افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود عملکرد از اهداف مشترک سازمانها و کسب و کارهای مختلف محسوب میشوند؛ امروزه بسیاری از سازمانها در راستای دستیابی به این اهداف، از سامانههای نرمافزاری کمک میگیرند. یکی از کارآمدترین سیستمهای اداری برای دستیابی به اهداف مذکور، اتوماسیون اداری است. سازمان آموزش و پرورش به عنوان نهاد تاثیرگذار در نسل آینده کشور، که وظیفه تربیت و آموزش نسل جدید را بر عهده دارد، با بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری، علاوه بر کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری، شاهد افزایش سطح کیفیت خدمات آموزشی و مدیریت بهتر منابع انسانی و مالی نیز خواهیم بود.
در این مقاله قصد داریم تا اهمیت پیادهسازی اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش و مزایا و کاربردهایی که دارد را باهم بررسی کنیم؛ همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری تخصصی برای مدیریت یکپارچه مکاتبات، ارتباطات و فرایندها محسوب میگردد؛ فرایندهای اداری و مکاتبات و نامهنگاریهای درون/برون سازمانی عضو جذاییناپذیر سازمانها محسوب میشوند و مدیریت، تسهیل و خودکارسازی آنها، تاثیر بسزایی بر بهرهوری و عملکرد سازمانها و کسب و کارها میگذارد.
سازمان آموزش و پرورش به عنوان یکی از سازمانها و نهادهای اصلی کشور، دارای فرایندهای متنوع و حجم بالایی از مکاتبات درون/برون سازمانی است، که با مدیریت آنها میتواند علاوه بر افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد، هزینههای اضافی خود را نیز کاهش دهد. استفاده از اتوماسیون اداری آموزش و پرورش مزایای مختلفی دارد، که در ادامه آنها را باهم بررسی میکنیم:
تسهیل و بهبود فرایندهای اداری
اتوماسیون اداری از زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شده، که یکی از مهمترین آنها زیرسیستم مدیریت مکاتبات و مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ سازمان آموزش و پرورش و زیرمجموعههای آن، با استفاده از زیرسیستم مدیریت مکاتبات و ابزارها و قابلیتهای آن – مانند کارتابل الکترونیکی، دبیرخانه تخصصی، بایگانی شخصی و سازمانی، پیام رسان سازمانی و… – میتوانند بهصورت یکپارچه و متمرکز، انواع مکاتبات درون/برون سازمانی خود را مدیریت کنند، نامهها و فرمها را در سازمان به گردش بیاندازند و آنها را پیگیری نمایند.
همچنین با استفاده از زیرسیستم BPMS، سازمانها میتوانند انواع فرایندهای ساده و پیچیده را با استفاده از Drag&Drop نمادها و المانهای بصری طراحی فرایند – بر اساس استاندارد BPMN 2.0 – مدلسازی و طراحی کنند و با کمتری میزان دخالت نیروی انسانی، آنها را به صورت خودکارسازی شده در محیط اتوماسیون اجرا نمایند.
خودکارسازی و بهبود فرایندهای آموزشی
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش بستر مناسبی برای خودکارسازی فرایندها آموزشی محسوب میشود؛ به عنوان مثال بهجای صرف هزینههای سنگین برگزاری آزمونها به صورت سنتی، مدارس و نهادهای آموزشی میتوانند با طراحی آزمونهای آنلاین به کمک زیرسیستم فرمساز، امتحانات و آزمونهای سنجشی را به صورت آنلاین برگزار کنند.
حذف هزینه های اضافی سازمان
الکترونیکی شدن فرایندهایی مانند مکاتبات، بایگانی و مدیریت مستندات، ثبت درخواستها و فرمها و خودکارسازی فرایندها، برگزاری آزمونهای آنلاین، برگزاری کلاسهای آموزشی آنلاین، استفاده از کتب الکترونیکی و…، همگی موجب کاهش مصرف کاغذ، کاهش استفاده از چاپگرها، کاهش زمان فرایندها و در نهایت کاهش هزینههای سازمان آموزش و پرورش میگردند.
بهبود فرایند تصمیم گیری
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش با ثبت و ذخیرهسازی اطلاعات و داده به صورت ساختاریافته و با کمک زیرسیستم گزارشساز، امکان تهیه خودکار انواع گزارشهای تحلیلی و آماری را فراهم میکند؛ با تجزیه و تحلیل گزارشهای متنوع، اعضای سازمان دید کاملتری به دست میآورند و این امر موجب بهبود فرایند تصمیمگیری میگردد.
اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری
راهکارهای اتوماسیون اداری برای چالش های موجود در آموزش و پرورش
اتوماسیون اداری از زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شده که امکانات و قابلیتهای مختلفی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد؛ با توجه به تنوع کاربردها و قابلیتهای اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، میتوان انتظار کاربردهای متنوعی از آن را داشت. در ادامه ضمن بررسی چالشهای پیش روی آموزش و پرورش، راهکارهای اتوماسیون اداری برای رفع این چالشها را نیز باهم بررسی خواهیم کرد؛ برخی از چالشهای آموزش و پرورش بدون اتوماسیون اداری عبارتاند از:
سرعت پایین فرایندهای دستی
یکی از مشکلات و چالشهایی که بسیاری از سازمانها مانند آموزش و پرورش با آن مواجه هستند، فرایندهای دستی و سنتی است؛ بسیاری از فرایندهای موجود در سازمان آموزش و پرورش و زیرمجموعههای آن، مانند نامهنگاریها، ثبت درخواستها، پیگیری مکاتبات و… به صورت سنتی و دستی انجام میشوند. از معایب فرایندهای سنتی و دستی میتوانیم به سرعت و بهرهوری پایین، احتمال بروز خطای انسانی، عدم شفافیت کافی در فرایندها و… اشاره کنیم.
سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش با در اختیار داشتن زیرسیستمهایی مانند کارتابل الکترونیکی، دبیرخانه تحت وب، مدیریت و خودکارسازی فرایندها BPMS، پیگیری مکاتبات و ارجاعات و…، موجب افزایش سرعت و دقت فرایندها، خودکارسازی فرایندها و حذف فرایندهای دستی، حذف نیروی انسانی از فرایندها، افزایش شفافیت سازمانی، کاهش هزینهها و در نهایت افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد در سازمان آموزش و پرورش میگردد.
هزینه های بالای برگزاری آزمون
طراحی سوالات، توزیع سوالات در مراکز برگزاری آزمون، جمعآوری پاسخنامهها و تصحیح آنها و… همگی مراحل مختلف فرایند برگزاری آزمون هستند و انجام این مراحل به شیوه سنتی، از هزینههای بالایی برخوردارند؛ اما با استفاده از اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای تخصصی آن مانند فرمساز و فرایندساز (BPMS)، میتوان انواع مختلفی از آزمونهای تشریحی و تستی را به صورت الکترونیکی طراحی کرد و فرایند شرکت در آزمون را نیز با کمک فرایندساز BPMS، به دقت مدلسازی و خودکارسازی نمود و بهجای برگزاری آزمونها و امتحانات، آنها را به صورت الکترونیکی برگزار کرد و در هزینهها صرفهجویی نمود.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
حجم بالای مستندات بایگانی شده
یکی دیگر از مشکلات و چالشهایی که بسیاری از سازمانها از جمله آموزش و پرورش با آن مواجه هستند، افزایش حجم مستندات در واحدهای بایگانی و مدیریت آنها است؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، سازمانها و نهادها میتوانند تمامس مستندات خود را به صورت الکترونیکی بایگانی نمایند، که این امر علاوه بر حذف پوشهها و طبقههای بایگانی اسناد، موجب افزایش سرعت بایگانی و بازیابی مستندات، کاهش هزینههای نگهداری مستندات، افزایش امنیت اسناد و مدارک، مدیریت دقیق دسترسی به اسناد و… میگردد.
بهره وری پایین و عملکرد ضعیف سیستم سنتی
فرایندهای دستی و سنتی و مدیریت غیرمتمرکز مکاتبات، موجب کاهش بهرهوری سازمانها میگردد؛ همانطور که پیشتر اشاره کردیم، فرایندهای سنتی و دستی با مشکلاتی مانند سرعت پایین، احتمال بالای بروز خطای انسانی، پیگیری ضعیف مکاتبات و کارها، عدم شفافیت در فرایندها و… مواجه هستند، که همگی موجب گاهش بهرهوری و تضعیف عملکرد سازمانها و کسب و کارها میگردند.
در حالی که سیستمهای اتوماسیون اداری و BPMS، با الکترونیکی کردن و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای اداری، موجب افزایش سرعت و دقت فرایندها، افزایش شفافیت در فعالیتها و فرایندها، پیگیری دقیق و آنی مکاتبات و درخواستها، کاهش هزینهها و در نهایت افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمان میگردند.
فراگستر، بهترین اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
انواع مختلفی از سامانههای اتوماسیون اداری با قابلیتها و امکانات متنوع در بازار وجود دارند، که میتوان از آنها به عنوان اتوماسیون اداری آموزش و پرورش استفاده کرد، اما اتوماسیون کسب و کار فراگستر با در اختیار داشتن طیف گستردهای از قابلیتها، امکانات و زیرسیستمها، بهترین گزینه برای پیاهسازی در سازمان آموزش و پروش و زیرمجموعههای آن محسوب میشود.
پیادهسازی و اجرای موفق اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان آموزش و پرورش استان البرز و تاثیرات مثبتی که استفاده از اتوماسیون اداری بر عملکرد و بهرهروی سازمان آموزش و پرورش استان البرز گذاشته است، خود گواه این امر است که فراگستر، بهترین انتخاب برای اتوماسیون اداری سازمان آموزش و پرورش محسوب میگردد. این سامانه در 8 منطقه از استان البرز پیادهسازی و اجرا شده است و در حال حاضر بیش از 1100 کاربر اداری و ستادی آموزش و پرورش استان البرز، از اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و اجرای خودکار یا تسهیل شده فرایندهای اداری استفاده میکنند.
برخی از قابلیتها و زیرسیستمهایی که اتوماسیون اداری فراگستر را به بهترین گزینه برای پیادهسازی در سازمان آموزش و پرورش و زیرمجموعههای آن تبدیل میکنند، عبارتاند از:
- کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
- اتصال و دسترسی به شبکه دولت
- دبیرخانه تحت وب
- پیامرسان سازمانی
- فناوری OCR فارسی (تبدیل عکس به متن)
- مدیریت جلسات
- تقویمهای سازمانی
- فرایندساز یا مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
- فرمساز و گزارشساز
- چندامضایی و تاییدات نامحدود
- مدیریت فکس، ایمیل و ECE
- چندسازمانی و امکان تعریف ساختار هلدینگی
- و…
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و قابلیتها و مزایایی که برای سازمان آموزش و پرورش دارد، نام و شماره تماس خود را در فرم درخواست دمو ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما، نسخه دموی آنلاین رایگان اتوماسیون فراگستر را نیز مشاهده کنید.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله با اهمیت پیادهسازی اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش و همچنین چالشهایی که سازمان آموزش و پرورش بدون اتوماسیون اداری با آنها مواجه هست را، باهم بررسی کردیم؛ در آخر نیز مروری بر قابلیتها و زیرسیستمهای اتوماسیون اداری فراگستر داشتیم. امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی کسب کرده باشید؛ در آخر نیز باید به این نکته اشاره کنیم که در بخش نظرات پذیرای سوالات و ابهامات شما پیرامون اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و قابلیتها و امکانات آن هستیم.
سوالات متداول
بله؛ برگزاری آزمونهای آنلاین، مدیریت مکاتبات مدارس با سازمان آموزش و پرورش، مدیریت مستندات آموزشی و... همگی از کاربردهای اتوماسیون اداری در مدارس است؛ علاوه بر این، همانطور که اشاره کردیم سازمان آموزش و پرورش استان البرز از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در سطوح مختلف اداری، ستادی و مدارس استفاده میکند.
بله، اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن قابلیت چندسازمانی، امکان تعریف درختوارهای سازمان مادر و سازمانهای زیرمجموعه به صورت یکپارچه و متمرکز را فراهم کرده است؛ به عنوان مثال در هر استان، سازمان آموزش و پرورش استان مذکور میتواند تمامی سازمانها و نهادهای زیرمجموعه خود را، به صورت متمرکز و یکپارچه در قالب ساختار چندسازمانی تعریف نمایند.
