاعات مورد نیاز برای کارها و فرایندها را از سایر سامانهها فراخوانی نمایند و مورد استفاده قرار دهند.
6- مدیریت پروژهها، کارها و تیمها
یکی دیگر از امکانات اتوماسیون اداری استاندارد، قابلیت مدیریت پروژهها، کارها و تیمها است؛ اتوماسیون اداری با استفاده از زیرسیستمهایی مانند “مدیریت کارها و وظایف تیمی” به شما اجازه میدهد تا فضاهای کاری متفاوتی ایجاد نمایید، در هر کدام از فضاهای کاری پروژهها و بوردهای مختلفی تعریف کنید، افراد گروهتان را به فضاهای کاری و پروژهها اضافه نمایید و در نهایت کارها و فعالیتهای مرتبط را به آنها تخصیص دهید و روند پیشرفت آنها و فعالیتهای صورت گرفته بر روی کارها را پیگیری کنید.
محیط کاربری نرم افزار مدیریت کارها فراگستر
7- گزارش دهی آماری و تحلیلی
تهیه گزارشهای آماری و تحلیلی نیازمند جمعآوری دادهها، مرتب کردن آنها و در نهایت بررسی و تهیه گزارش از آنها است؛ در سیستمهای اداری سنتی، دادهها و اطلاعات معمولا به صورت بدونساختار ذخیره و نگهداری میشوند و این امر فرایند تهیه گزارش را سخت میکند، اما در اتوماسیون اداری دادهها و اطلاعاتی که وارد سیستم میشوند، به صورت ساختاریافته ذخیره میگردند و با تعیین قوانین خاصی، کاربران میتوانند انواع گزارشهای تحلیلی و آماری را به صورت خودکار و بدون دخالت انسان، با کمک اتوماسیون اداری تهیه نمایند و در سازمان به گردش بیاندازند. در همین راستا، یکی دیگر از امکانات نرم افزار اتوماسیون که به صورت استاندارد باید تعبیه شده باشد، امکان گزارشدهی آماری و تحلیلی خودکار است.
8- مدیریت دسترسی کاربران و امنیت سیستم
حفط امنیت دادهها و اطلاعات سازمان امری بسیار حیاتی و ضروری است؛ یک سیستم اتوماسیون اداری، باید به صورت استاندارد از قابلیت مدیریت سطح دسترسی کاربران در بخشهای مختلف – مدیریت مکاتبات، استفاده از فرمها، مدیریت مستندات و… – سازمان و سامانه اتوماسیون برخوردار باشد. با این امکان در اتوماسیون اداری، راهبران میتوانند فعالیتهای مجاز هر کدام از کاربران را در سیستم تعریف کنند و از دسترسی غیرمجاز به مکاتبات و مستندات جلوگیری نمایند و امنیت دادهها، اطلاعات، فرایندها، مکاتبات و مستندات را در اتوماسیون اداری تامین کنند. برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله امنیت اتوماسیون اداری چرا اهمیت دارد و چطور تامین می شود را بخوانید.
8 موردی که باهم بررسی کردیم، برخی از مهمترین امکانات سیستم اتوماسیون اداری هستند، که به صورت استاندارد باید در آن وجود داشته باشند؛ برای آشنایی بیشتر با قابلیتها و دیگر امکانات اتوماسیون اداری، میتوانید با ثبت درخواست خود از طریق لینک زیر، علاوه بر دریافت مشاوره رایگان از متخصصین و مشاورین ما، نسخه آنلاین دموی رایگان اتوماسیون کسب و کار فراگستر را نیز مشاهده نمایید و بیشتر با محیط کاربری و امکانات این سیستم اتوماسیون اداری آشنا شوید.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی 8 مورد از امکانات سیستم اتوماسیون اداری استاندارد پرداختیم؛ همانطور که اشاره شد، سامانههای اتوماسیون اداری از بخشها و زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شدهاند و امکانات و قابلیتهای متنوعی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارند، که برخی از آنها امکانات عمومی و استاندارد هستند و برخی دیگر امکاناتی خاص محسوب میشوند.
شایان ذکر است که در بخش نظرات، پذیرای سوالات، ابهامات و نظرات ارزشمند شما هستیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید.
سوالات متداول
برخی از قابلیتهای خاص اتوماسیون کسب و کار فراگستر عبارتاند از تبدیل گفتار به متن، OCR فارسی، بهینهسازی و کاهش حجم تصاویر، پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چندسازمانی)، تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضا، فرمهای اداری آماده، نسخه موبایل PWA، یکپارچگی کامل بین مکاتبات، اسناد و فرمها با کارها و وظایف تیمی و رویدادها و تقویم سازمانی و... .
برای این کار باید قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری مذکور را بررسی نمایید و در صورت امکان، نسخه دموی آن را تست کنید تا تجربه واقعی از امکانات اتوماسیون اداری به دست بیاورید.
