نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر اساس فاکتورهای مختلفی قیمت گذاری میشوند و مواردی مانند تعداد کاربران، زیرسیستمهای مورد نیاز، نوع سازمان و… تاثیرات مختلفی بر روی قیمت و هزینه خریداری اتوماسیون اداری میگذارند؛ در این مقاله قصد داریم تا برخی از مهمترین عوامل تاثیرگذار بر قیمت اتوماسیون اداری را باهم بررسی کنیم.
فهرست مطالب
عوامل تاثیرگذار بر قیمت اتوماسیون اداری کدامند؟
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، قیمت خرید و راهاندازی اتوماسیون اداری به عوامل مختلفی بستگی دارد و هر سازمانی متناسب با ویژگیها، ساختار و نیازهایی که دارد، مبلغ متفاوتی برای خریداری و راهاندازی اتوماسیون اداری باید هزینه کند. در ادامه 5 عامل تاثیرگذار بر قیمت سیستم اتوماسیون اداری را باهم بررسی خواهیم کرد:
5 عامل تاثیرگذار بر قیمت اتوماسیون اداری
تعداد کاربران
اولین و مهمترین عامل تاثیرگذار بر روی قیمت اتوماسیون اداری، تعداد کاربرانی است که از این نرم افزار استفاده میکنند؛ هر چه تعداد کاربران یک سامانه اتوماسیون اداری بیشتر باشد، سامانه اتوماسیون در مقیاس بزرگتری مورد استفاده قرار میگیرد و تنظیمات بیشتر و فضای بیشتری نیز برای مدیریت ارتباطات و اطلاعات کاربران نیاز دارد؛ در همین راستا، قیمت سیستم اتوماسیون اداری، با توجه به تعداد کاربران تغییر خواهد کرد. از طرفی تعداد کاربران بر روی عوامل دیگر – مانند سخت افزار مورد نیاز، زیرساختهای لازم و… – نیز تاثیر میگذارد و آنها را نیز تحت تاثیر قرار می دهد.
به عنوان مثال، قیمت اتوماسیون اداری بر اساس تعداد کاربر، به گزینههای 1-10 کاربره، 20-10 کاربره، 20-30 کاربره، 30-50 کاربره و… تقسیم میشوند و قیمتگذاری میگردند.
زیرسیستم ها و ماژول ها
یکی دیگر از عوامل تاثیرگذار بر قیمت سیستم اتوماسیون اداری، ماژولها و زیرسیستمهای مورد استفاده در آن است؛ همانطور که میدانیم نرمافزارهای اتوماسیون اداری از زیرسیستمها و بخشهای مختلفی تشکیل شدهاند، که در عین یکپارچگی، به صورت مستقل قابل جداسازی و اضافه کردن به اتوماسیون اداری هستند.
به عنوان مثال، سامانه اتوماسیون اداری پایه، به طور معمول قابلیتهایی برای نامهنگاری و مدیریت مکاتبات در سازمان دارد و سازمانها برای استفاده از قابلیتهایی مانند مدیریت مستندات، مدیریت کارها، BPMS و…، باید هزینه زیرسیستم مورد نظر را پرداخت نمایند، تا قادر به استفاده از آن باشند. برخی از مهمترین و کاربردیترین زیرسیستمها و ماژولهایی که سازمانها و کسب و کارها خریداری میکنند، عبارتاند از مدیریت جلسات، مدیریت کارها و وظایف تیمی، مدیریت مستندات، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، فرمساز و… .
ساختار سازمانی
ساختار سازمانی تاثیر بسزایی بر روی قیمت اتوماسیون اداری دارد؛ زیرا همانطور که پیشتر اشاره کردیم، هرچه تعداد کاربران افزایش بیابد، قیمت و هزینه اتوماسیون اداری نیز افزایش مییابد؛ در همین راستا، سازمانهایی که ساختار چندسازمانی دارند، هزینه بیشتری برای خرید و راهاندازی اتوماسیون اداری باید صرف نمایند، تا سازمانهایی که تنها هستند و زیرمجموعهای ندارند.
پشتیبانی از ساختار چندسازمانی و هلدینگی، قابلیتی است که در برخی از سامانههای اتوماسیون اداری وجود دارد و به عنوان یک قابلیت و زیرسیستم، به صورت جداگانه و تنها برای سازمانهایی که به آن نیاز دارند، ارائه میشود و سازمانهایی که از زیرمجموعه برخوردار نیستند، نیازی به این قابلیت ندارند و هزینهای نیز برای آن پرداخت نمیکنند، اما سازمانهایی که به این قابلیت نیاز دارند، باید هزینه آن را نیز پرداخت نمایند.
بستر سخت افزاری و زیرساخت ها
علاوه بر هزینههای فوق، سازمانها باید به قیمت و هزینه خریداری سخت افزار مورد نیاز و ایجاد زیرساختهای لازم برای پیادهسازی و استفاده از اتوماسیون اداری نیز توجه داشته باشند؛ هر کدام از موارد فوق بر روی سرور مناسب پیادهسازی اتوماسیون اداری و استفاده از آن و همچنین سختافزار لازم برای دسترسی کاربران به اتوماسیون اداری نیز تاثیر دارند.
هر چه سازمانها و کسب و کارها کاربران بیشتری داشته باشند و از زیرسیستمهای بیشتری نیز استفاده نمایند، باید سرورهای قویتری برای اجرای اتوماسیون اداری و همچنین نگهداری از اطلاعات و دادهها تهیه کنند، که این امر موجب افزایش هزینه و قیمت تمام شده اتوماسیون اداری برای سازمانها و کسب و کارها میگردد.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
پشتیبانی تخصصی و ارائه خدمات خاص پس از فروش نیز، یکی دیگر از عوامل تاثیرگذار بر روی قیمت اتوماسیون اداری است؛ سازمانها و کسب و کارهای مختلف برای نگهداری از اتوماسیون اداری و برطرف کردن مشکلاتی که ممکن است بروز کند، یا باید تیمی از افراد متخصص داشته باشند و یا اینکه از خدمات پشتیبانی شرکت ارائهدهنده اتوماسیون اداری استفاده نمایند. بهطور معمول هزینههای پشتیبانی و خدمات پس از فروش به صورت سالانه پرداخت میشوند و تمدید میگردند.
صفر تا صد پیاده سازی اتوماسیون اداری
نکاتی که قبل از خرید اتوماسیون اداری باید در نظر داشته باشید.
همانطور که مطالعه کردیم، عوامل مختلفی بر روی قیمت اتوماسیون اداری تاثیر میگذارند و برای اینکه سازمانها و کسب و کارها هزینههای اضافی متحمل نشوند، بهتر است که قبل از خرید اتوماسیون اداری به موارد زیر توجه داشته باشند:
- به چه زیرسیستمها و ماژولهایی نیاز دارند؟
- چه تعداد از کارکنان به صورت فعال از اتوماسیون اداری استفاده خواهند کرد؟
- چه تجهیزات سختافزاری و زیرساختهایی برای پیادهسازی اتوماسیون اداری نیاز دارند؟
- آیا به پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نیازی دارند یا خیر؟
- آیا دارای افراد متخصصی برای نگهداری از اتوماسیون اداری هستند؟
پاسخ به این سوالات و سوالاتی از این قبیل، به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا انتخاب درستی هنگام خرید اتوماسیون اداری داشته باشند. متاسفانه با توجه به مواردی که باهم بررسی کردیم، امکان ارائه قیمت مشخص و دقیقی برای اتوماسیون اداری وجود ندارد و برای اطلاع دقیق از هزینه خرید و راهاندازی اتوماسیون اداری، میتوانید با تکمیل فرم زیر، از مشاوره رایگان برای خرید اتوماسیون اداری و همچنین دموی آنلاین رایگان بهرهمند شوید:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
نرم افزار اتوماسیون اداری سامانهای پیچیده و گسترده محسوب میگردد و بخشها و زیرسیستمهای مختلفی دارد، که هر کدام از آنها قابلیتها و امکانات مختص به خود را دارند و برای انجام کارهای مختلفی طراحی شده و توسعه یافتهاند؛ در همین راستا سازمانها و کسب و کارها متناسب با نیازهای خود، زیرسیستمهای مورد استفاده و همچنین تعداد کاربرانی که دارند، برای خرید اتوماسیون اداری هزینه پرداخت مینمایند.
سوالات متداول
قیمت اتوماسیون اداری متناسب با زیرسیستم، ماژولها و تعداد کاربرانی پشتیبانی میکند، متفاوت است و باید محاسبه گردد.
عوامل مختلفی بر روی قیمت سیستم اتوماسیون اداری تاثیر میگذارند، که 5 تا از مهمترین آنها عبارتاند از تعداد کاربران، زیرسیستمها، ساختار سازمانی، زیرساخت های لازم و پشتیبانی و خدمات پس از فروش.
بهطور کلی هنگام خرید اتوماسیون اداری، باید به تعداد کاربران فعال، زیرسیستمهای مورد نیاز و همچنین ساختار سازمان و کسب و کار خود توجه داشته باشید، تا به درستی انتخاب نمایید و متحمل هزینههای اضافی نشوید.
