نرم افزار اتوماسیون اداری مزایای مختلفی با خود به همراه دارد، اما یکی از مهمترین مزایای آن افزایش سرعت و سهولت در نامهنگاری و مدیریت مکاتبات است؛ فرایند نامهنگاری از بخشهای مختلفی مانند ایجاد نامه، ارسال یا ارجاع نامه و… تشکیل شده، که در این مقاله قصد داریم تا نحوه ارجاع نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را باهم بررسی کنیم و ببینیم این سامانه اتوماسیون اداری، چه قابلیتها و امکاناتی برای ارجاع نامه در سازمان تدارک دیده است. با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
آموزش نحوه ارجاع نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
قبل از شروع آموزش باید به این نکته اشاره کنیم که اتوماسیون فراگستر هنگام ارسال، ارجاع و پاسخ به نامه هیچ محدودیتی در تعداد گیرندهها ندارد؛ یعنی شما میتوانید یک نامه را بهطور همزمان به هر تعداد گیرندهای که در نظر دارید، ارسال و یا ارجاع کنید. حال بیایید با نحوه استفاده از قابلیت ارجاع نامه آشنا شویم:
قدم اول – باز کردن نامه و انتخاب گزینه ارجاع
برای ارجاع یک نامه در اتوماسیون اداری فراگستر، ابتدا نامه مورد نظر را از طریق کارتابل الکترونیکی پیدا نموده و باز میکنیم؛ سپس از نوار ابزار بالای صفحه، گزینه “ارجاع” را انتخاب میکنیم (تصویر 1).
قدم دوم – انتخاب گیرندگان ارجاع و متن ارجاع
پس از کلیک بر روی گزینه “ارجاع”، پنجرهای برای شما به نمایش در میآید، که در این پنجره میتوانید مشخصات ارجاع – مانند گیرنده، متن ارجاع، نوع ارجاع، فوریت ارجاع، طبقهبندی ارجاع، مهلت در دسترسپذیری نامه، دسترسی به ارجاعات قبلی و… – را تعیین کنید. (تصویر 2).
در صورتی که قصد دارید نامه را تنها به یک نفر ارجاع دهید، در همین مرحله پس از تکمسل مشخصات ارجاع، کافیست بر روی گزینه “ارجاع” یا “ارجاع و انتقال” در پایین پنجره مذکور (تصویر 2)، کلیک کنید، اما اگر ارجاع شما بیش از یک گیرنده دارد، به مرحله بعد مراجعه نمایید.
نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری
قدم سوم – اضافه کردن گیرندگان ارجاع
برای انتخاب بیش از یک گیرنده برای ارجاع نامه، کافیست بر روی گزینه “افزودن ارجاع جدید به سایر افراد” کلیک کنید؛ در این لحظه بخش دیگری برای تعریف مشخصات ارجاع و تعیین گیرنده برای آن، به نمایش در میآید (تصویر 3). مانند ارجاع به صورت تکی، برای گیرنده جدید نیز میتوانید مشخصات ارجاع را به صورت جداگانه و مستقل از گیرنده/گیرندگان قبلی تعیین نمایید؛ سپس با تکمیل مشخصات نامه و تعیین گیرندگان، کافیست بر روی گزینه “ارجاع” و یا “ارجاع و انتقال” کلیک نمایید.
ارجاع نامه در اتوماسیون اداری بدون محدودیت گیرنده و با امکان تعیین جداگانه مشخصات و متن ارجاع، تنها یکی از قابلیتها و امکانات کاربردی اتوماسیون اداری فراگستر است؛ برای آشنایی بیشتر با دیگر قابلیتهای کاربردی، میتوانید با تکمیل فرم زیر علاوه بر دریافت مشاوره رایگان متناسب با نیازهای سازمان یا کسب و کارتان، نسخه دموی آنلاین این سامانه را نیز مشاهده بفرمایید:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
افزایش سرعت نامهنگاری و ارجاعات در سازمان و الکترونیکی شدن مکاتبات، مزایای مختلفی مانند افزایش بهرهوری، افزایش سرعت فرایندها و کاهش هزینههای سازمان به همراه دارد؛ اتوماسیون اداری فراگستر این مزایا را با عدم محدودیت در تعداد گیرندگان ترکیب کرده، تا سازمانها و کسب و کارها بتوانند به صورت همزمان، نامهها و مکاتبات را به تعداد نامحدودی از کاربران ارجاع دهند.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری فراگستر محدودیتی در تعداد گیرندگان ارجاع ندارد و شما می توانید هر تعداد کاربری را که در نظر دارید، به صورت همزمان به عنوان گیرندگان نامه و ارجاع مشخص کنید و برای هر کدام تنظیمات و متن ارجاع متفاوتی در نظر بگیرید.
خیر، این قابلیت به صورت پیش فرض، در اتوماسیون اداری پایه وجود دارد و میتوانید از آن استفاده کنید.
