یکی از مهم ترین عوامل بقای سازمانها و کسب و کارها و رقابت آنها با سایرین، شناسایی نیازها و ارائه پاسخ سریع به آنها و چابکی در پیادهسازی تغییرات است؛ به بیان دیگر سازمانها و کسب و کارها هنگام مواجهه با مشکلات و تغییرات، باید قادر باشند در کمترین زمان و بالاتری چابکی ممکن، استراتژیها و فرایندهای خود را تطبیق دهند و پاسخ مناسبی برای نیازها و مشکلات ارائه نمایند. ابزارهای مختلفی برای چابکسازی سازمانها وجود دارد، که یکی از بهترین آنها، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است.
سیستم اتوماسیون اداری با بهرهگیری از فناوریهای نوین به کمک قابلیتها و امکاناتی که دارند، موجب تسهیل و سرعت بخشیدن به پیادهسازی تغییرات و افزایش چابکی در سازمانها و کسب و کارها میگردند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا به بررسی ارتباط بین اتوماسیون اداری و چابک سازی سازمانها بپردازیم و با کاربردها و مزایای چابک سازی سازمانی به کمک اتوماسیون اداری آشنا شویم؛ پس تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چه تاثیری در چابکی سازمان ها دارد؟
اتوماسیون اداری به معنای استفاده از فناوریها و ابزارهای نوین برای تسهیل و خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای اداری است؛ سیستمهای اتوماسیون اداری از بخشها و زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شدهاند، که هر کدام از آنها وظایف خاصی را بر عهده دارند، اما همگی با هدف تسهیل و خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای اداری، در کنار یکدیگر فعالیت میکنند. اتوماسیون اداری چابک تاثیرات مختلفی بر چابک سازی سازمانها و کسب و کارها میگذارد، که برخی از مهمترین آنها عبارتاند از:
- افزایش سرعت و کارایی فرایندها
- بهبود و تسهیل جریان اطلاعات
- افزایش انعطافپذیری سازمانها
- کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری
افزایش سرعت و کارایی فرایندها
اتوماسیون اداری با الکترونیکی کردن فعالیتها و فرایندها و همچنین حذف فرایندهای دستی و خودکارسازی آنها، موجب افزیش سرعت و دقت فرایندها میگردد؛ با حذف فرایندهای دستی، امکان بروز خطای انسانی کاهش مییابد و همچنین فرایندها نیز به صورت الکترونیکی و با سرعت بیشتری انجام میشوند و این امر به سازمان ها و کسب و کارها کمک میکند تا فرایندها را با سرعت بیشتری در سازمان پیادهسازی نمایند و در صورت تغییر در فرایندها، تغییرات نیز با سرعت بالایی اعمال شوند و سازمانها سریعتر پاسخگوی نیازهای کارکنان و مشتریان باشند.
بهبود و تسهیل جریان اطلاعات
نرم افزار اتوماسیون اداری به کمک قابلیت اتصال و یکپارچهسازی با سایر سامانههای سازمان، امکان فراخوانی اطلاعات و دادهها از سیستمهای دیگر را فراهم میکند و به موجب این امر، اطلاعات و دادههای بروز همیشه در دسترس هستند و در سازمان به گردش در میآیند و در فرایندها و فعالیتهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند. دسترسی به اطلاعات بروز، سرعت بالای گردش اطلاعات در سازمان و مدیریت بهینه دادهها به نوبه خود چابکی سازمانی را افزایش میدهند.
افزایش انعطاف پذیری سازمان ها
یک اتوماسیون اداری چابک با استفاده از زیرسیستمها و ابزارهای استاندارد، امکان خودکارسازی و مدیریت یکپارچه فرایندهای اداری و همچنین تغییر و بازسازی سریع فرایندها را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند؛ به بیان دیگر، سازمانها میتوانند فرایندهای مختلف را مدلسازی و خودکارسازی نمایند و در صورت نیاز، در کمترین زمان ممکن، اصلاحات و تغییرات مختلفی را بر روی آنها اعمال نمایند.
کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری
حذف فرایندهای دستی، صرفهجویی در نیروی انسانی برای اجرای فرایندها، صرفهجویی در زمان اجرای فرایندها و افزایش سرعت آنها، موجب کاهش هزینههای سازمانها و کسب و کارها میگردد و میتوان از نیروی انسانی و بودجه در دسترس، برای انجام فعالیتها و فرایندهای پیچیدهتر و مهمتر استفاده نمود.
در مجموع اتوماسیون اداری با افزایش سرعت و کارایی فرایندها و همچنین فراهم آوردن بستری برای مدیریت یکپارچه جریان اطلاعات و بهبود انعطافپذیری سازمانها، موجب چابکسازی سازمانی میگردد. در ادامه با برخی از راهکارهای مهم و کاربردی اتوماسیون اداری فراگستر برای چابک سازی سازمانها و کسب و کارها آشنا خواهیم شد.
تاثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان
راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای چابک سازی سازمان ها چیست؟
نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر از زیرسیستمها و قابلیتهای مختلفی تشکیل شده که همگی به صورت یکپارچه و متمرکز در راستای تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای اداری و افزایش چابکی سازمان ها فعالیت میکنند؛ این سامانه راهکارهای مختلفی برای چابک سازی سازمان ها و افزایش انعطافپذیری آنها ارائه مینماید، که در ادامه با آنها آشنا خواهیم شد:
- مکانیزه کردن فرایندها و حذف فرایندهای دستی
- یکپارچهسازی سیستمهای سازمانی
- افزایش انعطافپذیری سازمانها
- بهبود کنترل و نظارت بر عملکرد
- کاهش هزینههای عملیاتی
مکانیزه کردن فرایندها و حذف فرایندهای دستی
زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS (Business Process Management System) یکی از زیرسیستمهای تخصصی در اتوماسیون اداری فراگستر محسوب میشود. این زیرسیستم نسخه بومیشده و بهینهسازیشده نرم افزار قدرتمند Process Maker است، که سیستمی منبع باز برای مدیریت فرایندهای کسب و کار و طراحی و خودکارسازی آنها محسوب میگردد. به کمک زیرسیستم BPMS، سازمانها و کسب و کارها میتوانند در محیطی گرافیکی و با Drag&Drop نمادها و المانهای بصری استاندارد مدلسازی فرایند (BPMN 2.0)، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی، طراحی و مدلسازی نمایند و سپس در بستر اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند. با خودکارسازی فرایندها به کمک BPMS، فرایندهای دستی و سنتی از سازمانها حذف میشوند و جای خود را به فرایندهای تسهیلشده و خودکارسازیشده میدهند؛ مکانیزه کردن فرایندها موجب افزایش سرعت و دقت آنها و همچنین کاهش نیاز به نیروی انسانی در اجرای فرایندها میگردد. برخی از ویژگیها و قابلیتهای زیرسیستم BPMS اتوماسیون اداری چابک فراگستر عبارتاند از:
- طراحی فرایندها با Drag&Drop
- امکان طراحی زیرفرایندها
- طراحی انواع فرمهای سازمانی
- امکان تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
- سفارشیسازی ساختار گرافیکی فرمها
- تعریف انواع متغیرها برای دریافت اطلاعات
- فراخوانی چارت اداری و مدیریت دسترسی به فرایندها
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا SOA
- پشتیبانی از JavaScript برای برنامهنویسیهای پیشرفته
- یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
یکپارچه سازی سیستم های سازمانی
اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از قابلیت اتصال به کمک API، امکان یکپارچهسازی سیستمها و سامانههای سازمانی را فراهم کرده است؛ اتوماسیون فراگستر با اتصال به سایر سامانهها و ایجاد ارتباط بین آنها، گردش اطلاعات در سازمان را بهبود میبخشد و امکان فراخوانی اطلاعات و دادهها در فرایندها و فرمها را فراهم میکند. هر چه سرعت فراخوانی، ارسال و گردش اطلاعات و دادهها در سازمانها و کسب و کارها بالاتر باشد، فرایندها با سرعت بیشتری انجام میشوند و همچنین تصمیمگیریها نیز با سرعت و دقت بیشتری صورت میگیرند.
افزایش انعطاف پذیری سازمان ها
وجود یک سیستم BPMS یکپارچه با اتوماسیون اداری به سازمانها و کسب و کارها اجازه میدهد تا به آسانی و در کمترین زمان ممکن، تغییرات و اصلاحات لازم برای تطبیق فرایندها با شرایط جدید را اعمال نمایند و فرایندهای اصلاح شده را در بستر اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند. امکان تغییر، بازسازی و بهینهسازی سریع فرایندها موجب افزایش انعطافپذیری سازمانها و کسب و کارها در برابر تغییرات و مشکلات میگردد و به آنها کمک میکند تا در کمترین زمان ممکن، با تغییرات محیطی تطبیق پیدا کنند.
بهبود کنترل و نظارت بر عملکرد
اتوماسیون اداری چابک فراگستر با ثبت تمامی فعالیتهای صورت گرفته در محیط اتوماسیون (Logها) امکان رصد و کنترل عملکرد فرایندها را در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد؛ با بررسی اطلاعات و دادههای ثبت شده از فرایندها و فعالیتها، سازمانها و کسب و کارها میتوانند به سادگی مشکلات، گلوگاهها و نواقص فرایندها را شناسایی کنند و با ارائه راهکارهای متنوع، آنها را بر طرف نمایند.
کاهش هزینه های عملیاتی
حذف فرایندهای دستی، بهینهسازی فرایندها و حذف مراحل اضافی، کاهش زمان اجرای فرایندها و افزایش دقت آنها، همگی مواردی هستند که منجر به کاهش هزینههای عملیاتی در سازمان میگردند؛ با استفاده از اتوماسیون اداری چابک، سازمانها و کسب و کارها میتوانند هزینههای اجرای فرایندها را تا حد ممکن کاهش دهند و از آن برای بهبود دیگر بخشهای سازمان استفاده نمایند.
در مجموع، راهکارهایی که باهم بررسی کردیم، به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا ضمن بهبود مدیریت فرایندها و اطلاعات، چابکی و انعطافپذیری خود را نیز افزایش دهند و به سازمانی چابک تبدیل شوند. اتوماسیون اداری چابک فراگستر علاوه بر راهکارهایی که بررسی کردیم، راهکارهای مختلف دیگری نیز برای چابکسازی سازمانها و افزایش انعطافپذیری آنها ارائه میکند؛ برای آشنایی کامل با اتوماسیون اداری فراگستر و راهکارهای آن برای چابکسازی سازمانها و کسب و کارها، کافیست تا فرم زیر را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار نمایند و ضمن ارائه مشاوره آنلاین رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان این سامانه اتوماسیون اداری را نیز به شما نمایش دهند:
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
با توجه به مزایا و همچنین راهکارهایی که بررسی کردیم، سازمانها و شرکتها میتوانند با اتکا به اتوماسیون اداری و زیرسیستمها و قابلیتهایی که دارد، چابکی و انعطافپذیری خود را افزایش دهند و در محیط رقابتی امروز، با هزینههای کمتری پاسخگوی نیاز مشتریان و همچنین تغییرات محیطی باشند؛ با این حال پیادهسازی اتوماسیون اداری کار سادهای نیست و به طرحریزی و برنامهریزی دقیق نیاز دارد، تا بهرهوری مطلوب و قابل قبولی کسب شود.
در آخر ضمن تشکر بابت همراهی ما تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات، انتقادات و پیشنهادات شما در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری، بهبود کیفیت خدمات و رضایت مشتری، شفافیت و کنترل بیشتر بر فرآیندها، افزایش انعطاف پذیری سازمان.
تحلیل فرآیندها و نیازها، طراحی و مدل سازی فرآیندها، پیاده سازی سیستم و آموزش کاربران، ارزیابی مستمر و بهبود مداوم.
با اتوماتیک کردن و استاندارد سازی فرآیندها، کارها سریعتر انجام می شوند و خطاها کاهش می یابند. BPMS امکان مکانیزه سازی، ردیابی و بهینه سازی فرآیندها را فراهم می کند.
