نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS دو سیستم جدا از هم هستند، که اهداف، قابلیتها و کاربردهای متفاوتی دارند، اما هر دوی آنها در راستای بهبود کارایی و بهرهوری سازمانها و کسب و کارها مورد استفاده قرار میگیرند و هر کدام نیز به روش خود، به رشد سازمانها و کسب و کارها و مدیریت بهتر آنها کمک میکنند؛ اما تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟ کدام از آنها مناسب سازمانها و کسب و کارها است؟ در این مقاله ضمن بررسی کامل تفاوت های اتوماسیون اداری و BPMS از جنبههای مختلف، به بررسی انتخاب بین اتوماسیون اداری و BPMS نیز میپردازیم.
فهرست مطالب
تعریف اتوماسیون اداری و BPMS
اتوماسیون اداری و BPMS هر دو جزو نرمافزارها و سامانههای کاربردی و تخصصی در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشوند؛ بسیاری از افراد نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS را یکی میدانند، در حالی که این دو نرم افزار تفاوتهای مختلفی دارد. قبل از بررسی این تفاوتها، بهتر است تا با تعریف هر کدام از این نرم افزارها آشنا شویم:
تعریف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یعنی استفاده از آخرین فناوریها و ابزارهای دیجیتال، به منظور تسهیل فرایندهای اداری و سازمانی، مدیریت بهتر ارتباطات و اطلاعات و افزایش بهرهوری و بهبود کارایی سازمانها و کسب و کارها؛ اتوماسیون اداری برای رسیدن به این هدف، از زیرسیستمها و ابزارهای مختلفی بهره میبرد.
تعریف BPMS
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است؛ نرم افزار BPMS با هدف فراهم کردن محیطی برای بررسی فرایندها، طراحی و مدلسازی آنها و نهایت خودکارسازی و مدیریت فرایندها در سازمانها و کسب و کارها و حذف فرایندهای دستی طراحی شده و مورد استفاده قرار میگیرد.
همانطور که مطالعه کردیم، تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS از تعریف آنها و هدفی که به خاطر آن توسعه یافتهاند و مورد استفاده قرار میگیرند، شروع میشود؛ در ادامه با برخی دیگر از تفاوت های اتوماسیون اداری و BPMS آشنا خواهیم شد.
معرفی نرم افزار پروسس میکر Process Maker + قابلیت ها و کاربرد
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS از جنبه کاربردها و قابلیت ها
اتوماسیون اداری از زیرسیستمها و ماژولهای مختلفی تشکیل شده است، که هر کدام قابلیتها و کاربردهای خود را دارند؛ در همین راستا قابلیتها و کاربردهای اتوماسیون اداری را بر اساس زیرسیستمها و ابزارهایی که آن را تشکیل دادهاند، بررسی میگردد، اما برخی از کاربردها و قابلیتها به طور عمومی در بین نرم افزارهای اتوماسیون اداری مشترک است. در این بخش از مقاله، برخی از کاربردها و قابلیتهای نرمافزارهای اتوماسیون اداری و BPMS که به صورت عمومی در آنها وجود دارند را، با هم مرور میکنیم:
کاربردها و قابلیت های اتوماسیون اداری
کاربردها و قابلیتهای اتوماسیون اداری بیشتر بر روی تسهیل فرایندها و مدیریت بهتر ارتباطات و اطلاعات در سازمان متمرکز شده است؛ برخی از این کاربردها و قابلیت های اتوماسیون اداری عبارتاند از:
کاربردهای و قابلیت های اتوماسیون اداری
- مدیریت ارتباطات و مکاتبات در سازمان، به کمک زیرسیستمهایی مانند مدیریت مکاتبات (ارسال/دریافت انواع نامههای داخلی، صادره و وارده)، پیام رسان سازمانی، ارسال و دریافت ایمیل، فکس و ECE و… .
- مدیریت اسناد و مدارک سازمانی و ایجاد چرخه حیات سند در سازمانها و کسب و کارها، به کمک زیرسیستمهایی مانند بایگانی و مدیریت مستندات و همچنین تعیین دسترسی کاربران به مستندات سازمانی.
- مدیریت جلسات، کارها، یادآوریها و رویدادها به صورت یکپارچه، به کمک زیرسیستمهایی مانند مدیریت جلسات و تقویم سازمانی.
- مدیریت پروژهها، کارها و تیمها و ایجاد راه ارتباطی امن و شفاف با آنها، به کمک زیرسیستمهایی مانند مدیریت کارها و وظایف تیمی؛ پیگیری و نظارت بر روند پیشرفت کارها، تخصیص مسئولیتها به افراد، برقراری ارتباط گروهی و… نیز از دیگر قابلیتها و کاربردهای اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت کارها است.
- ایجاد گزارشهای متنوع با استفاده از ثبت ساختاریافته دادهها و اطلاعات و پردازش و تحلیل آنها، به کمک زیرسیستمهای گزارش ساز اتوماسیون اداری.
کاربردها و قابلیتهای BPMS
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، نرم افزار BPMS با هدف مدیریت و طراحی فرایندها و خودکارسازی آنها طراحی شده و توسعه یافته است؛ برخی از کاربردها و قابلیت های BPMS برای رسیدن به این هدف عبارتاند از:
کاربردها و قابلیت های BPMS
- طراحی و مدلسازی فرایندها، با استفاده از Drag&Drop انواع نمادهای بصری، برای نمایش جریان فرایندها.
- ترکیب فرایندها و استفاده از زیرفرایندها در جریان فرایند اصلی.
- طراحی فرمهای الکترونیکی و استفاده از آنها در فرایندها.
- تعیین دسترسی کاربران به فرایندهای طراحی شده.
- اتصال به سامانههای سازمانی و فراخوانی اطلاعات و دادهها از سایر سامانهها.
شایان ذکر است که هم نرم افزار اتوماسیون اداری و هم نرم افزار BPMS قابلیتها و کاربردهای بیشتری هستند و ما در این بخش تنها به معرفی بخشی از قابلیتهای پرکاربرد و محبوب این دو نرم افزار پرداختیم. حال که با قابلیتها و کاربردهای این دو نرم افزار آشنا شدیم، نوبت به بررسی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS از منظر مزایا بپردازیم.
فرق اتوماسیون اداری و CRM چیست؟ کدام را تهیه کنیم؟
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS از منظر مزایا
نرم افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS اهداف، کاربردها و قابلیتهای متفاوتی دارند و در همین راستا، مزایا مختلفی نیز به همراه دارند؛ اما لازم به ذکر است که تشابهات و اشتراکاتی نیز در مزیتهای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS نیز مشاهده میشود. در این بخش به مرور مزایای اتوماسیون اداری و BPMS از این منظر میپردازیم:
مزایای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به لطف زیرسیستمهای مختلفی دارد، از قابلیتها و کاربردهای مختلفی برخوردار است، که هر کدام مزایای مختص به خود را برای سازمانها و کسب و کارها به همراه دارند؛ به طور کلی، مزایای استفاده از اتوماسیون اداری عبارت است از:
مزایای اتوماسیون اداری
- کاهش خطای انسانی
- افزایش شفافیت سازمانی
- بهبود و تقویت ارتباطات درون/برون سازمانی
- افزایش کارایی و بهرهوری سازمان
- کاهش هزینههای اصافی
- بهبود دسترسی به اطلاعات و دادهها
- صرفهجویی در زمان
- و…
تفاوت اتوماسیون اداری و ERP : کدام انتخاب بهتری است؟
مزایای نرم افزار BPMS
نرم افزار BPMS ابزاری تخصصی برای مدیریت فرایندها است و مزایای که برای سازمانها و کسب و کارها به همراه دارد نیز، در همین حوزه هستند؛ برخی از مزایای نرم افزار BPMS عبارتاند از:
مزایای نرم افزار BPMS
- حذف فرایندهای دستی و کاهش خطاهای انسانی
- افزایش کیفیت و سرعت فرایندها
- بهبود مدیریت فرایندهای کسب و کار
- افزایش سرعت طراحی و مدلسازی فرایندها
- افزایش انعطافپذیری سازمان و کسب و کار
- بهینهسازی فرایندها و کاهش هزینهها و صرفهجویی در زمان
- و…
همانطور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری و BPMS مزایای مختلف و مشترک متنوعی دارند، که هنگام انتخاب از بین آنها، نکتهای بسیار مهم محسوب میشود؛ حال که با تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در بخشهای مختلف آشنا شدیم، زمان پاسخ به یک سوال اساسی و مهم میرسد: کدام یک مناسب سازمان یا کسب و کار ما است؟
اتوماسیون اداری یا BPMS؟ مساله این است!
اتوماسیون اداری و BPMS هر دو راه حلهایی برای بهبود فرایندهای سازمان و افزایش بهرهوری و کارایی سازمانها و کسب و کارها محسوب میگردند و هر کدام به سبک خود به سازمانها و کسب و کارها کمک میکنند. برای انتخاب بین اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، باید نیازهای خود را شناسایی نمایید و آنها را با کاربردها و قابلیتهای این دو نرم افزار مقایسه کنید و در نهایت نرم افزاری که کاربرد و مزیت بیشتری دارد را انتخاب نمایید.
لازم به ذکر است که بسیاری از سازمانها و کسب و کارها، از نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS در کنار یکدیگر استفاده میکنند؛ ترکیب اتوماسیون اداری و BPMS موجب افزایش قابلیتهای آنها و بهبود مدیریت فرایندها در سازمان و کسب و کار میگردد. به عنوان مثال با اتصال اتوماسیون اداری و BPMS به یکدیگر، سازمانها و کسب و کارها میتوانند بسیاری از فرایندهای خود را به صورت شخصیسازی شده و متناسب با خط مشی و ساختار خود به کمک BPMS طراحی نمایند و در اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
نکته دیگری که باید به آن اشاره کنیم، این است که فرایندهای طراحی شده، برای اجرا به یک بستر برای پیادهسازی نیاز دارند، تا کاربران قادر به استفاده از آنها باشند؛ اتوماسیون اداری به عنوان نرمافزاری که در تمامی بخشهای سازمان مورد استفاده قرار میگیرد، بستری بسیار مناسب برای فرایندهای طراحی شده توسط BPMS محسوب میگردد و موجب تسهیل مدیریت، پیادهسازی و استفاده از فرایندها در سازمان میشود.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
نرم افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS در بخشهای مختلفی با یکدیگر تفاوت دارند، اما نباید این دو نرم افزار را در مقابل یکدیگر قرار داد؛ زیرا نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS ابزارهای مکمل یکدیگر هستند و با استفاده از آنها در کنار یکدیگر، میتوان از پتانسیل واقعی آنها برای بهبود کارایی و افزایش بهرهوری سازمان یا کسب و کار بهره برد. امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید و در صورتی که سوالات یا ابهاماتی درون ذهن شما باقی مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن، به نظرات و سوالات شما عزیزان پاسخ دهیم.
سوالات متداول
خیر، اتوماسیون اداری و BPMS، دو نرم افزار کاملا جدا، با اهداف، عملکرد، قابلیتها و مزایای متفاوت هستند؛ به طور کلی اتوماسیون اداری بر روی مدیریت و تسهیل ارتباطات و اطلاعات در سازمان تمرکز دارد و BPMS به طور تخصصی برای مدیریت فرایندهای کسب و کار توسعه یافته است.
هر دوی این نرم افزارها با هدف افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمانها و کسب و کارها مورد استفاده قرار میگیرند و هر کدام با توجه به قابلیتهایی که دارند، به سازمانها و کسب و کار کمک میکنند؛ نمیتوان گفت کدام یک بهتر است، زیرا سازمانها و کسب و کارها باید بر اساس نیازهای خود، نرم افزار مناسب را خریداری کرده و مورد استفاده قرار دهند. شایان ذکر است که بسیاری از سازمانها و کسب و کارها نیز از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS در کنار هم استفاده میکنند و در محیطی یکپارچه، به مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها میپردازند.
