اتوماسیون اداری، سامانهای که بسیاری از سازمانها و کسب و کارها در ایران و سراسر جهان از آن، برای مدیریت ارتباطات، فرایندها و دادهها استفاده میکنند؛ شاید برای شما هم سوال باشد که پیاده سازی اتوماسیون اداری چطور صورت میگیرد و چه پیشنیازهایی دارد؟ در این مقاله ضمن بررسی اهمیت پیاده سازی اتوماسیون اداری، به بررسی پیشنیازها و مراحل پیاده سازی و راه اندازی اتوماسیون اداری میپردازیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اهمیت پیاده سازی اتوماسیون اداری
سامانه اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای مدیریت یکپارچه اطلاعات، مکاتبات و فرایندها طراحی شده و توسعه یافته است؛ اتوماسیون اداری از چندین نرم افزار و زیرسیستم مختلف تشکیل شده، که هر کدام در عین یکپارچگی و اتصال به یکدیگر، قابلیتها و امکانات مختص خود را دارند. هدف اصلی اتوماسیون اداری، استفاده از فناوریها، ابزارها و راهکارهای دیجیتال در راستای تسهیل و خودکارسازی انواع فرایندهای اداری است در راه رسیدن به این هدف، قابلیتها و امکانات متنوعی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد.
در همین راستا، اتوماسیون اداری با توجه به قابلیتهای مختلفی که برخوردار است، مزایای متنوعی نیز برای سازمانها و کسب و کارهایی که از آن استفاده میکنند به همراه میآورد، که این مزایا خود دلایلی بر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری محسوب میشوند. حال 6 مزیت مهم پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- بهبود کارایی و بهرهوری
- کاهش خطاها و اشتباهات
- بهبود دسترسی و اشتراکگذاری اطلاعات
- افزایش شفافیت و کنترل
- بهبود فرآیندهای کسب و کار
- کاهش هزینههای سازمان
6 مزیت مهم پیاده سازی اتوماسیون اداری
1- بهبود کارایی و بهره وری
همانطور که اشاره کردیم، هدف اتوماسیون اداری، تسهیل و خودکارسازی فرایندهای اداری است و سازمانها و کسب و کارهای مختلف میتوانند از قابلیتهای مختلف اتوماسیون اداری برای انجام سریعتر کارها و حتی خودکارسازی انواع فرایندها استفاده نمایند؛ در همین راستا، پیاده سازی اتوماسیون اداری موجب افزایش سرعت و دقت فرایندها و در نهایت بهبود کارایی و افزایش بهرهوری سازمان میگردد.
2- کاهش خطاها و اشتباهات
با تعریف جریان کار و فرایندها و خودکارسازی آنها، بسیاری از فرایندهای دستی حذف میشوند و فرایندها در زمان کمتر، با دقتی بالاتر انجام میشوند؛ حذف انسان از فرایندها، موجب کاهش خطای انسانی و اشتباهات در سازمان میگردد، که خود این امر نیز افزایش بهرهوری و کارایی در سازمان را به همراه دارد.
3- بهبود دسترسی و اشتراک گذاری اطلاعات
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، اتوماسیون اداری بستری برای مدیریت یکپارچه ارتباطات و اطلاعات در سازمان محسوب میگردد؛ سیستم اتوماسیون اداری بین اعضا و بخشهای مختلف سازمان ارتباط برقرار میکند و امکان مکاتبه، پیامرسانی و انتقال و اشتراکگذاری اطلاعات و دادهها را برای آنها فراهم میکند. در همین راستا، پیاده سازی اتوماسیون اداری موجب بهبود دسترسی و اشتراک گذاری اطلاعات در سازمانها و کسب و کارها میگردد.
4- افزایش شفافیت و کنترل
پیاده سازی اتوماسیون اداری امکان نمایش و مشاهده جریان فرایندها و ارتباطات در سازمان و همچنین گردش مکاتبات و درخواستها در سازمانها و کسب و کارها را فراهم میکند؛ این قابلیت، امکان کنترل فرایندها، پیگیری مکاتبات و درخواستها و همچنین نظارت بر عملکرد افراد را فراهم میکند، که همگی موجب افزایش شفافیت در سازمان و بهبود کنترل و مدیریت آن میگردند.
5- بهبود فرآیندهای کسب و کار
اتوماسیون اداری زیرسیستمهای مختلفی دارد، که به کمک آنها سازمانها و کسب و کارها میتوانند از فرایندهای استاندارد از پیش تعریف شده استفاده نمایند و یا اینکه فرایندهای جدیدی را تعریف کنند؛ در هر دو صورت، اتوماسیون اداری امکان طراحی و بهبود فرایندها را فراهم مینماید.
6- کاهش هزینه های سازمان
با استفاده از سامانههای مکاتبات و مدیریت مستندات الکترونیکی و بسیاری دیگر از سامانهها، مصرف کاغذ و استفاده از انواع چاپگرها به شدت در سازمان کاهش مییابد؛ از طرفی با خودکارسازی و تسهیل فرایندها، سرعت آنها افزایش یافته و در زمان و منابع مورد استفاده برای فرایندها، صرفهجویی میشود. این موارد و بسیاری دیگر از این قبیل موارد، که به موجب پیاده سازی اتوماسیون اداری صورت میگیرند، کاهش هزینههای سازمان و صرفهجویی در منابع را به همراه دارند.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری
حال که با اهمیت و مزایای پیاده سازی اتوماسیون اداری آشنا شدیم، نوبت آن فرارسیده که یک قدم جلوتر برویم و پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری با هم مرور کنیم. سامانه اتوماسیون اداری، نرمافزاری پیچیده و بسیار کاربردی محسوب میگردد و برای استفاده بهینه از آن، باید پیشنیازهای زیر در سازمانها و کسب و کارها فراهم شده باشد:
- تجهیزات فنی مورد نیاز اعضای سازمان
- شبکه داخلی یکپارچه و کامل
- سرور داخلی قدرتمند و مناسب
- آموزش کارکنان و اعضای سازمان
پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری
1- تجهیزات فنی مورد نیاز اعضای سازمان
سامانه اتوماسیون اداری یک نرم افزار کامپیوتری است و برای دسترسی به آن، هر کدام از اعضای سازمان به یک سیستم کامپیوتر متصل به شبکه نیازمند است؛ علاوه بر این، اتوماسیون اداری برای پیاده سازی اصولی و استفاده بهینه از آن، به تجهیزات دیگری نیز مانند اسکنرها، چاپگرها، دستگاههای فکس، قلم نوری و… نیز نیاز دارد. در همین راستا، قبل از شروع مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری، باید تجهیزات فنی مورد نیاز کاربران برای دسترسی به اتوماسیون اداری و استفاده از آن فراهم باشد.
2- شبکه داخلی یکپارچه و کامل
ایجاد ارتباطات دقیق و یکپارچه بین واحدها و افراد مختلف سازمان و مدیریت متمرکز آن، نیازمند یک شبکه داخلی یکپارچه و کامل است؛ در واقع میتوان گفت که داشتن شبکه داخلی یکپارچه و گسترده، امکان برقراری سریعتر ارتباطات و مدیریت دقیقتر آنها به کمک اتوماسیون اداری را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند.
3- سرور داخلی قدرتمند و مناسب
این قسمت، مخصوص آن دسته از سازمانهایی است که قصد استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب را دارند؛ بله، اتوماسیون اداری دارای انواع مختلفی – از قبیل تحت سیستم عامل، تحت وب و تحت ابر – است و برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، سازمانها و کسب و کارها متناسب با حجم اطلاعات و دادهها و تعداد کاربران خود، به سرور قدرتمند و مناسبی نیاز دارند. سامانه اتوماسیون اداری بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب میگردد و از طریق فناوری وب و شبکههای داخلی، در مرورگرهای اینترنتی در دسترس کاربران و اعضای سازمان قرار میگیرد. هزینه راهاندازی سرور و پایگاه داده مناسب، به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ عواملی مانند:
- تعداد کاربران
- حجم مکاتبات
- حجم اطلاعات و دادهها
- قطعات و تجهیزات مورد استفاده
- تعداد زیرسیستمهای اتوماسیون اداری
- ساختار سازمان
- و…
4- آموزش کارکنان و اعضای سازمان
یکی دیگر از پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان، آموزش کارکنان و اعضای سازمان است؛ قبل از پیاده سازی سامانه اتوماسیون اداری و استفاده از آن در سازمان یا کسب و کار، اعضای آن یا همان کاربران سیستم، با توجه به جایگاه و وظایفی که دارند و استفادهای که از اتوماسیون اداری میبرند، باید آموزش داده شوند و فرهنگ سازمانی جدید به درستی به آنها منتقل گردد. آموزش ناقص قابلیتها و تنظیمات اتوماسیون اداری – مخصوصا در مورد راهبران سیستم اتوماسیون در سازمان – مشکلات مختلفی را با خود به همراه دارد و موجب کاهش کارایی و بهرهوری اتوماسیون اداری در سازمان یا کسب و کار میگردد؛ چه بسیار سازمانها و کسب و کارهایی که بدون آموزش صحیح و انتقال کامل فرهنگ سازمانی جدید، از سامانههای اتوماسیون اداری استفاده کردند و پس از مدتی به دلیل عدم امکان استفاده از نهایت پتانسیل و قابلیتهای اتوماسیون اداری در سازمان یا کسب و کار، آنها را کنار گذاشتند.
پس از تدارک پیش نیازهای اولیه، بالاخره به سراغ پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان یا کسب و کار میرویم.
قیمت اتوماسیون اداری به همراه نکات مهم هنگام خرید اتوماسیون اداری
مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری
تا این قسمت از مقاله با مزایا و پیشنیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان آشنا شدیم؛ حال باید با مراحل آن نیز آشنا شویم. پیاده سازی اتوماسیون اداری کاری پیچیده و مهم محسوب میشود و سازمانها و کسب و کارها باید مراحل مختلف آن را به ترتیب پشت سر بگذارند. مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها عبارتاند از:
- تحلیل نیازها و مشکلات
- انتخاب زیرسیستمهای مورد نیاز
- طراحی ساختار سیستم اتوماسیون
- آمادهسازی پایگاه داده و سرور
- نصب نرمافزار و پیادهسازی سامانه
- راهاندازی سامانه در سازمان
- پشتیبانی و نگهداری از سامانه اتوماسیون
مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری
1- تحلیل نیازها و مشکلات
اولین مرحله از پیاده سازی و راه اندازی اتوماسیون داری، تحلیل نیازها و مشکلات است؛ برای این کار تمامی نیازهای سازمان و کسب و کار به اتوماسیون اداری و همچنین مشکلاتی که با آن مواجه هستند، باید مشخص شوند و راهکارهای اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن برای بر طرف کردن نیازها و مشکلات بررسی گردند. با این کار دید کاملتر و دقیقتری از هدف پیاده سازی اتوماسیون اداری و استفاده از آن به دست میآید، که به کمک آن سازمانها و کسب و کارها قادر به طراحی استراتژی بهتری برای پیاده سازی و راه اندازی اتوماسیون اداری هستند.
2- انتخاب زیرسیستم های مورد نیاز
پس از شناسایی دقیق نیازها، نوبت به انتخاب زیرسیستمهای تخصصی اتوماسیون اداری میرسد؛ همانطور که پیشتر اشاره کردیم، سامانه اتوماسیون اداری از زیرسیستمها و بخشهای مختلفی تشکیل شده است و سازمانها و کسب و کارها جدای از برخی امکانات پایه و کاربردی، برای استفاده از قابلیتهای تخصصیتر، باید زیرسیستم مربوطه را خریداری نمایند. لازم به ذکر است که قیمت اتوماسیون اداری، متناسب با زیرسیستمها، تعداد کاربران و عوامل دیگری محاسبه میشود و متغیر است، به همین دلیل انتخاب زیرسیستمهای مورد نیاز، موجب صرفهجویی در هزینههای راهانداری اتوماسیون اداری نیز میگردد.
3- طراحی ساختار سیستم اتوماسیون
یکی دیگر از مراحل پایه و اساسی پیاده سازی و راه اندازی اتوماسیون اداری در سازمان، طراحی و تعریف ساختار سیستم اتوماسیون است؛ در این مرحله، ساختار و چارچوب اصلی اتوماسیون اداری – مانند راهبر سیستم، فرایندها، دادهها، واسطههای کاربری، ارتباط با سایر سیستمهای سازمان، سلسله مراتب و چارت سازمانی و… – شناسایی و تعیین میشوند، تا دید کاملی از ساختار سیستم اتوماسیون اداری و استراتژی راهاندازی آن به دست بیاید.
4- آماده سازی پایگاه داده و سرور
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب میگردد و دادهها و اطلاعات نیز درون پایگاه داده شخصی سازمان ذخیره میشوند؛ آمادهسازی پایگاه داده برای بارگذاری اطلاعات و یا انتقال و تبدیل اطلاعات از سامانههای قدیمی به سامانه اتوماسیون اداری، یکی از مراحل مهم پیاده سازی اتوماسیون اداری محسوب میگردد. در این مرحله، پایگاه داده باید به صورت ساختار یافتهای طراحی شود و همچنین پروتکلهای امنیتی لازم و محدودیتهای دسترسی بر روی آن اعمال گردد.
از طرفی سرورهای سازمان نیز باید از لحاظ قدرت پردازشی، سرعت و فضای ذخیرهسازی نیز بررسی شوند و در صورت نیاز، اصلاحاتی برای بهبود آنها صورت بگیرد، تا به طور کامل آماده نصب اتوماسیون اداری و راه اندازی آن باشند.
5- نصب نرم افزار و پیاده سازی سامانه
پس از آمادهسازیهای نهایی، نوبت به نصب اتوماسیون اداری بر روی سرورهای سازمان میرسد؛ در این مرحله متخصصین باید نرم افزار اتوماسیون اداری را با رعایت نکات امنیتی و تنظیمات مناسب، بر روی سرورهای سازمان نصب کنند و ساختار و تنظیمات طراحی شده برای اتوماسیون اداری را پیادهسازی نمایند. در این مرحله باید تمامی فرایندهای مورد نیاز تعریف شوند، ارتباطات بین کاربران یا همان اعضای سازمان و دسترسی آنها به اطلاعات و مکاتبات تعریف گردد و همچنین ارتباط اتوماسیون اداری با دیگر سامانههای سازمان نیز برقرار شود.
6- راه اندازی اتوماسیون اداری
حال نوبت به راه اندازی اتوماسیون اداری میرسد، اما قبل از در دسترس قرار دادن اتوماسیون اداری برای کاربران و اعضای سازمان، باید عملکرد اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن در بخشهای مختلف ارزیابی شود و در صورت مشاهده مشکل و یا خطا، اصلاحات لازم صورت بگیرد؛ پس از انجام تستهای نهایی، سازمانها و کسب و کارها میتوانند سامانه اتوماسیون اداری را به طور کامل راهاندازی نموده و در دسترس اعضای سازمان بگذارند.
7- پشتیبانی و نگهداری از سامانه اتوماسیون
یکی از مهمترین مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری بعد از راهاندازی آن در سازمان یا کسب و کار است؛ راهبران سیستم باید به طور مداوم عملکرد و بهرهوری سامانه اتوماسیون اداری را زیر نظر داشته باشند و آن را بهبود ببخشند؛ این مرحله شامل بهبود و بهینهسازی فرایندها، تقویت امنیت اتوماسیون، پشتیبانگیری از دادهها (تهیه نسخه بکاپ) و اطلاعات، مدیریت ارتباطات، نظارت بر دسترسیها و مواردی از این قبیل میگردد.
پشتیبانی و نگهداری از سامانه اتوماسیون
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
به طور کلی، پیاده سازی اتوماسیون اداری و نصب و راهاندازی آن در سازمانها و کسب و کارها، نیازمند برنامهریزی دقیق، هماهنگی کامل و بررسیهای جامع است؛ همانطور که مطالعه کردیم، برای پیاده سازی و راه اندازی اتوماسیون اداری، پیش نیازهای مختلفی نیاز و مراحل گوناگونی نیز باید طی شود. توصیه ما به سازمانها و کسب و کارهای مختلف برای خرید اتوماسیون اداری و پیادهسازی آن، این است که به دقت انواع اتوماسیون اداری و زیرسیستمها و قابلیتهای آنها را بررسی نمایند و سپس نسبت به خرید و پیاده سازی اتوماسیون اداری مد نظر اقدام کنند.
در آخر ضمن تشکر از شما عزیزان بابت همراهی ما تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای نظرات و سوالات شما در بخش نظرات هستیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید.
سوالات متداول
پیاده سازی اتوماسیون اداری مزایا و قابلیتهای مختلفی دارد، که نیاز بسیاری از سازمانها و کسب و کارها را برطرف میکند؛ برخی از این مزایای مهم پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتاند از بهبود کارایی و بهرهوری، کاهش خطاها و اشتباهات، بهبود دسترسی و اشتراکگذاری اطلاعات، افزایش شفافیت و کنترل، بهبود فرآیندهای کسب و کار و کاهش هزینههای سازمان.
هزینه نصب و راه اندازی اتوماسیون اداری در سازمان و پیاده سازی آن در بخشهای مختلف، به عوامل مختلفی بسگی دارد؛ فاکتورهای مهم در محاسبه هزینه پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتاند از تعداد کاربران، حجم اطلاعات و دادهها، زیرسیستمها و ماژولهای مورد نیاز، بستههای پشتیبانی و خدمات پس از فروش، ایجاد سرور اختصاصی مناسب، تجهیزات فنی و الکترونیکی و... .
