پیادهسازی و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها، مزایای مختلفی به همراه دارد، که یکی از آنها افزایش شفافیت سازمانی محسوب میگردد. شفافیت سازمانی به معنای ارائه اطلاعات دقیق و قابل درک درباره فرایندها، فعالیتها و ارتباطات است؛ اما اتوماسیون اداری چگونه موجب افزایش شفافیت در سازمانها و کسب و کارها میگردد؟ در این مقاله قصد داریم تا راهکارهای اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت سازمانی را مورد بررسی قرار دهیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
شفافیت سازمانی یعنی چه؟
همانطور که در ابتدا گفتیم، شفافیت سازمانی یعنی فرایندها، فعالیتها و ارتباطات درون سازمان قابل شناسایی و درک باشند؛ به بیان دیگر، شفافیت سازمانی به کسب و کارها و سازمانها اجازه میدهد تا دید کامل و دقیقی نسبت به مراحل فرایندها، فعالیتهای در جریان سازمان و ارتباط میان بخشهای سازمان به دست بیاورند. شفافیت سازمانی جنبههای مختلفی دارد، که مهمترین آنها عبارتاند از:
ارائه اطلاعات دقیق
یکی از جنبههای شفافیت سازمانی، ارائه اطلاعات دقیق و قابل فهم پیرامون اهداف، سیاستها، نتایج مالی، عملکرد، تصمیمات و سایر جنبههای مهم سازمان است.
شفافیت در فرایندها
ارائه اطلاعات دقیق درباره فرایندها، مراحل آنها و افراد دخیل در فرایند، یکی دیگر از جنبههای شفافیت در سازمانها و کسب و کارها محسوب میگردد.
شفافیت در تصمیمگیری
شفافیت در تصمیمگیری به معنای ارائه دلایل، شواهد و تحلیلهای صورت گرفته در فرایند تصمیمگیری در سازمان است؛ همچنین نتایج این تصمیمگیریها نیز باید به صورت دقیق و شفاف ارائه گردد.
هدف اصلی شفافیت سازمانی، ایجاد اعتماد و ارتباط موثرتر با اعضا و جامعه است. با ارائه اطلاعات صادقانه و دقیق، سازمان میتواند اعتماد اعضا، مشتریان، سهامداران و جامعه را به دست آورد و روابط سازمانی را بهبود بخشد.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری چه راهکارهایی برای افزایش شفافیت سازمانی دارد؟
اتوماسیون اداری از زیرسیستمها و نرمافزارهای مختلفی تشکیل شده، که هر کدام به نوعی در افزایش شفافیت سازمانی نقش دارند؛ در ادامه قصد داریم تا برخی از راهکارهای اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت سازمانی را با هم بررسی کنیم:
- مدیریت مکاتبات و ارتباطات
- مدیریت فرایندهای اداری
- مدیریت اسناد و مدارک
- یکپارچهسازی نرمافزارهای سازمانی
- مدیریت پروژهها، تیمها و کارها
- اطلاعرسانی داخلی/خارجی
راهکارهای اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت سازمانی
مدیریت مکاتبات و ارتباطات
اتوماسیون اداری از ابزارهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی استفاده میکند؛ به عنوان مثال با استفاده از کارتابل الکترونیکی، کاربران میتوانند علاوه بر ارسال،دریافت و مدیریت انواع مکاتبات داخلی، صادره و وارده، جریان گردش نامه در سازمان، ارجاعات و فعالیتهای صورت گرفته و وضعیت فعلی نامهها و مکاتبات را مشاهده نمایند.
علاوه بر کارتابل الکترونیکی، برخی از سامانههای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – از پیامرسانهای سازمانی نیز برخوردار هستند؛ پیام رسان سازمانی ابزاری برای برقراری سریع ارتباط بین افراد سازمان، انتقال و اشتراکگذاری اطلاعات و فایلها، ایجاد گروههای کاری، ایجاد کانالهای اطلاعرسانی، اشتراکگذاری موقعیت مکانی و… است.
یکی دیگر از زیرسیستمها و ابزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات و افزایش شفافیت سازمانی، سیستم دبیرخانه الکترونیکی است؛ با استفاده از دبیرخانه الکترونیکی، سازمانها و کسب و کارها میتوانند در محیطی یکپارچه با اتوماسیون اداری، تمامی فعالیتها و فرایندهای واحد دبیرخانه را – مانند شمارهگذاری خودکار نامهها، تعریف درگاههای ورودی/خروجی، توزیع مکاتبات در سازمان و… – اجرا نمایند.
محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر
مدیریت فرایندهای اداری
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، یکی از جنبههای شفافیت سازمانی، شفافیت در فرایندها است؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS، سازمانها و کسب و کارها میتوانند به صورت کاملا شفاف و دقیق، فرایندهای اداری را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایند و مسیرجریان فرایندها و مراحل مختلف آن را در قالب یک فلوچارت، در اختیار کاربران و مشتریان قرار دهند، تا دید کامل و شفافی از فرایندها و مراحل آنها به دست بیاورند.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS (کدام را تهیه کنیم؟)
مدیریت اسناد و مدارک
ثبت ساختاریافته و منظم مستندات، مدیریت یکپارچه اسناد، ثبت تغییرات و نسخ قبلی اسناد، کارگروهی بر روی مستندات و… همگی قابلیتهایی هستند در زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری قرار گرفتهاند و علاوه بر افزایش امنیت مستندات اداری و کاهش هزینههای بایگانی مستندات، موجب افزایش شفافیت سازمانی نیز میگردند. برخی دیگر از امکانات زیرسیستم مدیریت مستندات عبارتاند از:
- تعریف سطح دسترسی کاربران به پوشهها، بر اساس واحد سازمانی و سمت پرسنل
- کنترل ویرایش اسناد اشتراکی با کمک قابلیت قفل سند (Check In/Check Out)
- حفظ سابقه و نسخههای قبلی بدنه اسناد (Versioning)
- و…
یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی
بهطور معمول امروزه سیستمهای مختلفی در سازمانها و کسب و کارها مورد استفاده قرار میگیرند و به صورت جداگانه مدیریت میشوند؛ اتوماسیون اداری به کمک APIها و قابلیت اتصال از طریق آنها، امکان یکپارچهسازی سیستمهای سازمانی را فراهم میکند. گردش اطلاعات یکپارچه، محیط کاربری متمرکز، اشتراکگذاری دادهها و اطلاعات بین سیستمها و فرایندها و… جزو امکاناتی هستند که با یکپارچهسازی نرمافزارهای سازمانی و اتوماسیون اداری به دست میآورید، که یکی از نتایج آن، افزایش شفافیت سازمانی است.
به عنوان مثال با اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، مدیران میتوانند گزارشهای حضور و غیاب کارکنان خود را از طریق اتوماسیون اداری تهیه نمایند و دید کاملی از عملکرد کارمندان خود به دست بیاورند.
مدیریت پروژهها، تیمها و کارها
با تعریف فضاهای کاری و پروژهها، مشخص کردن تیمها و وظایف هر کدام از اعضای آن و پیگیری و نظارت بر روند پیشرفت پروژهها و کارها، عوامل تاثیرگذار در افزایش شفافیت سازمانی هستند؛ زیرا هم مدیران و اعضای تیم دید کامل و شفافی از کارها و وظایف و مسئولیتها دارند. اتوماسیون اداری در راستای پاسخ به نیازهای سازمانها و افزایش شفایت، زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی را برای مدیریت پروژهها، تیمها و کارها ارائه کرده است. برخی از قابلیتهای این زیرسیستم عبارتاند از:
- تعریف فضاهای کاری مجزا، پروژههای مختلف و بوردهای فعالیت
- تخصیص کارها به افراد تیم
- قابلیت درج نظر و اشتراکگذاری فایل در کارهای تعریف شده
- ایجا چکلیست برای کارها
- و…
محیط کاربری نرم افزار مدیریت کارها فراگستر
اطلاع رسانی داخلی/خارجی
استفاده از سیستم اطلاعرسانی سریع و بروز و انتشار اخبار و اطلاعات از طریق آن، یکی دیگر از جنبههای افزایش شفافیت سازمانی محسوب میگردد؛ زیرسیستم تابلو اعلانات اتوماسیون اداری، به سازمانها و کسب و کارها اجازه میدهد تا علاوه بر محیط اتوماسیون اداری و وبسایت، از طریق نمایشگرهای خارجی نیز به انتشار اخبار، اعلانات و اطلاعات بپردازند.
شفافیت سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای پوشش تمامی نیازهای سازمانها و کسب و کارها در حوزهها و صنایع مختلف و افزایش شفافیت سازمانی، از زیرسیستمها و قابلیتهای متنوعی استفاده میکند؛ به عنوان مثال برخی از قابلیتها و زیرسیستمهای اتوماسیون اداری فراگستر عبارتاند از:
- کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
- دبیرخانه تخصصی
- مدیریت مستندات
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
- فرمساز و گزارشساز
- نسخه موبایل PWA
- بایگانی شخصی و سازمانی
- مدیریت جلسات و رویدادها
- تقویم سازمانی
- اتصال APIها
- تابلو اعلانات الکترونیکی
- و…
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستمها و قابلیتهایی که دارد، کافیست درخواست خود را از طریق لینک زیر ثبت نمایید، تا همکاران ما در سریعزمان زمان ممکن، علاوه بر دریافت مشاوره رایگان متناسب با نیاز سازمان یا کسب و کار شما، نسخه دموی آنلاین این نرم افزار را نیز مشاهده نمایید:
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی انواع راهکارها و قابلیتهای اتوماسیون اداری در راستای افزایش شفافیت سازمانی پرداختیم؛ اتوماسیون اداری در بخشها و جنبههای مختلفی از سازمانها مورد استفاده قرار میگیرد و با افزایش شفافیت در آنها، موجب دستیابی به سازمانی شفاف میگردد. در آخر باید به این نکته اشاره کنم که پذیرای سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری به دلایلی مانند پیاده سازی و اجرا در سطوح مختلف سازمانی، ثبت ساختاریافته دادهها، یکپارچگی، قابلیت مدیریت مکاتبات، اطلاعات و فرایندها، بهترین گزینه و ابزار برای افزایش شفافیت سازمانی محسوب میشود.
هر کدام از زیرسیستمها و قابلیتهای اتوماسیون اداری نقش خود را در افزایش شفافیت سازمانی ایفا میکنند، اما بهطور مثال سیستمهای مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت فرایندهای BPMS، مدیریت مستندات، مدیریت کارها و قابلیتهایی که دارند، نقش و تاثیر بیشتری بر روی شفافیت سازمانی میگذارند.
