یکپارچه بودن یک سیستم نرمافزاری، یکی از بزرگترین مزیتهای آن محسوب میشود و امکان ایجاد و استفاده از قابلیتها و امکانات متنوعی را فراهم میکند؛ به عنوان مثال، یکپارچگی زیرسیستم مدیریت مستندات و کارتابل الکترونیکی در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، تاثیر بسزایی بر تسهیل بایگانی در اتوماسیون اداری گذاشته و این امکان را فراهم کرده که کاربران از درون کارتابل خود بتوانند انواع نامهها و اسناد را به راحتی بایگانی نمایند.
در اتوماسیون اداری فراگستر، به روشهای مختلفی میتوان یک نامه یا سند را مستقیما از درون کارتابل مکاتبات بایگانی کرد؛ در این مقاله با نحوه بایگانی در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا میشویم. تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
انواع روش های بایگانی در اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری و بایگانی اسناد، هر دو از مفاهم مهم در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشوند و یکپارچگی آنها، موجب افزایش سرعت فعالیتها، تسهیل فرایند بایگانی اسناد و مکاتبات، صرفهجویی در زمان و کاهش هزینههای سازمان میگردد؛ اتوماسیون اداری فراگستر در پاسخ به نیاز مشتریان مبنی بر امکان بایگانی سریع و آسان مستندات و مکاتبات – به کمک یکپارچگی زیرسیستمهایی که دارد – انواع مختلفی از روشهای بایگانی در اتوماسیون اداری را فراهم کرده است. به طور کلی، به 3 روش میتوان اسناد و نامهها را مستقیما از درون کارتابل مکاتبات، بایگانی کرد:
روش اول – استفاده از قالب سند عمومی
- مرحله اول
در این روش، پس از ورود به کارتابل اتوماسیون خود و انتخاب گزینه “جدید“، منویی برای شما باز میشود؛ در این منو با انتخاب گزینه “نامه جدید” لیستی از انواع قالبهای نامه نمایش داده میشود.
انتخاب قالب برای ایجاد سند در کارتابل اتوماسیون اداری
- مرحله دوم
میتوانید از انواع قالبهای آماده برای ایجاد سند و سپس بایگانی آن استفاده کنید و در صورتی که سند مورد نظرتان در لیست قالبهای آماده وجود نداشت، میتوانید با انتخاب گزینه “سند عمومی” انواع اسناد تصویری و متنی خود را در اتوماسیون اداری بارگذاری و بایگانی نمایید؛ در این آموزش، ما از قالب “سند عمومی” استفاده میکنیم.
اتخاب قالب سند عمومی
- مرحله سوم
پس از انتخاب قالب “سند عمومی” و وارد شدن به آن، میتوانید مشخصات سند – مانند نوع سند، گروه فرایند، مکان فیزیکی سند، مخاطبین سند، تاریخ انقضا سند، موضوع سند و پوشه بایگانی – را تعیین کنید؛ حال نوبت به درج بدنه سند میرسد.
تکمیل مشخصات سند
- مرحله چهارم
برای درج بدنه سند در کارتابل اتوماسیون اداری دو راه وجود دارد. با انتخاب گزینه “درج فرم” یا “درج فایل” میتوان بدنه اسناد را بارگذاری نمود؛ در صورت انتخاب گزینه “درج فرم” لیستی از فرمهای آماده و طراحی شده در اتوماسیون اداری به نمایش در میآید، که در صورت نیاز میتوانید از آنها برای ایجاد سند بهره ببرید، اما با انتخاب گزینه “درج فایل” قادر به بارگذاری انواع مختلفی از اسناد با فرمتهای متنوع هستید.
در این مرحله ما گزینه “درج فایل” را انتخاب میکنیم.
بارگذاری فایل سند در اتوماسیون اداری
- مرحله پنجم
پس از انتخاب و بارگذاری فایل مورد نظر، گزینه “ذخیره پیشنویس” را انتخاب میکنید، تا سندتان به صورت پیشنویس در اتوماسیون اداری ثبت گردد؛ در صورتی که فعالیتهای شما بر روی سند به اتمام رسید، میتوانید با انتخاب گزینه “ذخیره و ارسال“، علاوه بر ارسال سند به مخاطبین و گیرندگان، سند به طور خودکار در سامانه مدیریت مستندات فراگستر، بایگانی میگردد.
ذخیره، ارسال سند و بایگانی در اتوماسیون اداری
گردش مکاتبات اداری چیست و چه مراحلی دارد؟
روش دوم – بایگانی پس از ارسال نامه یا سند
یکی دیگر از راههای بایگانی در اتوماسیون اداری فراگستر، بایگانی نامهها و اسناد پس از ارسال است؛ به عنوان مثال، در روش قبلی پس از “ذخیره و ارسال” سند، اعلان ” ثبت نامه” به نمایش در میآید. در پایین بخش اعلان ثبت نامه، گزینه “بایگانی” را مشاهده میکنید، که با انتخاب آن، می توانید نامه یا اسناد خود را پس از ارسال، بایگانی نمایید.
بایگانی در اتوماسیون اداری پس از ارسال نامه یا سند
روش سوم – بایگانی هنگام مشاهده نامه
در این روش، پس از باز کردن نامهها و مستندات در کارتابل اتوماسیون، در نوار ابزار بالای صفحه، گزینه “بایگانی” را مشاهده میکنید؛ با انتخاب این گزینه و داشتن دسترسیهای لازم میتوانید نامهها و اسناد خود را پس از مشاهده کردن، مستقیما در پوشههای شخصی یا سازمانی بایگانی نمایید.
بایگانی در اتوماسیون اداری هنگام مشاهده نامه یا سند در کارتابل
شایان ذکر است که علاوه بر بایگانی در اتوماسیون اداری، قابلیتها و امکانات مختلف دیگری نیز برای تسهیل فرایندها و فعالیتهای اداری در اتوماسیون فراگستر تعبیه شده است؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید از طریق لینک زیر، فرم دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما و همچنین مشاهده نسخه دموی آنلاین را تکمیل بفرمایید، تا همکاران ما در سریعترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار نمایند:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
یکپارچگی زیرسیستم کارتابل اتوماسیون اداری و بایگانی آنلاین آن، امکان ایجاد اسناد و نامهها و بایگانی مستقیم آنها از درون کارتابل مکاتبات را فراهم کرده است؛ با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید انواع نامهها و مستندات را در سامانه اتوماسیون اداری بارگذاری نمایید و سپس علاوه بر ارسال و به گردش انداختن آنها در اتوماسیون اداری، مستندات و مکاتبات خود را مستقیما از درون کارتابل بایگانی نمایید. امیدواریم که مطالعه این مقاله و آموزش نحوه بایگانی در اتوماسیون اداری برای شما مفید بوده باشد؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
بهترین ابزار برای مدیریت اسناد و مدارک سازمانی و ایجاد چرخه حیات سند، استفاده از سیستمهای مدیریت مستندات است؛ اتوماسیون اداری فراگستر با یکپارچهسازی زیرسیستمهای خود – مانند کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات، مدیریت مستندات، مدیریت فرایندها، فرمساز و... – علاوه بر فراهم آوردن امکان مدیریت اسناد و مدارک در زیرسیستم تخصصی مدیریت مستندات، امکان ایجاد و بایگانی اسناد و نامهها از درون کارتابل اتوماسیون اداری را نیز فراهم کرده است و راهی ساده برای بایگانی در اتوماسیون اداری در پیشروی کاربران گذاشته است.
خیر، به منظور حفظ امنیت دادهها و اطلاعات و جلوگیری از ورود غیرمجاز به اتوماسیون اداری و به خطر انداختن مستندات، تنها فایلهایی با فرمتهای مجاز امکان بارگذاری بر روی اتوماسیون اداری را دارند؛ شایان ذکر است که فرمتهای مجاز فایلها توسط راهبر سیستم مشخص میشوند.
