کافیست یکبار در موتورهای جستجو عبارت “نرم افزار اتوماسیون اداری” را جستجو کنید، تا با انواع مختلفی از نرمافزارهای اتوماسیون اداری با نامها و قابلیتهای مختلف مواجه شوید؛ این امر هنگام انتخاب بهترین اتوماسیون اداری برای خرید و پیادهسازی در سازمان، کار را دشوار میکند، زیرا با گزینههای مختلفی رو به رو میشوید که هر کدام از آنها قابلیتها و امکانات مختلفی را برای کاربران خود ارائه مینمایند.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با سالها سابقه و تجربه در زمینه توسعه و پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری، بهترین گزینه برای سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود؛ چرا؟ برای یافتن پاسخ، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
برای پاسخ به چرایی انتخاب اتوماسیون فراگستر به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران، نیاز است تا قابلیتها و ویژگیهای بهترین اتوماسیون اداری را باهم بررسی کنیم، تا هم با معیارهای خرید اتوماسیون اداری آشنا شویم و هم شناخت بهتری نسبت به اتوماسیون اداری فراگستر به دست بیاوریم.
سهولت در استفاده (Easy to Use)
یکی از مهمترین ویژگیهایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای بهترین شدن باید داشته باشد، سهولت در استفاده است؛ نرمافزارهای اتوماسیون اداری قابلیتها، امکانات و زیرسیستمهای متنوعی دارند و این امر آنها را به نرمافزارهایی پیچیده تبدیل میکند و یادگیری کار با آنها شاید برای بسیاری از کاربران کاری سخت باشد. در همین راستا، سیستمهای اتوماسیون اداری باید رابط کاربری یا UI ساده و قابل فهمی و تجربه کاربری یا UX خوبی به کاربران ارائه دهند.
اتوماسیون اداری فراگستر همیشه کوشیده است تا سادهترین و راحتترین رابط کاربری و بهترین تجربه کاربری را به مشتریان خود ارائه دهد و در کنار آن آموزشهای متنوعی را در قالب دورههای آنلاین، ویدیوهای آموزشی، پستهای آموزشی و… در اختیار کاربران و مشتریان خود گذاشته است، تا به آسانی بتوانند با قابلیتها و امکانات این سامانه آشنا شوند و از آنها استفاده کنند.
قابلیت های امنیتی و مدیریت دسترسی ها (Security & Access Management)
دادهها، اطلاعات و مستندات امروزه جزو ارزشمندترین داراییهای هر سازمان و کسب و کاری محسوب میشوند و حفظ امنیت آنها و مدیریت دسترسی کاربران و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز برای سازمانها از اهمیت بالایی برخوردار است. اتوماسیون اداری نیز سامانهای است که کاربران زیادی دارد و در سطوح مختلف سازمان استفاده میشود و به شبکه اینترنت نیز دسترسی دارد؛ با کنار هم قرار دادن تکههای پازل، متوجه میشویم که احتمال نفوذ به سیستم از درون و بیرون از سازمان زیاد است و در همین راستا، انتخاب سامانه اتوماسیون اداری که قابلیتهای امنیتی قدرتمندی داشته باشد از اهمیت بالایی برخوردار است.
اتوماسیون اداری فراگستر سالهاست که گواهینامههای امنیتی مختلفی – مانند افتا – را دریافت میکند و همچنین، قابلیتها و گزینههای امنیتی متنوعی را برای مدیریت دسترسی کاربران به اطلاعات، دادهها و حتی فرایندها، در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد. به عنوان مثال برخی از این قابلیتها عبارتاند از:
- امکان تنظیم امنیت سیستم در سه سطح Basic ,Medium و Secure
- پشتیبانی از پروتکل HTTPS
- پشتیبانی از SSL Channel برای ایجاد ارتباطات امن
- استفاده از کد Captcha در صفحه ورود
- پشتیبانی از ورود دو عاملی
- امکان یکپارچه سازی با سامانه احراز هویت متمرکز سازمان (SSO)
- امکان ورود از طریق گواهینامههای امنیتی
- حفاظت از اطلاعات حساس در برابر ذخیرهسازی و انتقال
- مدیریت نشستهای کاربران و رمزنگاری آنها
- مدیریت دسترسی مبتنی بر نقش یا سمت (RBAC)
- امکان تعریف نقشها و سطوح دسترسی مختلف برای کاربران
- استفاده از LDAP و Active Directory برای مدیریت متمرکز دسترسیها
- تولید اطلاعات رمز نگاری شده از کاربر با watermark بر روی تصویر نامه
- مدیریت دسترسی کاربران به اتوماسیون از طریق IP
- مدیریت دسترسی کاربران به اتوماسیون از طریق زمان
- و…
امنیت اتوماسیون اداری چرا اهمیت دارد و چطور تامین می شود؟
قابلیت مقیاس پذیری (Scalability)
یکی از مهمترین ویژگیهایی که در بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد، قابلیت مقیاس پذیری با Scalability است؛ مقیاس پذیر بودن اتوماسیون اداری به این معناست که با بزرگتر شدن سازمانها و افزایش تعداد کاربران و دادهها و اطلاعات، بتوان اتوماسیون اداری را نیز توسعه و گسترش داد، تا پاسخگویی نیازهای سازمانها و کسب و کارها باشند.
اتوماسیون اداری فراگستر این امکان را شما فراهم کرده است و میتوانید با تهیه سختافزار لازم و افزایش توان سرورها، به راحتی تعداد نامحدودی از کاربران را در سیستم اتوماسیون اداری تعریف کنید و سمتها، اطلاعات پرسنلی، دسترسیها و مجوزهای آنها را مدیریت نمایید. علاوه بر این به کمک اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید سازمانهایی با ساختار هلدینگی و چندسازمانی را نیز در این سیستم تعریف و مدیریت کنید؛ این قابلیت در کنار مقیاسپذیری بالای این سامانه، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز اطلاعات، ارتباطات، مکاتبات و فرایندها در سازمانهای بزرگ و پرکاربر را فراهم مینماید و میتوانید بدون هیچ دغدغه و نگرانی، تنها با تهیه زیرساخت لازم – یعنی تجهیزات سختافزاری و سرور مناسب – تعداد نامحدودی از فرایندها و کاربران را مدیریت کنید.
برخی از قابلیتها و ویژگیهای زیرسیستم چندسازمانی فراگستر عبارتاند از:
- امکان تعریف درختواره سازمانهای عضو هلدینگ
- تعریف چارت سازمانی جداگانه برای سازمانها
- تعریف درگاههای دبیرخانه متعدد
- تعریف قالب نامه جداگانه برای هر کدام از سازمانها
- مشاهده ارجاعات نامههای بین سازمانی
- تعیین دسترسی به دبیرخانه سازمانهای عضو یک ساختار چند سازمانی
- و…
قابلیت های یکپارچگی و همگام سازی (Integration & Synchronization)
به طور عمومی سازمانها و کسب و کارها از سامانهها و نرمافزارهای گوناگونی در بخشهای مختلف خود – مانند منابع انسانی، فروش، مدیریت مالی، انبارداری و… – استفاده میکنند و هر کدام از آنها دادهها و اطلاعات خاصی را درون خود ثبت و نگهداری مینمایند، که این اطلاعات و دادهها برای خودکارسازی فرایندها، تهیه گزارشات و… مورد استفاده قرار میگیرند. در صورتی که یکپارچگی در نرمافزارهای سازمانی وجود نداشته باشد، استفاده از این اطلاعات و دادهها و فراخوانی آنها علاوه بر زمانبر بودن، امکان درز اطلاعات را نیز به همراه دارد؛ همین راستا، بهترین اتوماسیون اداری باید از امکان یکپارچهسازی سیستمها و فراخوانی اطلاعات و دادهها برخوردار باشد، تا ضمن افزایش سرعت و سهولت در اجرای فرایندها و گردش اطلاعات، راههای ارتباطی امنی برای انتقال دادهها بین سامانهها نیز برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کند.
اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بستری امن و یکپارچه برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها، امکان یکپارچهسازی امن با سایر سامانههای سازمانی را برای کاربران خود فراهم کرده است؛ به بیان دیگر، اتوماسیون اداری فراگستر به شما کمک میکند تا با اتصال به سامانههای CRM، HRS، انبارداری، حضور و غیاب و… به راحتی دادهها و اطلاعات را از طریق راههای ارتباطی امن در فرایندهای خود فراخوانی نمایید و مورد استفاده قرار دهید. برخی از قابلیتهای اتوماسیون اداری فراگستر در حوزه یکپارچگی و همگام سازی عبارتاند از:
- پشتیبانی از استانداردهای SOAP و REST برای یکپارچگی با سایر سیستمها
- قابلیت اتصال به بانکهای اطلاعاتی (مانند SQL)
- اتصال به سیستمهای سازمانی
- ارائه APIهای آماده در قالب RESTful APIs جهت سفارشیسازی و یکپارچگی
- امکان مدیریت امنیت دسترسی به APIها
- و…
قابلیت های همکاری و ارتباطات (Collaboration & Communication)
یکی از اهداف اصلی پیادهسازی اتوماسیون اداری، ایجاد راههای ارتباطی و تسهیل مکاتبات در سازمانها و کسب و کارها است، اما فقط همین کافی نیست و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بستری برای همکاری و ارتباطات باشد و پلتفرمهای مختلفی برای برقراری ارتباط، همکاری، انتقال اطلاعات و… در اختیار کاربران خود بگذارد. اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات که زیرسیستمی تخصصی برای مدیریت مکاتبات و گردش آنها در سازمان است، قابلیتها و امکانات دیگری نیز برای تسهیل و تقویت همکاری در سازمان و برقراری آسان ارتباط کاربران با یکدیگر فراهم کرده، که در ادامه برخی از آنها را باهم مرور میکنیم:
- مدیریت پروژهها، تیمها و کارها به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر
- اشتراکگذاری انواع فایلها از طریق سامانه تبادل فایل فراگستر
- برخورداری از پیام رسان سازمانی (چت سازمانی) با قابلیتهایی همانند پیامرسانهای مطرح (مانند ایجاد گروه، کانال، چت خصوصی، ارسال پیام صوتی و تصویری، ارسال موقعیت مکانی، ارسال فایل و…)
- تقویم سازمانی و شخصی برای مدیریت رویدادها، جلسات و انجام هماهنگیها با امکاناتی مانند کنترل تداخل زمانی جلسات، تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادهای تقویم سازمانی، Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل، تعیین آدرس جلسه روی نقشه (Location) و ارسال آن برای مخاطبان در تقویم سازمانی و…
- امکان دریافت و ارسال ایمیل، فکس و ECE
- دسترسی به اتوماسیون اداری از راه دور، از طریق قابلیت میزبانی وب و نسخه موبایل PWA
- و…
دسترس پذیری بالا کارکنان (Accessibility)
دسترس پذیری بالای کارکنان به نرم افزار اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن یکی از ویژگیهای مهم در بهترین اتوماسیون اداری محسوب میگردد؛ دسترسپذیری بالا یعنی اینکه کاربران بتوانند چه درون سازمان و چه بیرون از سازمان، به راحتی با اتوماسیون اداری ارتباط برقرار کنند و از قابلیتها و امکانات آن برای انجام وظایف خود استفاده نمایند. دسترسپذیری بالا در کنار سایر قابلیتها و ویژگیهایی که در این مقاله بررسی میکنیم، موجب افزایش بهرهوری، تسهیل فرایندها و فعالیتها و بهبود عملکرد در سازمان میگردد. اتوماسیون اداری فراگستر دو راهکار برای اتصال کاربران به اتوماسیون اداری از خارج سازمان ارائه کرده است:
1- میزبانی وب (Web Hosting)
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، سامانهای تحت وب است و افراد میتوانند درون سازمان با اتصال به شبکه داخلی و از طریق مرورگر خود، به اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشند؛ اما به کمک قابلیت میزبانی وب، کاربران میتوانند در خارج از سازمان نیز به صورت آنلاین و از طریق پروتکلهای ارتباطی امن به سیستم اتوماسیون اداری متصل شوند و به کارتابل الکترونیکی و دیگر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشند.
2- نسخه موبایل PWA (Progressive Web App)
در کنار قابلیت میزبانی وب و اتصال به اتوماسیون اداری در خارج از سازمان به کمک مرورگرهای اینترنی، اتوماسیون فراگستر نسخه موبایل PWA را نیز برای کاربران خود ارائه کرده است؛ این نسخه فارغ از سیستم عامل گوشیهای هوشمند (اندروید، IOS و…) و بدون نیاز به نصب و بروزرسانی، امکان اتصال به اتوماسیون اداری از طریق گوشیهای هوشمند را برای شما فراهم میکند. نسخه موبایل PWA صرفاً با وارد کردن آدرس اینترنتی (URL) اتوماسیون اداری، در هر یک از مرورگرهای موبایل قابل اجرا است و از آنجایی که نیازی به نصب هیچ برنامه یا اپلیکیشنی بر روی تلفن همراه نیست، این نسخه موبایل از فضای ذخیره سازی گوشی استفاده نمیکند؛ علاوه بر این، به صورت خودکار بهروزرسانی میشود و دیگر نگرانی بابت بروزرسانی این نرم افزار نخواهید داشت.
شفافیت در ارتباطات و فرایندها (Transparency in Communications & Processes)
در کنار افزایش همکاری و تسهیل ارتباطات در سازمان، یکی دیگر از اهداف پیادهسازی اتوماسیون اداری افزایش شفافیت در سازمانها و کسب و کارها است؛ شفافیت سازمانی یعنی اینکه اطلاعات و دادهها بدون سانسور و دستکاری در اختیار کارکنان، مشتریان و ذینفعان سازمان قرار بگیرد. شفافیت سازمانی موجب افزایش پاسخگویی و مسئولیتپذیری در سازمان و همچنین افزایش اعتماد کارکنان و ذینفعان میگردد.
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای تحقق این امر، امکانات مختلفی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها گذاشته است، که به واسطه آن میتوانند شفافیت مکاتبات و فرایندها را افرایش دهند؛ به عنوان مثال:
- امکان مشاهده ارجاعات و فعالیتهای صورت گرفته بر روی مکاتبات، به صورت آنی
- مشاهده فعالیتهای صورت گرفته بر روی اسناد و مدارک بر اساس کاربران
- پشتیبانی از پورتال رهگیری مکاتبات و احراز اصالت فیزیکی نامهها به کمک QR Code
- تعریف کارها، انتساب وظایف و پیگیری کارها با زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر
- راهکارهای اطلاعرسانی داخلی/خارجی (مانند پیامک، ایمیل و نامه)
- امکان نمایش جریان کار یا Workflow فرایندها به صورت بصری
- پیگیری آنی و 24 ساعته درخواستها و مکاتبات از طریق سرویس USSD Code و اطلاع از آخرین وضعیت آنها
- انتشار اعلانات و اخبار از طریق سرویس “تابلو اعلانات” فراگستر
- و…
قابلیت های مدیریت و خودکارسازی فرایندها (Process Management & Automation)
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، سامانههای اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان پیادهسازی میشوند و بستری یکپارچه برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها هستند؛ در همین راستا، بهترین اتوماسیون اداری باید امکانات کاربردی برای مدیریت فرایندها در اختیار سازمانها بگذارد، تا بتوانند به راحتی فرایندهای متنوعی که دارند را طراحی و مدلسازی نمایند و در بستر اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند، تا کاربران با توجه به دسترسیهایی که دارند، از این فرایندهای تسهیل شده یا خودکارسازی شده، استفاده کنند.
اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستم BPMS، پاسخگوی تمامی نیازهای سازمانها و کسب و کارها برای مدیریت و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار است؛ زیرسیستم BPMS فراگستر نسخه بومیسازی و بهینهسازی شده نرم افزار قدرتمند Process Maker است، که یکی از قویترین نرمافزارها در حوزه طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار محسوب میشود. نرم افزار BPMS فراگستر به شما کمک میکند تا با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را با استفاده از Drag&Drop نمادها و المانهای بصری مدلسازی فرایند، طراحی نمایید و در بستر اتوماسیون اداری پیادهسازی کنید.
برخی از قابلیتها و ویژگیهای زیرسیستم BPMS فراگستر عبارتاند از:
- پشتیبانی از استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0
- طراحی فرایند با Drag&Drop المانهای بصری
- امکان نظارت بر عملکرد فرایندها و بهینهسازی و بهبود آنها
- محیط طراح فرایند گرافیکی
- امکان فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه دادهها از طریق فراخوانی وب سرویس پشتیبانی از فرمساز برای طراحی و استفاده فرمها در فرایندها
- انعطافپذیری بالا در اصلاح و یا تغییر فرایندها
- یکپارچگی کامل با اتوماسیون اداری
- تعریف قوانین کسبوکار برای تصمیمگیری خودکار در طول فرآیندها
- امکان بهرهگیری از نرمافزار گزارشساز جهت ساخت گزارشهای تخصصی و بسیار کاربردی
- امکان ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در طی اجرای فرایند با استفاده از سرویس پیامک و ایمیل سیستم اتوماسیون اداری
- امکان شروع خودکار فرایند براساس زمانبندی تعیین شده درTimer
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا SOA
- و…
علاوه بر قابلیتها و امکانات زیرسیستم BPMS، شرکت فراگستر با در اختیار داشتن تجربه طراحی و ساخت بیش از 1500 فرایند به کمک BPMS، آماده ارائه مشاوره و آموزش برای طراحی فرایندها و پیادهسازی آنها در اتوماسیون اداری است.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS (کدام را تهیه کنیم؟)
قابلیت های مدیریت اسناد و محتوا (Document & Content Management)
یکی دیگر از ویژگیهای بهترین اتوماسیون اداری، امکان مدیریت اسناد و مدارک بر بستر اتوماسیون است؛ فرایند مدیریت اسناد از مراحل مختلفی مانند ثبت سند، دستهبندی، نگهداری، بازیابی و انقضا سند تشکیل شده و تحت عنوان چرخه حیات سند نیز در سازمانها و کسب و کارها شناخته میشود. با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، میتوانید علاوه بر ایجاد چرخه حیات سند و افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد بخش بایگانی در سازمانها، شفافیت در این بخش را نیز افزایش دهید؛ قابلیتهایی مانند مشاهده نسخ قبلی اسناد، ثبت تغییرات صورت گرفته بر روی اسناد بر اساس کاربر و همچنین امکان کارگروهی بر روی اسناد، مواردی هستند که موجب افزایش شفافیت سازمانی در حوزه بایگانی اسناد و مدارک میگردند و میتوانید از این قابلیتها در زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر استفاده نمایید.
برخی دیگر از قابلیتهای مهم و کاربردی این زیرسیستم اتوماسیون فراگستر عبارتاند از:
- پشتیبانی از انواع اسناد و مدارک سازمانی (مانند اسناد ایزو، اداری-ستادی، مهندسی، مالی، منابع انسانی، اسناد فنی و پروژهها و…)
- یکپارچگی با نرمافزارهای خانواده Office
- امکان تعریف و گردش فرمهای اطلاعاتی و ثبت آنها در قالب سند
- پشتیبانی از قابلیت OCR فارسی برای تبدیل اسناد تصویری به نسخههای متنی قابل ویرایش
- کاهش نویز و حجم اسناد تصویری اسکن شده
- اشتراکگذاری اسناد و کارگروهی بر روی آنها
- نگهداری و مشاهده نسخ قبلی اسناد (Versioning)
- کنترل ویرایش اسناد اشتراکی با قابلیت قفل اسناد (Check in/Check Out)
- تعریف الگو برای شمارهدهی خودکار اسناد
- یکپارچگی با کارتابل اتوماسیون اداری برای ایجاد ارتباط بین نامهها و اسناد
- و…
3 روش بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری
خدمات پشتیبانی و آموزش (Support & Training)
در کنار قابلیتها و امکاناتی که سیستمهای اتوماسیون اداری ارائه میدهند، یک فاکتور مهم دیگر نیز در تبدیل شدنن به بهترین اتوماسیون اداری دخیل است، و آن هم بحث خدمات پشتیبانی و آموزش کاربران محسوب میگردد. سامانههای اتوماسیون اداری، نرمافزارهای پیچیده و گستردهای هستند و برای پیادهسازی و نگهداری آنها توسط سازمانها، دریافت خدمات پشتیبانی مناسب امری ضروری است. از طرفی، همانطور که بخشهای ابتدایی اشاره کردیم، آموزش کاربران برای استفاده از قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری نیز بسیار حائز اهمیت است.
اتوماسیون اداری فراگستر در بخش آموزش – همانگونه که پیشتر اشاره کردیم – راهکارهای متنوعی مانند آموزش آنلاین، ویدیوهای آموزشی، فایلهای PDF آموزشی و… را برای سازمانها و کسب و کارها ارائه کرده و شما میتوانید تمامی آموزشهای لازم را به کمک این راهکارها دریافت نمایید. در بخش پشتیبانی اتوماسیون اداری نیز فراگستر خدمات متنوعی را برای سازمانها و کسب و کارها در نظر گرفته است؛ این مجموعه از خدمات حاصل بیش از 20 سال اجرای پروژههای مختلف، شناخت نیازهای مستتر مشتریان و ارائه خدمات مختلف هستند. این خدمات را میتوان در 4 بخش زیر تقسیم کرد:
1- خدمات نظارت بر استقرار و آموزش نرم افزار
برخی از مهمترین موارد در این دسته از خدمات عبارتاند از:
- نظارت بر ورود صحیح اطلاعات پایه به سیستم
- آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندها
- همراهی و نظارت بر استقرار و رفع اشکال کاربران
2- خدمات پشتیبانی
برخی از مهمترین موارد در این دسته از خدمات عبارتاند از:
- رفع مشکلات احتمالی کاربران از طریق تماس تلفن، سرویسهای راه درو، تیکتهای پشتیبانی و حضور در محل مشتری
- ارائه پورتال مشتریان و منابع آموزشی جهت ثبت و پیگیری تیکتها، دسترسی به انواع محتواهای آموزشی، مشاهده پرونده و خرید آنلاین خدمات موردی
- توسعه و بروزرسانی نرمافزارهای فراگستر
- خدمات بازآموزی و ارائه آموزشهای تکمیلی
- دسترسی مشتریان به آکادمی فراگستر و دریافت گواهینامه آموزشی
- اعزام کارشناس مقیم به محل مشتری
- انجام بازدیدهای دورهای توسط متخصصین فراگستر و ارائه گزارش ریسکها
- ارائه مشاوره برای طراحی انواع گزارشها، فرمها و فرایندهای مورد نیاز کاربران
- ارائه آموزش و مشاوره در خصوص تهیه نسخ پشتیبان از اطلاعات سیستم
- ارائه مشاوره تخصصی برای ارتقای کارایی نرمافزارها و بهبود فرایندها
3- آماده سازی زیرساخت و نصب نرم افزار
برخی از مهمترین موارد در این دسته از خدمات عبارتاند از:
- ارائه مشاوره در حوزه تامین زیرساخت سرور
- نصب نرمافزار بر روی سرور سازمان مشتری به صورت حضوری و همچنین از راه دور
- تبدیل اطلاعات از نرمافزار قبلی به نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر یا همان کانورت اطلاعات (Convert)
4- خدمات مدیریت شده فراگستر
خدمات مدیریت شده شامل مجموعهای از خدمات مرتبط با خدمات پس از فروش، سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای کسبوکار است که توسط شرکت فراگستر به سازمانهای بهرهبردار ارائه میشود. این خدمات در قالب یک قرارداد با برنامهریزی و زمانبندی مشخص شده ارائه میگردد. برخی از مهمترین موارد در این دسته از خدمات عبارتاند از:
- مدیریت پروژه متمرکز (Centralized Management)
- ارائه مشاورههای حوزه کسب و کار (Business Consulting)
- ارائه خدمات فنی (Technical Support) مانند بروزرسانی و ارتقا، حفظ امنیت (System Security)، حفظ کارایی (Performance Tuning)
- مونیتورینگ سیستم (System Monitoring)
- پشتیبانی فعال (Proactive Support)
- پشتیبانی از راه دور (Remote Support)
- ارائه خدمات آموزشی ویژه (Training)
- پشتیبان گیری های مدیریت شده (Managed Backups)
- و…
قابلیت های خاص (Special Features)
در آخر نوبت به قابلیتها و امکانات خاصی است که با توجه به نیازهای مستتر کاربران ارائه میشوند؛ ارائه فیچرهای گسترده بر اساس نیاز کاربر، یکی دیگر از ویژگیهایی است که یک سامانه عادی را به بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تبدیل میکند. همانطور که تا این قسمت از مقاله بررسی کردیم، اتوماسیون اداری فراگستر فیچرها و قابلیتهای متنوع و گستردهای را متناسب با نیازهای مستتر و آشکار سازمانها و کاربران آنها ارائه کرده است، اما در این بخش قصد داریم تا مروری بر برخی از قابلیتهای خاص این سامانه اتوماسیون اداری داشته باشیم:
- اولین اتوماسیون اداری مجهز به OCR فارسی برای تبدیل تصویر به متن
- گردش فرمها، اسناد و نامهها در سازمان و دریافت امضاها و تاییدات لازم با امکان تعریف الگوی مسیر امضا، به کمک زیرسیستم چندامضایی و تاییدات نامحدود.
- ارائه پرکاربردترین و متداولترین فرمهای اداری به صورت صد در صد آماده در قالب زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان
- طراحی و اجرای انواع فرمهای سازمانی با فرم ساز یکپارچه شده با کارتابل اتوماسیون اداری
- قابلیت تبدیل گفتار به متن (Speech to Text)
- بهینهسازی هوشمند تصاویر، نویزگیری و کاهش حجم بدون افت کیفیت
- یکپارچگی کامل بین مکاتبات، اسناد و فرمها با کارها و وظایف تیمی و رویدادها و تقویم سازمانی
- ارائه موتور جستجوی هوشمند بهجو با قابلیتهایی مانند جستجوی سریع واژههای مشابه و مترادف، تشخیص و اصلاح غلطهای املایی که در موضوع یا کلیدواژه اشتباه تایپی دارند (Spell Correction)، اولویت بندی نمایش نتایج بر اساس بیشتری تشابه و ارتباط (Ranking) و…
- امکان مدیریت مکاتبات، ارتباطات و اطلاعات به صورت یکپارچه و متمرکز برای سازمانهایی با ساختار هلدینگ (چند سازمانی)
- بیشترین سابقه موفق راهاندازی سامانه مدیریت فرایندها (BPMS)
مواردی که از ابتدا باهم بررسی کردیم، تنها بخشهایی از قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر بودند؛ این سامانه به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران، با سالها تجربه در حوزه توسعه و پیادهسازی اتوماسیون اداری، شناخت کاملی از نیازهای مستتر کاربران به دست آورده است و در راستای پاسخگویی به این نیازها، قابلیتها، امکانات و ابزارهای مختلفی را در محیط اتوماسیون اداری توسعه داده، که برای آشنایی بیشتر با آنها و همچنین رفع ابهامات و سوالات، میتوانید از طریق لینک زیر درخواست خود را ثبت نمایید، تا متخصصین و مشاورین ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار نمایند و ضمن ارائه مشاوره آنلاین رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان این سامانه را نیز به شما نمایش دهند، تا از نزدیک با محیط کاربری، زیرسیستمها و قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شوید:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
همانطور که مطالعه کردیم، کسب عنوان “بهترین اتوماسیون اداری” به همین سادگی ها هم نیست، یک اتوماسیون اداری خوب و استاندارد تمام جزئیات فنی، امنیتی، تکنولوژی و در عین حال دسترس پذیری و کاربرپسند بودن را در کنار هم دارد. اتوماسیون کسب و کار فراگستر به عنوان بزرگترین و جامع ترین اتوماسیون ایرانی شناخته می شود که تا به حال توانسته اعتماد هزاران کسب و کار ایرانی را به خود جلب کند. امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما مفید بوده باشد؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم.
