مفهوم اتوماسیون فرایند کسب و کار یا Business Process Automation که به اختصار BPA نامیده میشود، دربرگیرنده مجموعهای از فعالیتها، ابزارها و فناوریهایی است که با هدف تسهیل و خودکارسازی فعالیتهای اداری و همچنین افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمانها و کسب و کارها، مورد استفاده قرار میگیرند. هدف از اتوماسیون فرایندها یا BPA، حذف فرایندهای دستی، خودکارسازی فرایندها، کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری سازمانها و کسب و کارها است.
در دنیای امروز که رقابت بین کسب و کارها روز به روز تشدید میشود، افرایش سرعت و دقت فرایندها و انتقال و مدیریت اطلاعات، عاملی بسیار تاثیرگذار در پیشرفت سازمانها و کسب و کارها و پیشی گرفتن از رقبا محسوب میگردد؛ به کمک اتوماسیون فرایند کسب و کار، سازمانها میتوانند انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده خود را بهینهسازی و خودکارسازی نمایند و هزینههای اجرای فرایندها را کاهش دهند؛ همچنین BPA به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا انعطافپذیری و چابکی بیشتری در مواجهه با تغییرات و چالشهای پیش رو، به دست بیاورند.
در این مقاله به بررسی مراحل اتوماسیون فرایند کسب و کار و همچنین چالشها و موانع پیش رو برای پیادهسازی BPA در سازمان میپردازیم؛ در آخر نیز بهترین ابزار و راهکار برای اتوماسیون و خودکارسازی فرایندهای اداری به شما معرفی میکنیم.
پیاده سازی اتوماسیون فرایند BPA چه مراحلی دارد؟
سازمانها و کسب و کارها بنابر ماهیت خود، از فرایندهای متنوعی در سطوح مختلف سازمانی برخوردار هستند و برای اتوماسیون این فرایندها و خودکارسازی یا تسهیل آنها، اقدامات مختلفی باید صورت بگیرد؛ در ادامه با 5 مرحله پیادهسازی اتوماسیون فرایندهای کسب و کار BPA آشنا خواهیم شد:
مرحله اول: شناسایی و تحلیل فرایندها
اولین و شاید مهمترین مرحله در راهکار BPA، شناسایی فرایندهای قابل اتوماسیون و خودکارسازی است؛ بهطور کلی فرایندهایی که تکراری، قابل پیشبینی، زمانبر و نیازمند پردازش حجم زیادی از دادهها هستند، به عنوان فرایند مناسب برای خودکارسازی و اتوماسیون فرایندها محسوب میشوند. علاوه بر شناسایی فرایندها، در این مرحله جریانکاری و مسیر گردش اطلاعات و دادهها نیز در فرایندها نیز باید مشخص و مستندسازی شوند، تا به کمک آنها بتوان نقاط ضعف، گلوگاهها، مراحل اضافی، ورودیها و خروجیها، افراد دخیل در فرایند و دیگر جزئیات و مشخصات فرایندها را بهطور کامل شناسایی و تحلیل کرد.
اولویت بندی فرایندها
پس از شناسایی و تحلیل فرایندها، نوبت به اولویتبندی و دستهبندی آنها میرسد؛ در این مرحله فرایندهایی که کاربرد، اهمیت و تاثیر بیشتری بر روی بهرهوری، عملکرد و رضایت کارکنان و مشتریان دارند، از اولویت بالاتری برای خودکارسازی برخوردار هستند.
مرحله سوم: طراحی و مدلسازی فرایندها
یکی دیگر از مراحل بسیار مهم در اتوماسیون فرایند های کسب و کار، طراحی و مدلسازی فرایندها است؛ در این مرحله، انتخاب ابزار مناسب برای طراحی فرایندها و مدلسازی آنها، امری بسیار مهم محسوب میگردد. نرمافزارها و راهکارهای مختلفی برای این کار وجود دارد، اما بهترین گزینه برای طراحی فرایندهای اداری و سازمانی، استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است. نرم افزار Business Process Management System ابزاری تخصصی برای طرحی فرایندها با کمترین نیاز به دانش برنامهنویسی است. سیستم BPMS با استفاده از نمادها و المانهای بصری استاندارد برای طراحی فرایندها (استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0) و قابلیت Drag&Drop، امکان طراحی فرایندها به سادهترین شکل ممکن را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کرده است.
برای مدلسازی و طراحی فرایند به کمک BPMS، پس از شناسایی مراحل فرایندها، میتوان به راحتی با Drag&Drop المانهای مدلسازی فرایند، انواع مختلفی از فرایندها ساده، پیچیده، ترکیبی و چندمرحلهای را طراحی و مدلسازی کرد و در سازمانها و کسب و کارها پیادهسازی نمود. ابزار طراحی و مدلسازی فرایند BPMS، موجب افزایش چابکی انعطافپذیری سازمانها در مدیریت و پیادهسازی فرایندها و همچنین کاهش هزینههای اجرای آنها در سازما میگردد.
مرحله چهارم: پیاده سازی فرایندها در بستر مناسب
همانطور که مطالعه کردیم، طراحی و مدلسازی فرایندها، تنها یک مرحله از اتوماسیون و خودکارسازی آنها است و برای استفاده از فرایندهای طراحی شده، سازمانها و کسب و کار نیاز به یک بستر مناسب دارند. نرم افزار BPMS قابلیت ادغام با سایر سامانههای سازمانی و اداری را دارد، اما هر سامانهای برای پیادهسازی اتوماسیون فرایندهای کسب و کار مناسب نیست. به منظور کسب بهترین نتیجه از خودکارسازی فرایندها، باید بستری انتخاب شود که سطوح مختلف سازمان و بخشها و واحدهای مختلف، به آن دسترسی داشته باشند و بتوانند از فرایندهای طراحی شده، استفاده نمایند.
اتوماسیون اداری به دلیل گستردگی در سطوح مختلف سازمان و همچنین ابزاری که واحدها و بخشهای مختلف یک سازمان از آن استفاده میکنند و قابلیت یکپارچهسازی با سایر سامانهها را نیز دارد، بهترین گزینه برای اتصال BPMS و پیادهسازی فرایندهای طراحی شده و مدلسازیشده در سازمانها و کسب و کارها است. اتصال BPMS به اتوماسیون اداری و پیادهسازی فرایندها در بستر این سامانه، مزایای مختلفی مانند سهولت در استفاده، افزایش دسترسپذیری، مدیریت دسترسی کاربران به فرایندها، تسهیل فراخوانی دادهها، یکپارچگی در مدیریت فرایندها و…. به همراه دارد.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS
مرحله پنجم: ارزیابی و بهبود فرایندها
پس از اتمام مراحل فوق، فرایندهای طراحی شده به صورت عملیاتی در سازمان پیادهسازی میشوند و کارکنان و اعضای سازمان میتوانند با توجه به دسترسیهایی که دارند، از آنها استفاده نمایند؛ اما لازم به ذکر است که پس از پیادهسازی، فرایندها باید مورد ارزیابی قرار بگیرند و مداوم متناسب با نیازهای سازمان و همچنین فناوریها و ابزارهای جدید، بهینهسازی شوند تا کارایی و اثربخشی آنها افزایش پیدا کند. این مرحله با پشتیبانی، نگهداری، پایش و بهبود فرایندها همراه است.
چالش ها و موانع پیاده سازی BPA در سازمان ها کدامند؟
همانطور که در قسمتهای پیشین اشاره کردیم، سازمانها و کسب و کارها فرایندهای پیچیده و ساده متنوعی دارند و خودکارسازی اتوماسیون فرایندها با چالشها و موانع مختلفی همراه است. در این بخش قصد داریم تا برخی از مهمترین چالشهای پیادهسازی BPA در سازمانها را باهم بررسی کنیم:
مقاومت سازمان در برابر تغییر
تغییر در روش و راهکار اجرای فرایندها و فعالیتها، بهطور معمول با مقاومت کارکنان و اعضای سازمان همراه است؛ این مقاومت میتواند ناشی از عوامل مختلفی مانند عدم درک مزایا، عدم آگاهی کامل از چگونگی تغییر روشها و راهکارها، ترس از دست دادن شغل یا جایگاه و مواردی از این قبیل باشد. برای مقابله با این چالش، سازمانها و کسب و کارها باید رویکرد مشارکتی مناسبی نسبت به کارکنان و اعضای خود اتخاذ نمایند و آنها را در این روند تغییر دخیل نمایند، تا آگاهی و شناخت کافی از روند تغییرات و مزایای آن به دست بیاورند.
مدیریت تغییر در سازمان
پیادهسازی BPA در سازمان یا کسب و کار، نیازمند رهبری موثر و مدیریت صحیح تقییرات است؛ در طی فرایند تغییر، مدیران باید قادر به ارزش آفرینی و ایجاد محیطی حمایتی باشند و کارکنان و اعضای سازمان را طی این تغییرات، با خود همراه کنند و همچنین منابع کافی را به پیادهسازی و اتوماسیون فرایند کسب و کار اختصاص دهند.
چالش های فنی
یکی دیگر از چالشهای موجود در بحث پیادهسازی BPA در سازمانها و کسب و کارها، چالشهای فنی در یکپارچهسازی دادهها و سیستمهای نرمافزاری است؛ ادغام کاربردی ابزارهای BPA – مانند BPMS –، یکپارچهسازی دادهها، هماهنگی و همکاری بین بخشهای مختلف، فراخوانی دادهها و اطلاعات از سیستمهای سازمانی و استفاده از آنها در فرایندها و… نمونههایی از چالشهای فنی موجود برای پیادهسازی BPA در سازمانها و کسب و کارها هستند.
مدیریت دادهها و یکپارچگی سیستمها
یکی دیگر از چالش های BPA، مدیریت دادهها و یکپارچگی سیستمهای موجود است. سازمانها باید قادر به جمعآوری، پردازش و به اشتراکگذاری دادههای مورد نیاز برای بهبود فرایندها باشند. همچنین ادغام BPA با سایر سیستمهای کسب و کار – مانند اتوماسیون اداری، CRM، HR و… – می تواند دشوار و زمان بر باشد. برنامه ریزی مناسب و استفاده از ابزارهای مدیریت دادهها و یا استفاده از اتوماسیون اداری که BPMS دارد، می تواند به حل این چالش ها کمک کند.
عدم دانش کافی در مدلسازی فرایندها
با اینکه ابزار BPMS طراحی و مدلسازی فرایندها را بسیار سادهتر از قبل کرده است، اما همچنان مدلسازی فرایند، یک دانش محسوب میگردد و برای پیادهسازی اصولی BPA در سازمان، به نیروهایی نیاز است که درک کاملی از فرایندها و ابزار مدلسازی آنها – یعنی BPMS – داشته باشند. شناخت المانها و نمادهای مدلسازی فرایند، آشنایی با نحوه طراحی فرایندها، شناخت مراحل مختلف فرایندها، آشنایی با اصول بهینهسازی فرایندها و شناخت امکانات و قابلیتهای سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS، راهکارهای مقابله با این چالش هستند.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری فراگستر چه نقشی در BPA دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستمها و قابلیتهای مختلفی برای تسهیل و خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای اداری دارد؛ به عنوان مثال، یکی از زیرسیستمهای یکپارچه با اتوماسیون فراگستر، زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS است. با استفاده از این زیرسیستم سازمانها و کسب و کارها میتوانند در بستری متمرکز و یکپارچه، انواع مختلف فرایندهای خود را طراحی نمایند و در اتوماسیون اداری پیادهسازی و اجرا کنند؛ همچنین به لطف این یکپارچگی، سازمانها دیگر با چالشهایی نظیر ادغام BPMS با اتوماسیون اداری و یا یکپارچهسازی دادهها و اطلاعات مواجه نخواهند شد. در ادامه برخی از قابلیتها و امکانات زیرسیستم BPMS اتوماسیون فراگستر را مرور میکنیم:
- طراحی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی در محیط گرافیکی و مطابق با استاندارد BPMN2
- محیط طراحی فرآیند و فرمها به صورت Dragable
- قابلیت طراحی انواع فرمهای سازمان
- امکان تعریف فرایندها بصورت نامحدود
- امکان تعریف زیرفرآیند
- امکان فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه دادهها از طریق فراخوانی وب سرویس
- تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرمها با پشتیبانی از انواع داده رشتهای، عددی، پولی، فایل
- فراخوانی کاربران و چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری و تعیین سطح دسترسی آنها به فرایندها
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا SOA
- امکان یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
برای آشنایی بیشتر با قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستمهای آن در حوزه خودکارسازی فرایندهای کسب و کار و اتوماسیون آنها، از شما دعوت میکنیم که فرم زیر را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان و پاسخگویی به سوالات شما، نسخه دموی آنلاین رایگان این سامانه را نیز برای شما به نمایش بگذارند:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
با توجه به مزایای متعدد BPA در بهبود عملکرد و رقابتپذیری سازمانها، این رویکرد به یکی از اصلیترین تحولات در مدیریت فرایندها تبدیل شده است. اما پیادهسازی موفق BPA نیازمند توجه به چالشهای کلیدی آن است. با اتخاذ این رویکرد جامع، سازمانها میتوانند از مزایای BPA در بهبود اثربخشی، کارایی و نوآوری بهرهمند شوند و در عرصه رقابتپذیری، موفقتر عمل کنند. در نهایت، پیاده سازی موفق BPA می تواند به تحول سازمانی پایدار و ارتقای جایگاه رقابتی آنها در بازار منجر شود.
سوالات متداول
مزایای اصلی اتوماسیون فرآیند کسب و کار عبارتند از:
- افزایش بهرهوری و کارایی فرآیندها
- کاهش خطاها و افزایش دقت
- بهبود سرعت و چابکی در انجام فرآیندها
- کاهش هزینههای عملیاتی
- بهبود رضایت مشتریان از طریق ارائه
- خدمات سریعتر و دقیقتر
- امکان تمرکز بیشتر بر فعالیتهای استراتژیک
اتوماسیون فرآیند کسب و کار در صنایع متنوعی مانند مالی، بانکداری، بیمه، تولید، خدمات پشتیبانی و ... کاربرد دارد. این فناوری میتواند فرآیندهایی مانند پردازش سفارشات، مدیریت موجودی، پرداخت و حسابداری، فرایندهای اداری و سازمانی و... را بهبود ببخشید.
فرآیندهای تکراری، پیچیده و دادهمحور که نیاز به پردازش زیاد دارند، معمولا برای اتوماسیون انتخاب میشوند. برخی مثالها شامل پردازش فاکتورها، مدیریت منابع انسانی، مدیریت خرید و تأمین، صدور اسناد قانونی و... میباشند.
