در دنیای امروزی، خودکارسازی و اتوماسیون فرایندها و کارها، یکی از ضروریترین راهکارها برای افزایش بهرهوری و کاهش هزینهها محسوب میگردد و این موضوع در حوزه مدیریت منابع انسانی نیز صدق میکند.
اتوماسیون منابع انسانی یعنی بکارگیری نرمافزار، ابزارها و فناوریهای روز در راستای خودکارسازی و بهینهسازی فرایندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی و همچنین کاهش هزینهها؛ آمارها نشان میدهد که استفاده از اتوماسیون منابع انسانی، در حدود 30-50 درصد موجب افزایش بهرهوری در این حوزه میگردد و همچنین در حدود 30 درصد هزینههای مرتبط با مدیریت منابع انسانی را کاهش میدهد. این ارقام و آمار، بیانگر اهمیت و ضرورت پیادهسازی اتوماسیون منابع انسانی در سازمانها و کسب و کارها است.
در ادامه این مقاله، ضمن بررسی کامل مفهوم اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، با مزایا، راهکارها و چالشهای پیادهسازی این سیستم، آشنا خواهیم شد؛ پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
مفهوم اتوماسیون منابع انسانی
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، یعنی بکارگیری فناوریها و سیستمهای نرمافزاری برای خودکارسازی، تسهیل و بهینهسازی فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی و بخش منابع انسانی در سازمانها و کسب و کارها؛ اتوماسیون منابع انسانی امکان خودکارسازی فعالیتها و فرایندهایی مانند استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، مدیریت حضور و غیاب کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد و… را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند.
اتوماسیون مدیریت منابع انسانی با حذف فرایندهای دستی و سنتی و همچنین الکترونیکی کردن و خودکارسازی آنها، موجب افزایش سرعت فرایندها، افزایش دقت آنها و کاهش هزینهها میگردد؛ همچنین با یکپارچهسازی دادهها و فراهم آوردن گزارشهای تحلیلی، تصمیمگیری در زمینههای مختلف مدیریت نیروی انسانی را بهبود میبخشد. عدم امکان بروز خطاهای انسانی و همچنین افزایش رضایت کارکنان از دیگر مزایای اتوماسیون منابع انسانی هستند.
مزایای خودکارسازی و اتوماسیون منابع انسانی
یکی از مهمترین مزایای اتوماسیون منابع انسانی، افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای مرتبط با این حوزه است. با خودکارسازی فرآیندهای زمانبر و دستی همچون جذب و استخدام، مدیریت حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و موارد مشابه، سازمانها میتوانند منابع مالی و انسانی خود را به سمت فعالیتهای با ارزشافزوده بیشتر هدایت کنند.
همچنین، یکپارچهسازی دادهها و ارائه گزارشهای تحلیلی توسط سیستمهای اتوماسیون منابع انسانی، تصمیمگیری مدیران را در زمینههای مختلف مدیریت نیروی انسانی بهبود میبخشد. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل دادههای مربوط به عملکرد کارکنان، جذب و استخدام و آموزش میتواند به شناسایی الگوها، روندها و نقاط قوت و ضعف منجر شود و در نتیجه باعث اتخاذ تصمیمات هوشمندانهتر شود.
افزون بر این، اتوماسیون منابع انسانی به طور چشمگیری از بروز خطاهای انسانی در فرآیندها جلوگیری میکند. دقت بالا و سرعت اجرای این فرآیندها نیز از دیگر مزایای آن است؛ این امر نه تنها موجب افزایش رضایت کارکنان میشود، بلکه به طور غیرمستقیم باعث بهبود فرهنگ سازمانی و تعهد کارکنان نیز میگردد.
در مجموع، اتوماسیون منابع انسانی با برطرف کردن محدودیتهای موجود در فرآیندهای دستی و سنتی و ارائه راهکارهای هوشمند، نقش بسزایی در افزایش بهرهوری، اثربخشی و رقابتپذیری سازمانها ایفا میکند. . حال شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که چگونه میتوانیم فرایندهای مدیریت منابع انسانی را خودکارسازی و مدیریت کنیم؟
خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری
بهترین راهکار اتوماسیون مدیریت منابع انسانی
یکی از سادهترین، کاربردیترین و بهترین راهکارها برای خودکارسازی فرایندهای منابع انسانی، استفاده از ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ نرم افزار BPMS ابزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی و مدیریت فرایندهای ساده و پیچیده در سازمانها و کسب و کارها محسوب میگردد. این نرم افزار، با توسعه محیطی گرافیکی و با کمک استاندارد مدلسازی BPMN 2.0، امکان طراحی فرایندها با استفاده از Drag&Drop نمادها و المانهای بصری مدلسازی فرایند را فراهم کرده است و سازمانها و کسب و کارها با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی، میتوانند انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایند.
یکی دیگر از ویژگیها و قابلیتهای نرمافزار BPMS، امکان اتصال آن به سایر سامانههای سازمان و فراخوانی و ارسال اطلاعات و دادهها به آنهاست؛ به بیان دیگر، نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، میتواند به سایر سامانهها متصل شود و در طی مراحل فرایند، اطلاعات و دادههای مورد نیاز را از آنها فراخوانی کند و طی فرایند مورد استفاده قرار دهد. این امر موجب افزایش یکپارچگی دادهها و اطلاعات در سازمان و همچنین تسهیل دسترسی به اطلاعات و استفاده از آنها در فرایندها میگردد.
BPMS فراگستر، راهکار جامع خودکارسازی فرایندها
نرم افزار BPMS فراگستر، یکی از زیرسیستمهای تخصصی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است؛ این زیرسیستم نسخه بومیسازی و بهینهسازی شده نرم افزار قدرتمند Process Maker بوده، که یکی از بهترین نرمافزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار در دنیاست. BPMS فراگستر به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری فعالیت میکند و به موجب این امر، قابلیتها و امکانات بیشتری برای مدیریت فرایندها و پیادهسازی آنها در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد.
معرفی نرم افزار پروسس میکر Process Maker
به عنوان مثال، سازمانها و کسب و کارها پس از طراحی و مدلسازی فرایندها، میتوانند به سادگی آنها را در بستر اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند و به دلیل گستردگی اتوماسیون در سطوح مختلف سازمانی، به راحتی فرایندها را در دسترس کاربران و بخشهای مختلف قرار دهند؛ از طرفی میتوانند دسترسی کاربران به فرایندها را نیز بر اساس چارت سازمانی مدیریت کنند، که این امر موجب افزایش امنیت فرایندها و دادهها و اطلاعات میگردد.
مثلا سازمانها میتوانند فرآیند جذب و استخدام را که یکی از فرایندهای مهم در حوزه منابع انسانی است را، به کمک BPMS اتوماسیون کنند. این فرایند شامل ثبت درخواست استخدام (به کمک فرمساز و فرم های آنلاین)، مدیریت مصاحبه ها (اطلاع رسانی خودکار از طریق sms و ایمیل)، بررسی مدارک و مجوزها، و تصویب نهایی و استخدام میباشد، که همه این مراحل را میتوان به صورت خودکارسازی شده، مدلسازی و طراحی نمود.
یا در مثالی دیگر، به دلیل همین یکپارچگی زیرسیستم BPMS و اتوماسیون اداری، سازمانها میتوانند در کنار BPMS از ابزارهای دیگری مانند گزارش ساز و فرم ساز نیز استفاده نمایند؛ به کمک این ابزارها، سازمانها میتوانند انواع مختلفی از فرمها را در فرایندها مورد استفاده قرار دهند و سپس به کمک ابزار گزارش ساز، دادهها و اطلاعات ثبت شده در فرایندها را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار دهند و انواع مختلفی از گزارشهای آماری را تنها با چند کلیک در اختیار داشته باشند.
مثلا واحدهای منابع انسانی در سازمانها و کسب و کارها میتوانند فرآیندهایی مانند ثبت حضور و غیاب، ثبت مرخصی ها، انجام ارزیابی عملکرد، مدیریت آموزش و توسعه کارکنان را یه کمک BPMS خودکارسازی نمایند و با استفاده از فرم های الکترونیکی به جمعآوری دادهها و اطلاعات مورد نیاز خود برای تهیه انواع گزارشها و ارزیابیها بپردازند.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS
اما مهمترین مزیت یکپارچگی اتوماسیون اداری و BPMS، ایجاد محیط کار متمرکز و یکپارچگی در دادهها و اطلاعات سازمانی است؛ اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمان را دارد و با استفاده از این قابلیت، سازمانها میتوانند در کنار مدیریت یکپارچه ارتباطات و فرایندها، اطلاعات و دادهها را نیز به صورت یکپارچه مدیریت نمایند و آنها را در فرایندهای مختلف فراخوانی کنند؛ مثلا فراخوانی دادهها از سیستم حضور و غیاب در فرایند درخواست مرخصی، به منظور محاسبه خودکار روزها و ساعتهای باقی مانده مجاز برای ثبت مرخصی. برخی دیگر از قابلیتها و امکانات زیرسیستم BPMS در اتوماسیون اداری فراگستر عبارتاند از:
- قابلیت طراحی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی در محیط کاملا گرافیکی و مطابق با استاندارد BPMN2
- قابلیت طراحی انواع فرمهای سازمان
- امکان تعریف فرایندها بصورت نامحدود
- دستهبندی گروههای مختلف فرایندها
- تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرمها با پشتیبانی از انواع داده رشتهای، عددی، پولی، فایل
- امکان ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در طی اجرای فرایند با استفاده از سرویس پیامک و ایمیل سیستم اتوماسیون اداری
- فراخوانی کاربران و چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری و تعیین سطح دسترسی آنها به فرایندها
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا SOA
- قابلیت تعریف انواع شرطها، انتسابها در مدل فرایند
- امکان شروع خودکار فرایند براساس زمانبندی تعیین شده درTimer
- یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
برای آشنایی بیشتر با قابلیتها و امکانات زیرسیستم BPMS فراگستر و کاربرد آن در اتوماسیون مدیریت منابع طبیعی و دیگر بخشها و حوزههای سازمان، کافیست را فرم زیر را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن، با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان، پاسخگوی سوالات و نیازهای شما باشند.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله با مفهوم اتوماسیون منابع انسانی و مزایای آن صحبت کردیم؛ همچنان با بهترین ابزار و راهکار برای خودکارسازی و اتوماسیون مدیریت منابع انسانی نیز آشنا شدیم. اتوماسیون اداری و ابزار BPMS آن، راهکاری جامع برای یکپارچهسازی سازمانی و اتوماسیون مدیریت منابع انسانی و فرایندهای آن محسوب میشوند؛ با استفاده از این 2 ابزار در کنار یکدیگر و به صورت یکپارچه، میتوانید در محیطی متمرکز به مدیریت فرایندها، ارتباطات و اطلاعات در سطوح مختلف سازمان بپردازید. امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در آخر نیز باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
اتوماسیون منابع انسانی به استفاده از فناوری های خودکارسازی برای انجام فرایندهای مربوط به نیروی کار مانند استخدام، پرداخت حقوق، ردیابی مرخصی ها و غیره اشاره دارد. این کار باعث افزایش بهره وری، کاهش خطا و صرفه جویی در وقت و هزینه میشود.
معمولا فرایندهایی مانند استخدام و گزینش، مدیریت حقوق و دستمزد، ردیابی مرخصی ها، ارزیابی عملکرد و آموزش کارکنان را میتوان اتوماسیون کرد.
چالش هایی مانند نگرانی های امنیتی و حریم خصوصی داده ها، هزینه های پیاده سازی اولیه و مقاومت کارکنان در برابر تغییرات ممکن است وجود داشته باشد.
با خودکارسازی فرایندها، کارکنان از تکرار کارهای اداری خسته کننده رها میشوند و میتوانند بر وظایف اصلی خود متمرکز شوند. همچنین دسترسی آسانتر به اطلاعات و شفافیت فرایندها تجربه کاری بهتری را فراهم میکند.
