گردش کارها در سازمان و تسهیل و خودکارسازی آنها یکی از راهکارهای اصلی و کاربردی برای افزایش بهرهوری، بهبود عملکرد و کاهش هزینهها در سازمان محسوب میشود. در همین راستا، گردش کار در اتوماسیون اداری به یکی از قابلیتهای حیاتی و ضروری برای سازمانها و کسب و کارها تبدیل شده است. در این مقاله قصد داریم تا علاوه بر تعریف مفهوم گردش کار و مزایای آن در سازمان، با نحوه مدیریت آنها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شویم.
فهرست مطالب
گردش کار چیست؟
گردش کار به معنای مجموعهای از فعالیتها و مراحل منظم و مشخص است، که برای انجام یک کار، اجرای یک فرایند، ارائه خدمات و یا تولید یک محصول در سازمانها و کسب و کارها صورت میگیرند؛ مراحل موجود در گردش کار به ترتیب خاصی انجام میشوند و از وظایف، مسئولیتها و افراد مختلفی تشکیل شدهاند. توالی کارها و مسئولیتها و ارتباط میان آنها، نکتهای حیاتی در تعریف گردش کار محسوب میشود و انجام کارهای غیرمرتبط پشت سر هم، گردش کار به حساب نمیآید.
لازم به ذکر است که مفهوم گردش کار و فرایند، دو مفهوم نزدیک به یکدیگر اما متفاوت هستند و نباید آنها را یکی دانست؛ در ادامه قبل از اینکه بیشتر به گردش کار در اتوماسیون اداری و خودکارسازی آن بپردازیم، مفاهیم گردش کار و فرایند را باهم مقایسه میکنیم.
گردش کار چه تفاوتی با فرایند دارد؟
همانطور که اشاره کردیم، گردش کار شامل توالی فعالیتها و ارتباط آنها با یکدیگر است، اما همیشه مراحل گردش کار یکسان، تکراری و قابل پیشبینی نیست و ممکن است هر بار تغییراتی در آن رخ دهد؛ از طرفی مفهوم فرایند نیز به توالی کارها و فعالیتها و ترتیب آنها اشاره دارد، با این تفاوت که مراحل فرایندها قابل پیشبینی، ثابت و تکراری هستند.
به بیان دیگر گردش کاری که قابل پیشبینی و تکراری باشد، میتواند به عنوان بخشی از فرایندهای یک سازمان شناخته شود؛ در غیر این صورت ممکن است موردی بوده و یا قسمتی از یک فرایند کامل باشد. برای درک بهتر تفاوت گردش کار و فرایند در سازمان، این دو مفهوم را از جنبههای مختلف باهم مقایسه میکنیم:
دامنه و محدوده
گردش کار به نسبت یک فرایند دامنه محدودتری دارد و بر روی برخی از فعالیتها و مراحل خاصی که توالی و ارتباط دارند، تمرکز میکند؛ به عنوان مثال گردش کار میتواند شامل مراحل ارسال فاکتور، تایید فاکتور و پرداخت آن باشد. در مقابل، فرایندها دامنه گستردهتری دارند و شامل تمامی فعالیتها و وظایف مرتبط با یک هدف یا فعالیت کلی در سازمان هستند؛ به عنوان مثال، فرایند خرید تمامی مراحل ایجاد درخواست خرید، تایید، پرداخت و دریافت کالا را در بر میگیرد، که هر کدام از آنها را میتوان گردش کار جداگانهای در نظر گرفت.
پیچیدگی
گردش کار پیچیدگی کمتری دارد و سادهتر و قابل تعریفتر از فرایند است؛ اما فرایندها میتوانند شامل چندین گردش کار، تصمیمگیریها، شروط و استثناهای مختلفی باشند، که تعریف آنها را نسبت به گردش کار سختتر و پیچیدهتر میکند.
هدف
گردش کار بر روی تکمیل یک کار یا انجام وظیفهای خاص تمرکز دارد، در حالی که تمرکز فرایندها بر روی دستیابی به یک نتیجه یا هدف کلیتر معطوف شده است.
تفاوت مکانیزه کردن گردش کار با خودکارسازی آن چیست؟
مکانیزه کردن گردش کار به معنای استفاده از فناوریها و نرمافزارها برای انجام گردش کار در سازمان و الکترونیکی و دیجیتالی کردن آنها است؛ ابزارهای مختلفی برای مکانیزه و الکترونیکی کردن گردش کار در سازمان وجود دارد، که مهمترین و کاربردیترین آنها، نرمافزار اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال گردش کار ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری، که شامل مراحلی مانند تکمیل فرم مرخصی، ارسال به مدیر و تایید یا عدم تایید آن، به صورت کاملا الکترونیکی، مکانیزه و تسهیل شده صورت میگیرد، اما خودکار محسوب نمیگردد؛ زیرا هنوز مراحلی مانند انتخاب گیرنده و ارسال درخواست به صورت دستی انجام میشوند و استفاده از اتوماسیون اداری و مکانیزه کردن مراحل گردش کار، تنها موجب تسهیل و سرعت بخشیدن به آن میگردد.
برای مکانیزه کردن گردش کار در اتوماسیون اداری، نیازی به تعریف دقیق مراحل و پیشبینی آن نیست و افراد میتوانند تنها با استفاده از ابزارها و امکانات اتوماسیون اداری، وظایف مربوط به خود را در یک جریان کار، به صورت الکترونیکی و مکانیزه شده، انجام دهند.
اما برای خودکارسازی گردش کار، مراحل باید قابل پیشبینی و مدلسازی باشند و این نیازمند ثابت بودن و قابل تکرار بودن مراحل گردش کار است و همانطور که اشاره کردیم، گردش کاری که قابل پیشبینی و دارای مراحل ثابتی باشد، میتواند به عنوان بخشی از یک فرایند در سازمان شناخته شود. اتوماسیون اداری با استفاده از امکاناتی مانند زیرسیستم BPMS، به شما این امکان را میدهد که گردش کارهای قابل پیشبینی و ثابت را به صورت جداگانه و یا ترکیب با یکدیگر، در قالب یک فرایند مدلسازی و خودکارسازی نمایید، تا کارها و مراحل مختلف آنها بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی انجام شوند.
مکانیزه کردن و خودکارسازی گردش کار در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن، موجب افزایش سرعت کارها، افزایش دقت در فعالیتها و کاهش هزینههای سازمانها و کسب و کارها میگردد و بهرهوری آنها را افزایش میدهد.
راهکارهای گردش کار در اتوماسیون اداری فراگستر کدامند؟
اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستمها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده و راهکارهای مختلفی برای مکانیزه کردن گردش کارها و در صورت نیاز، خودکارسازی آنها ارائه میکند؛ در ادامه با برخی از ابزارها و راهکارهای اتوماسیون کسب و کار فراگستر در راستای مکانیزه و خودکارسازی گردش کار در سازمان آشنا خواهیم شد:
گردش مکاتبات
تمامی مراحل مختلف گردش مکاتبات – اعم از ایجاد نامه، ارسال، پیگیری و حتی بایگانی – در اتوماسیون اداری فراگستر به صورت مکانیزه و الکترونیکی انجام میشود و به تحویل دستی نامهها و یا پیگیری از طریق روشهای سنتی نیازی نیست؛ به عنوان مثال میتوانید هنگام ایجاد نامه تنها با چند کلیک، انواع مختلفی از قالبهای نامه را انتخاب کنید، متن خود را بنویسید (یا حتی از مکاتبات قبلی نامه مشابه ایجاد کنید)، تعداد نامحدودی از گیرندگان را مشخص نمایید و در نهایت نامه خود را ارسال یا ارجاع کنید و در مراحل بعد نیز به سادگی و با مراجعه به نامه مورد نظر، ارجاعات و فعالیتهای صورت گرفته بر روی آن و وضعیت فعلی که در سازمان دارد را، به صورت الکترونیکی و آنی پیگیری نمایید.
گردش مکاتبات اداری چیست و چه مراحلی دارد؟
کارتابل هوشمند
کارتابل هوشمند اتوماسیون کسب و کار فراگستر با استفاده از قابلیت تعیین قوانین کارتابل، امکان خودکارسازی گردش کار مربوط به نامهها را برای کاربران فراهم کرده است؛ به این معنی که شما میتوانید بخشی از گردش کار نامههای خود را به صورت یک قانون در کارتابل تعریف کنید، تا بخش مورد نظر به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت شما، انجام شود. به عنوان مثال، نامهای با مشخصات خاص به صورت خودکار به شخصی خاص ارجاع گردد و یا در دستهای خاص بایگانی شود.
طراحی و گردش فرم
تکمیل، ارسال و گردش انواع فرمهای اداری، یکی از گردش کارهای رایج در سازمانها و کسب و کارها محسوب میشود و اتوماسیون اداری فراگستر نیز ابزارهای مختلفی را برای استفاده از فرمها و گردش آنها در سازمان، در اختیار کاربران گذاشته است. به عنوان مثال، با استفاده از زیرسیستم فرم ساز فراگستر، میتوانید با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی، انواع مختلفی از فرمهای ساده و پیچیده سازمانی را تنها با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع و استاندارد، طراحی کنید و در قالب نامه در سازمان به گردش بیاندازید.
علاوه بر نرمافزار فرم ساز، میتوانید به کمک زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان، بدون نیاز به طراحی فرم و تنها با استفاده از فرمهای کاملا آماده فراگستر، برخی از پرکاربرترین و متداولترین فرمهای اداری را در سازمان به گردش بیاندازید؛ با استفاده از این زیرسیستم، کاربران میتوانند از بین فرمهای پرکاربردی که از پیش به صورت کامل طراحی شدهاند را انتخاب نموده و تکمیل کنند و سپس برای گیرنده مورد نظر، ارسال نمایند و به این صورت فرمهای خود را در سازمان به گردش بیاندازند.
مدیریت و خودکارسازی فرایندها
یکی از مهمترین زیرسیستمهای اتوماسیون اداری فراگستر، سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ با استفاده از زیرسیستم BPMS میتوانید انواع مختلفی از گردش کارها را مدلسازی و خودکارسازی کنید و با ترکیب آنها، فرایندهای متنوعی را در سازمان به صورت خودکار، پیادهسازی نمایید. زیرسیستم BPMS فراگستر با استفاده از استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0، امکان طراحی و مدلسازی گردش کارها و فرایندها با استفاده از نمادها و المانهای بصری را فراهم کرده، تا سازمانها و کسب و کارها به سادهترین شکل بتوانند انواع فرایندهای ساده و پیچیده را به صورت خودکار در سازمان اجرا نمایند.
مواردی که با هم بررسی کردیم، تنها بخشی از ابزارها و راهکارهای گردش کار در اتوماسیون اداری فراگستر بودند و این سامانه، از قابلیتها و امکانات بیشتری برای مکانیزه کردن و خودکارسازی گردش کار در سازمان برخوردار است؛ برای آشنایی بیشتر با قابلیتهای اتوماسیون اداری فراگستر، کافیست فرم زیر را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباطات برقرار کنند و علاوه بر ارائه مشاوره رایگان متناسب با نیاز کسب و کار یا سازمان شما، نسخه دموی آنلاین رایگان را نیز برای شما به نمایش بگذارند:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، ابزارهای متنوعی را در اختیار سازمان شما قرار میدهد تا بتوانید گردش کارهای خود را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهید. با بهرهگیری از این نرمافزار، شما میتوانید بدون دردسر کاغذبازی و صرف وقت زیاد، مکاتبات، تهیه و ارسال فرمها و اجرای فرآیندهای اداری و گردش کارها را با سرعت و دقت بالا و کمترین هزینه انجام دهید. برای اطلاع بیشتر از قابلیتها و امکانات این سامانه مدیریت جریان کار، میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما بهرهمند شوید.
سوالات متداول
گردش کار در اتوماسیون اداری به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای کاری را به صورت منسجم و مکانیزه مدیریت کنند. این امر باعث افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها، بهبود پاسخگویی و شفافیت، و همچنین بهبود همکاری و هماهنگی بین کارکنان میشود. همچنین گردش کار به برنامهریزی و کنترل بهتر جریان کار کمک میکند و ریسکهای مرتبط با خطای انسانی را کاهش میدهد.
- تحلیل و مستندسازی فرآیندهای کاری موجود
- طراحی گردش کار براساس فرآیندهای بهینهشده
- پیادهسازی گردش کار در سیستم اتوماسیون اداری
- آموزش و درگیر کردن کاربران
- پایش و بهبود مستمر گردش کار
- یکپارچهسازی گردش کار با سایر سیستمهای سازمانی
