افزایش بهرهوری، بهبود عملکرد و کاهش هزینهها جزو مهمترین اهداف هر سازمان و یا کسب و کاری هستند و یکی از راههای رسیدن به این اهداف، تسهیل و خودکارسازی فرایندهای سازمانی و الکترونیکی کردن آنها است. برای این کار، نرمافزارهای مختلفی وجود دارد، اما بهترین ابزار برای تسهیل و خودکارسازی فرایندهای مختلف سازمانی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند.
در سراسر دنیا، انواع مختلفی از سامانهها و نرمافزارهای اتوماسیون اداری طراحی شده و توسعه یافتهاند، که هر کدام از آنها برای رقابت با دیگری، قابلیتها و ویژگیهای مختلفی را به سازمانها و کسب و کارها ارائه میدهند؛ به منظور آشنایی بیشتر با سامانههای اتوماسیون اداری، در این مقاله قصد داریم تا منتخبی از بهترین اتوماسیون اداری های خارجی و ایرانی را به شما معرفی کنیم و مورد بررسی قرار دهیم.
فهرست مطالب
تعریف اتوماسیون اداری
قبل از معرفی 5 نرم افزار اتوماسیون اداری برتر و انتخاب بهترین اتوماسیون اداری، ابتدا کمی با مفهوم اتوماسیون اداری و سپس با برخی از کاربردهای عمومی آن در سازمانها و کسب و کارها آشنا شویم. اتوماسیون اداری یعنی استفاده از فناوریها، ابزارها و نرمافزارهای بهروز و جدید، در راستای تسهیل یا خودکارسازی فرایندهای سازمانی؛ مانند فرایندهای مرتبط با مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات، مدیریت ارتباطات، مدیریت کارها، مدیریت جلسات و… .
این امر در کنار رقابت شرکتهای توسعهدهنده اتوماسیون اداری، باعث شده تا روز به روز با پیشرفت فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی، زیرسیستمهای تخصصی بیشتری برای سامانههای اتوماسیون اداری طراحی شوند؛ در همین راستا، امروزه بهترین سامانههای اتوماسیون اداری از یک بخش پایه و چندین زیرسیستم مختلف تشکیل شدهاند و سازمانها و کسب و کارها با توجه به نیاز خود، میتوانند تنها زیرسیستمهای مورد نیاز را برای اتوماسیون اداری پایه خود تهیه نمایند. به منظور آشنایی بیشتر با منتخبی از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایرانی و خارجی، بهتر است تا برخی از مهمترین کاربردها و قابلیتهای عمومی نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شویم.
اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری
قابلیت های پایه بهترین اتوماسیون اداری
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، نرم افزارهای اتوماسیون اداری از بخشها و زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شدهاند و سازمانها برای رقابت با یکدیگر برای تبدیل شدن به بهترین اتوماسیون اداری، از قابلیتهای ویژه و منحصر به فردی استفاده میکنند، که موجب خاص بودن آنها میگردد؛ اما در این بخش قصد داریم تا برخی از کاربردها و قابلیتهای عمومی و مشترک در بین سامانههای اتوماسیون اداری را باهم مرور کنیم. برخی از کاربردهای عمومی نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- مدیریت مکاتبات (شامل نامههای وارده، صادره و داخلی، ایمیلها و فکسها)
- مدیریت اسناد (شامل ثبت و ذخیرهسازی، دستهبندی، نگهداری، اصلاح، کنترل دسترسی و از بین بردن انواع مستندات)
- انتقال و اشتراکگذاری سریع و آسان فایلها بین کاربران
- مدیریت وظایف (شامل ایجاد بوردها و لیستهای کاری، تعریف فضاهای کاری، تخصیص وظایف به افراد دیگر، پیگیری وضعیت کارها و…)
- خودکارسازی فرایندهای سازمانی به صورت استاندارد
- استفاده از فرمهای الکترونیکی برای افزایش سرعت فرایندها
- و…
شایان ذکر است که سامانههای اتوماسیون اداری قابلیتها و کاربردهای بسیار بیشتری دارند و مواردی که بیان شد، پایهترین قابلیتها و امکانات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب میگردد. در ادامه به سراغ معرفی 5 نرم افزار اتوماسیون اداری منتخب خارجی و ایرانی میرویم و بیشتر با قابلیتهای آنها آشنا خواهیم شد.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
معرفی 5 تا از بهترین اتوماسیون اداری های خارجی و ایرانی
در بین انواع مختلف نرم افزارهای اتوماسیون اداری، برخی از آنها به دلایل مختلفی – مانند قابلیتهای خاص، زیرسیستمهای کاربردی، محیط کاربری آسان، کارایی بیشتر و… – از محبوبیت و کاربران بیشتری برخوردار هستند، چه به صورت خاص در یک کشور و چه به صورت بینالمللی؛ در ادامه 5 تا از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به شما معرفی خواهیم کرد:
1- نرم افزار اتوماسیون اداری Zapier
نرم افزار اتوماسیون اداری Zapier در واقع سیستمی برای برقراری ارتباط بین نرمافزارهای مختلف، تبدیل دادهها و همگامسازی آنها در نرمافزارها و سامانههای متصل به یکدیگر است؛ به بیان دیگر، نرم افزار اتوماسیون اداری Zapier امکان ایجاد یکپارچگی سامانههای سازمانی و همچنین مدیریت فرایندهای سازمانی را برای شما فراهم میکند. برخی از قابلیتها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری Zapier عبارتاند از:
- اتصال به نرم افزارهای دیگر (مانند Gmail، Slack، Google Calendar و…)
- مدیریت فرایندها و تعیین قوانین و قواعد اتوماسیون
- طراحی انواع فرمهای الکترونیکی
- ایجاد زنجیرهای از فرایندهای مختلف
- ایجاد فرایندهای خودکار و شخصیسازی شده
- و…
به طور کلی، اتوماسیون اداری Zapier با اتصال به سامانههای دیگر و همچنین قابلیت تعریف و طراحی فرایند، امکانات دیگری مانند مدیریت مکاتبات و ارتباطات، مدیریت اطلاعات و حتی مدیریت کارها را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند.
2- نرم افزار اتوماسیون اداری Microsoft Power Automate
نرم افزار Microsoft Power Automate ابزاری تخصصی برای مدیریت و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار و ایجاد ارتباط بین نرمافزارهای مختلف است؛ یکی از بزرگترین نقاط قوت نرم افزارMicrosoft Power Automate، امکان اتصال و یکپارچگی آن با سایر سیستمها و سرویسهای شرکت مایکروسافت محسوب میگردد، که همین قابلیت، آن را به یکی از گزینههای محبوب برای انتخاب بهترین اتوماسیون اداری تبدیل میکند. با استفاده از نرم افزار Power Automate، سازمانها و کسب و کارها میتوانند در کنار طراحی و تعریف فرایندهای اختصاصی، از دیگر سرویسهای شرکت مایکروسافت برای اتوماسیون و الکترونیکی کردن فرایندهای سازمانی بهره ببرند؛ به عنوان مثال:
- مدیریت مکابتات با اتصال به سیستم Outlook
- مدیریت اطلاعات و دادهها با اتصال به سیستم OneDrive
- مدیریت جلسات با اتصال به تقویم مایکروسافت
- انتقال و اشتراکگذاری انواع فایلها با اتصال به سیستم SharePoint
- مدیریت فروش، خدمات مشتریان و… با اتصال به سیستم Dynamic 360
- و…
3- نرم افزار اتوماسیون اداری Google Workspace
شرکت گوگل یکی از کمپانیهایی است که سرویسهای متعددی را با کاربردهای بسیار متنوع و متفاوت، برای کاربران خود عرضه میکند و یکی از سرویسهای گوگل، سامانه Google Workspace است؛ نرم افزار Google Workspace به عنوان یک پلتفرم یکپارچه و متمرکز، سرویسهای بسیار متعددی دارد که به نوعی زیرسیستمهای آن محسوب میشوند. اتوماسیون Google Workspace قابلیتها و امکانات متعددی را از طریق سرویسهای آنلاین خود به کاربران و سازمانها و کسب و کارها ارائه میکند. برخی از قابلیتها و سرویسهای اتوماسیون Google Workspace عبارتاند از:
- مدیریت مکاتبات (مانند سرویس Gmail)
- مدیریت اطلاعات و ذخیرهسازی (مانند سرویس Google Drive)
- مدیریت مستندات (مانند سرویسهای Google Docs، Sheets و Slides)
- مدیریت جلسات و تقویم سازمانی (مانند Google Calendar)
- طراحی فرمهای الکترونیکی (مانند Google Forms)
- مدیریت یادداشتها و یادآوریها (مانند Google Keep)
- مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS (مانند Google Cloud)
- و…
یکی از مهمترین نکات در مورد Google Workspace، آنلاین بودن آن است؛ آنلاین بودن یک نرم افزار به این معناست که اگر کاربران به اینترنت دسترسی نداشته باشند، قادر به استفاده از آن نرمافزار نخواهند بود؛ به همین دلیل، بسیاری از سازمانها و کسب و کارهایی که قصد استفاده از سرویسهای تحت وب و بر بستر شبکههای داخلی سازمان را دارند، اتوماسیون Google Workspace برای آنها مناسب نیست.
4- نرم افزار اتوماسیون اداری RicohDocs
نرم افزار RicohDocs در ابتدا با هدف مدیریت اسناد و مدارک سازمانی طراحی شده و توسعه یافته و سپس در راستای رقابت با دیگر محصولات این حوزه و همچنین رفع نیازهای مشتریان خود، قابلیتها و زیرسیستمهای جدیدی اضافه نموده است و اکنون جزو یکی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری محبوب و پرکاربرد به حساب میآید. مهمترین قابلیتهای اتوماسیون اداری RicohDocs عبارتاند از:
- مدیریت انواع مختلفی از اسناد از ابتدای ورود آنها به سازمان و سامانه، تا زمان انقضا و امحاء آنها
- مدیریت فرایندها و طراحی و تعریف فرایندهای مختلف، متناسب با نیاز سازمانها
- کارگروهی بر روی اسناد و اشتراکگذاری آنها به صورت لحظهای و Real-Time
- یکپارچگی با نرمافزارهای خانواده MS Office
- دسترسی به فایلهای ذخیره شده بر روی فضای ابری سامانه، به کمک قابلیت Hot Folders
- دسترسی به اتوماسیون اداری از طریق نسخه موبایل
- و…
بهطور کلی با توجه به قابلیتها و امکاناتی که اتوماسیون RicohDocs دارد، میتوانیم بگوییم RicohDocs برای سازمانها و شرکتهایی با حجم بزرگ اسناد و نیازمندیهای اتوماسیون فرایندهای کسب و کار مناسب است. این نرم افزار بهبود بهرهوری، کاهش هزینه و زمان مورد نیاز برای مدیریت اسناد و فرایندهای کسب و کار را هدف قرار میدهد.
5- نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از انواع سامانههای اتوماسیون اداری ایرانی است، که با هدف تسهیل و خودکارسازی ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمانها و کسب و کارهای ایرانی طراحی شده و توسعه یافته است. بر خلاف تمامی نرم افزارهای اتوماسیون اداری که تا این قسمت بررسی کردیم، سازمانها و کسب و کارهای مختلف میتوانند از این سامانه اتوماسیون اداری هم به صورت آنلاین (زیرسیستم میزبانی وب) و هم به صورت تحت وب (شبکه داخلی سازمان) استفاده کنند.
اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستمها و ابزارهای مختلفی برخوردار است، که سازمانها میتوانند بنا بر نیاز خود، آنها را انتخاب کرده و مورد استفاده قرار دهند؛ برخی از زیرسیستمها و قابلیتهای اتوماسیون فراگستر عبارتاند از:
- کارتابل مکاتبات و گردش مکاتبات در سازمان
- دبیرخانه تخصصی
- مدیریت مستندات
- مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- تقویم سازمانی
- فرمساز
- مدیریت جلسات و رویدادها
- پیامرسان سازمانی (چت سازمانی)
- تبدیل تصویر به متن (OCR فارسی)
- تحلیل عملکرد و گزارشساز
- یادداشت و یادآوری
- سامانه تبادل فایل
- نسخه موبایل PWA
- مدیریت فکس، ایمیل و ECE
- APIهای آماده برای اتصال به سایر سامانهها و نرمافزارها
- و…
همانطور که مشاهده میکنید، اتوماسیون اداری فراگستر از امکانات، قابلیتها و زیرسیستمهای بسیار متنوعی برخوردار است و تمامی این قابلیتها در محیط یکپارچه، متمرکز و امن اتوماسیون قابل دسترسی هستند. برخی از مهمترین مزیتهای اتوماسیون اداری فراگستر به نسبت به رقبای خارجی خود، تحت وب بودن (امنیت بیشتر دادهها و اطلاعات و ذخیرهسازی آنها بر روی سرورهای داخلی و اختصاصی سازمان)، پشتیبانی قویتر (بسیاری از نرمافزارهای خارجی در ایران خدمات پشتیبانی ندارند) و هماهنگی با سامانههای دولتی و پشتیبانی از آنها محسوب میگردد، که آن را تبدیل به یکی از گزینهها برای انتخاب به عنوان بهترین اتوماسیون اداری برای سازمانها و کسب و کارهای ایرانی تبدیل میکند.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
انتخاب هر کدام از سامانههای بالا به عنوان بهترین اتوماسیون اداری کار بسیار سختی است، زیرا هر کدام از آنها قابلیتها و ویژگیهای کلیدی مختص به خود را دارند و سازمانها و کسب و کارها باید با توجه به نیازها و همچنین قابلیتهای هر کدام از این سامانهها، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب نمایند. در آخر امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ همچنین باید به این نکته هم اشاره کنیم که پذیرای نظرات، انتقادات و سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
برای انتخاب بهترین اتوماسیون اداری، ابتدا باید نیازهای سازمان یا کسب و کار خود را ارزیابی و مشخص کنید و سپس با بررسی انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری و قابلیتها و زیرسیستمهای آنها، بهترین گزینه را برای سازمان یا کسب و کار خود انتخاب کنید؛ برای انتخاب اتوماسیون اداری، هم باید به نیازهای حال حاضر و هم نیازهای احتمالی در آینده توجه داشته باشید.
اتوماسیون اداری به سامانه یا نرم افزاری میگویند که با استفاده از تکنولوژی و فناوری روز، فرایندهای سازمانی و اداری را تهسیل و خودکارسازی مینمایند؛ حال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، سامانهای است که انواع مختلفی از قابلیتها و زیرسیستمهای مختلف را داشته باشد و بتوان از آن در قسمتها و بخشهای مختلف سازمان استفاده کرد و از زیرسیستمهایی برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، اطلاعات و فرایندها برخوردار باشد.
