در دنیای امروزی تجارت که شرکتها و کسب و کارهای مختلف برای کسب سهم بیشتری بازار مرتبط با خود در حال رقابت هستند، مسیر برای شرکت های کوچک و متوسط نسبت به شرکتهای بزرگ، ناهموارتر و دشوارتر است؛ در همین راستا، بسیاری از شرکتها و کسب و کارهای کوچک و متوسط یا همان SME (Small and Medium-sized Enterprises) برای پیشرفت و توسعه در بازار خود، علاوه بر توسعه محصولات و خدمات، بر روی کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری و عملکرد خود تمرکز میکنند.
شرکتها و کسب و کارهای بزرگ، با مدیریت بهینه اطلاعات، ارتباطات و فرایندها در سطوح مختلف اداری به کمک سیستمهای اتوماسیون اداری، هزینههای خود را کاهش داده و بهرهوری و عملکرد خود را بهبود میبخشند؛ اتوماسیون اداری، فعالیتها و فرآیندهای مرتبط با مدیریت، ارتباطات، وظایف تکراری و دیگر فعالیتهای روزمره شرکت را به صورت خودکار و سیستماتیک انجام میدهد.
اما پیادهسازی اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک هم سودمند است؟ پیادهسازی اتوماسیون اداری نیازمند هزینه است و برای مدیران شرکتهای کوچک و بزرگ ( SME ) این سوال پیش می آید که آیا پیادهسازی اتوماسیون اداری برای سازمان یا کسب و کار صرفه اقتصادی دارد؟ اتوماسیون اداری چه مزایایی برای SME ها به همراه دارد؟ کاربردهای اتوماسیون اداری در شرکت های کوچک و متوسط چیست؟
در این مقاله به بررسی کامل نیازهای شرکت های کوچک و متوسط به اتوماسیون اداری، مزایای استفاده از اتوماسیون در SMEها و کاربردهای این سامانه در شرکت های کوچک میپردازیم؛ تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
شرکت های کوچک و متوسط چه نیازی به اتوماسیون اداری دارند؟
شرکتها و کسب و کارها هر روزه با انواع چالشها – مانند افزایش هزینههای سازمان، تغییرات فضای اقتصادی، افزایش رقابت در بازا و… – مواجه هستند، در نتیجه به دنبال راهی برای کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد خود هستند. اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری تخصصی برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سطوح مختلف سازمانی، ابزاری مناسب برای رسیدن به این اهداف محسوب میگردد.
اتوماسیون اداری راهکارهای مختلفی برای پاسخ به نیازهای سازمانهای کوچک و متوسط ارائه میکند، که موجب کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمانها و کسب و کارها میگردد؛ برخی از نیازهای SMEها که با اتوماسیون اداری مرتبط هستند، عبارتاند از:
- مدیریت و پیگیری مکاتبات
- جمعآوری دادهها و اطلاعات سازمانی
- فراهم کردن امکان دورکاری
- چابکی بالای سازمان و وفق پذیری
- شناسایی و مدیریت فرایندها و فعالیتها
- کاهش هزینههای مالی سازمان
- مدیریت دقیق کارها، پروژهها و تیمها
برخی از نیازهای شرکت های کوچک SME
1- مدیریت و پیگیری مکابتات
گردش مکاتبات و اسناد در شرکت و پیگیری وضعیت آنها، امری بسیار مهم در شرکتها و سازمانها محسوب میشود؛ روشهای سنتی مدیریت مکاتبات با چالشهایی مانند امکان گم شدن مکاتبات، تاخیر در رسیدگی، عدم امکان پیگیری دقیق و آنی، دسترسی غیرمجاز به مکاتبات و… همراه است و این چالشها تاثیرات منفی مختلفی بر روی بهرهوری و عملکرد شرکتها و سازمانها میگذارد. شرکت های کوچک و متوسطی که قصد دارند مکاتبات و اسناد خود را به سادگی به گردش بیاندازند و مدیریت نمایند، به یک سیستم یکپارچه و متمرکز مانند اتوماسیون اداری، نیاز دارند.
کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف و معرفی کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر
2- جمع آوری داده ها و اطلاعات سازمانی
تصمیمگیری و انتخاب مسیر درست برای هدایت یک کسب و کار، یکی از مهمترین وظایف مدیران آن کسب و کار محسوب میگردد، مخصوصا برای شرکت های کوچک و متوسط، که فضای رقابتی شدیدتری دارند؛ مدیران برای اینکه انتخابها و تصمیمگیریهای درست و دقیقی داشته باشند، باید اطلاعات دقیقی از وضعیت بخشهای مختلف کسب و کار خود کسب نمایند و این یعنی به سیستمی که تمامی اطلاعات و دادههای کسب و کار را به صورت ساختاریافته جمعآوری میکند، نیاز دارند.
با تجزیه و تحلیل اطلاعات و دادههای سازمانی و تهیه گزارشهای متنوع، مدیران میتوانند تصمیمات دقیقتر و تاثیرگذارتری برای کسب و کارها و سازمانها اتخاذ نمایند و بهرهوری و بازدهی آنها را افزایش دهند.
3- فراهم کردن امکان دورکاری
بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط برای کاهش هزینههای خود و یا مدل کسب و کاری که دارند، از نیروهای دورکار استفاده میکنند؛ فراهم کردن امکان دورکاری و مدیریت نیروها، کارها و فعالیتها و همچنین انتقال اطلاعات و دادهها به آنها در بستری امن، یکپارچه و متمرکز به صورت آنلاین و دورکار، یکی از نیازها و دغدغههای مدیران SME ها محسوب میگردد.
4- چابکی بالای سازمان و وفق پذیری
همانطور که اشاره کردیم، سازمانها و کسب و کارها روزانه با چالشهای مختلفی مواجه میشوند و برای پیشرفت و توسعه خود، باید با چالشها و محدودیتهای پیش رو، خود را وفق دهند؛ در همین راستا دستیابی به سازمانی چابک و وفقپذیر، یکی دیگر از نیازهای مدیران شرکت های کوچک و متوسط به حساب میآید. برای رسیدن به این هدف و رفع این نیاز، سازمانها و کسب و کارها باید اطلاعات و دادههای بهروزی در اختیار داشته باشند و بتوانند فرایندها و فعالیتهای خود را مطابق با شرایط و نیازی که دارند، اصلاح و بهینهسازی نمایند.
5- شناسایی و مدیریت فرایندها و فعالیت ها
فرایندها عضوی جداییناپذیر از هر کسب و کار هستند؛ شناسایی فرایندها، بهینهسازی آنها، مدلسازی، خودکارسازی و مدیریت آنها، یکی از بهترین راهکارها برای افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد شرکت های کوچک و متوسط محسوب میگردد. داشتن فرایندهای منظم، مشخص و بهینهسازی شده، موجب افزایش سرعت و دقت کارها، کاهش هزینهها و بهبود عملکرد کسب و کارها میگردد.
6- کاهش هزینه های مالی سازمان
مدیریت منابع مالی کسب و کار و کاهش هزینهها و صرفهجویی در آنها، یکی دیگر از دغدغهها و نیازهای SME یا همان شرکت های کوچک و متوسط محسوب میگردد. راههای مختلفی برای کاهش هزینهها به صورت مقطعی وجود دارد، اما سازمان و کسب و کاری در این زمینه موفق است، که از راهکارهای طولانی مدت برای کاهش هزینههای خود بهره ببرد؛ مانند حذف کاغذ، حذف فرایندهای دستی، مدیریت الکترونیکی اسناد و اطلاعات، بهینهسازی و خودکارسازی فرایندها، مدیریت بهینه کارها و پروژهها و… .
7- مدیریت دقیق کارها، پروژه ها و تیم ها
در یک SME مدیران با محدودیت منابع مالی و انسانی و زمان برای انجام کارها و پروژهها مواجه هستند و مدیریت دقیق منابع انسانی و مالی و همچنین پیگیری و نظارت بر کارها، یکی از راهکارهای تاثیرگذار و حیاتی افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای کسب و کارهای کوچک و متوسط محسوب میشود؛ در یک SME مدیران باید بتوانند پروژهها و کارها را به دقت برنامهریزی نمایند، وظایف و کارها را به افراد مربوطه تخصیص دهند و روند پیشرفت آنها را به صورت دقیق زیر نظر داشته باشند.
با مدیریت بهینه تیمها، پروژهها و کارها، روحیه کارتیمی و مسئولیتپذیری در بن اعضای کسب و کار افزایش مییابد و این امر افزایش بهرهوری، بهبود عملکرد و استفاده درست از منابع انسانی و مالی را به همراه دارد.
حال که دریافتیم اتوماسیون اداری پاسخگوی کدام نیازها و دغدغههای SME است، نوبت آن رسیده که به مزایای اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک و متوسط بپردازیم.
پیاده سازی اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک و متوسط چه مزایایی دارد؟
اتوماسیون اداری از سیستمها، ابزارها و فناوریهای مختلفی تشکیل شده است و کاربردها و قابلیتهای متنوعی را در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد، که در بخش بعدی به آن میپردازیم؛ اما در این بخش قصد داریم تا مزایای مختلفی که استفاده از اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک به همراه میآورد صحبت کنیم.
بهطور کلی، پیادهسازی اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک و متوسط 7 مزیت مهم و حیاتی دارد:
- افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمان
- کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت
- بهبود انتقال و دسترسی به اطلاعات
- کاهش هزینههای مالی
- بهبود تصمیمگیریها و انتخابها
- افزایش همکاری و روحیه کارگروهی
- افزایش چابکی و وفقپذیری
مزایای اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک SME
1- افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمان
اتوماسیون اداری با تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیتهای اداری و سازمانی، موجب کاهش زمان مورد نیاز برای انجام و اتمام آنها میگردد؛ فرایندهای تسهیل شده و خودکارسازی شده، با سرعتی بیشتر از فرایندهای دستی و سنتی صورت میگیرند و این امر افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد سازمان را به همراه دارد.
2- کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت
اتوماسیون اداری به کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک میکند تا انواع فرایندهای ساده و پیچیده اداری و سازمانی را شناسایی کنند، آنها را مدلسازی نمایند و در بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی کنند؛ برای مدلسازی و خودکارسازی یک فرایند، تمامی مراحل آن به دقت بررسی میشوند و مراحل اضافی حذف میگردد و در نهایت SMEها به یک فرایند دقیق و بهینهسازیشده دست مییابند.
مدلسازی و خودکارسازی فرایندها در اتوماسیون اداری، موجب کاهش خطاهای انسانی، حذف فرایندهای دستی و در نتیجه افزایش دقت فعالیتها و فرایندها میشود.
3- بهبود انتقال و دسترسی به اطلاعات
ایجاد راههای ارتباطی امن و سریع، مدیریت دقیق مکاتبات و اسناد و مدیریت یکپارچه و متمرکز اطلاعات و دادهها، موجب افزایش دسترسپذیری به نامهها، فرمها، اسناد و… میگردد؛ با پیادهسازی اتوماسیون اداری، اعضای کسب و کار یا همان کاربران اتوماسیون، میتوانند به صورت آنلاین، از طریق پرتالهای اتوماسیون و همچنین نسخه موبایل اتوماسیون اداری، به مکاتبات و مستندات خود در راه دور دسترسی داشته باشند، که این امر موجب افزایش دسترسپذیری اطلاعات و دادهها و بهبود انتقال و اشتراکگذاری آنها میگردد.
4- کاهش هزینه های مالی
مدیریت و خودکارسازی فرایندها، حذف کاغذ از سیستم اداری و الکترونیکی کردن اسناد و مکاتبات، اتمام سریعتر فرایندها و فعالیتها، مدیریت کارها و پروژهها و… در اتوماسیون اداری، همگی عواملی هستند که موجب کاهش هزینههای مالی سازمان و مدیریت بهینه منابع مالی آن میگردند.
5- بهبود تصمیم گیری ها و انتخاب ها
اتوماسیون اداری با ثبت ساختاریافته دادهها و اطلاعات و مدیریت و دستهبندی دقیق آنها، امکان تهیه انواع مختلفی از گزارشهای تحلیلی و آماری را برای کسب و کارها فراهم میکند؛ این گزارشها و ارزیابیها تاثیر حیاتی بر تصمیمگیریها و انتخابهای مدیران میگذارد و دسترسی به گزارشها، دادهها و اطلاعات بهروز، موجب بهبود فرایند تصمیمگیری در شرکت های کوچک و متوسط میشود.
6- افزایش همکاری و روحیه کارگروهی
اتوماسیون اداری به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا بتوانند پروژهها، کارها و تیمهای مختلف را در محیطی یکپارچه، مدیریت نمایند؛ از طرفی امکانات مختلفی نیز برای گردش نامه و اسناد و همچنین دسترسی آسان به اطلاعات و دادهها و اشتراکگذاری آنها در اختیار کسب و کارها میگذارند. تمام این موارد در کنار دیگر قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری، موجب تقویت اعتماد، افزایش همکاری و تقویت روحیه کارگروهی در یک SME میگردند.
7- افزایش چابکی و وفق پذیری
یک کسب و کار کوچک یا متوسط با استفاده از اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن، میتواند انواع فرایندهای ساده و پیچیده که از پیش طراحی شدهاند استفاده کند و یا فرایندهای مورد نیاز خود را طراحی و مدلسازی نماید و در صورت نیاز آنها را اصلاح و بهینهسازی نمایند؛ سرعت بالای بهینهسازی و اصلاح فرایندها و همچنین الکترونیکی کردن آنها، افزایش چابکی سازمان و تقویت وفقپذیری آن نسبت به تغییرات را به همراه دارد.
همانطور که مطالعه کردیم، پیادهسازی اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک و متوسط مزایای متنوعی به همراه دارد؛ اما شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که اتوماسیون اداری چه کاربردها و قابلیتهایی دارد؟
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
قابلیت ها و کاربردهای اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک و متوسط چیست؟
همانطور که در قسمتهای قبل اشاره شد، اتوماسیون اداری از زیرسیستمها، ابزارها و فناوریهای مختلفی تشکیل شده است، که همگی به صورت یکپارچه و تحت عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت میکنند؛ هر کدام از این زیرسیستمها، کاربردهای مخصوصی دارند و مزایای مختلفی را برای سازمانها و کسب و کارهای کوچک و متوسط به همراه میآورند. برخی از قابلیتها و زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- مدیریت مکاتبات
- مدیریت مستندات
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
- مدیریت فرایندها
- پیامرسان سازمانی
- نسخه موبایل اتوماسیون
- و…
1- مدیریت مکاتبات
زیرسیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون اداری از بخشهای مختلفی – مانند کارتابل الکرونیکی و گردش مکاتبات، دبیرخانه، بایگانی شخصی و سازمانی، یادداشت و یادآوری، مدیریت بستهها و مرسولات، سامانه تبادل فایل و… – تشکیل شده و میتواند به عنوان هسته مرکزی کسب و کارها برای مدیریت مکاتبات، فرمها، درخواستها و اسناد سازمانی فعالیت کند و آنها را به صورت تسهیل شده و یا خودکار در سازمان به گردش بیاندازد.
قابلیتها و امکاناتی که زیرسیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون اداری در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارد، به تنهایی میتواند طیف گستردهای از نیازها و دغدغههای شرکت های کوچک و متوسط برای مکانیزه کردن فعالیتهای اداری و حذف کاغذ از سازمان، پاسخگو باشد. برخی از قابلیتها و کاربردهای زیرسیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- تعریف انواع قالبنامه و مدیریت دسترسی کاربران به قالبهای نامه
- به گردش انداختن مکاتبات، فرمها و اسناد در سازمان
- تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضا
- پیگیری وضعیت مکاتبات و فعالیتهای صورت گرفته روی آن
- تعیین سلسله مراتب مکاتباتی با تعریف چارت سازمانی
- جستجوی سریع و پیشرفته مکاتبات
- شمارهگذاری خودکار نامهها به کمک دبیرخانه تحت وب
- توزیع انواع نامهها و مرسولات در سازمان
- مدیریت ایمیل، فکس و ECE
- یکپارچگی با سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری
- تبادل انواع فایلهای مجاز
- مدیریت مجوز ارسال/دریافت انواع فایلها
- و…
2- مدیریت مستندات
نرمافزار مدیریت مستندات یا DMS یکی دیگر از زیرسیستمهای اصلی و تخصصی اتوماسیون اداری است؛ سیستم مدیریت مستندات یا همان آرشیو الکترونیکی اسناد، امکان ثبت، دستهبندی، مدیریت و اشتراکگذاری انواع اسناد – مانند اسناد ایزو، اسناد اداری-ستادی، اسناد مهندسی، اسناد مالی، اسناد منابع انسانی، اسناد فنی و… – را به صورت الکترونیکی برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میکند. یک SME با استفاده از این قابلیت اتوماسیون اداری، میتواند بدون صرف کاغذ و تخصیص محیطی برای نگهداری اسناد و مدارک مهم، به راحتی مستندات خود را به صورت الکترونیکی در سیسیتم مدیریت مستندات، ثبت کند، آنها را در پوشههای مختلف دستهبندی کند و هر زمان که نیاز بود، تنها با یک جستجوی ساده، به اسناد مورد نظر دسترسی داشته باشد. برخی از قابلیتهای زیرسیستم مدیریت مستندات عبارتاند از:
- تعریف پوشهها و پروندهها به صورت درختواره
- تعریف سطح دسترسی کاربران به پوشهها و مستندات
- کارگروهی بر روی اسناد
- حفظ نسخ قبلی مستندات با قابلیت بازگرداندن
- جستجوی پیشرفته مستندات
- فناوری OCR فارسی برای جستجوی متنی در اسناد تصویری
- قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
- اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
- ساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator
- و…
3- مدیریت کارها و وظایف تیمی
یکی دیگر از زیرسیستمهای بسیار کاربردی اتوماسیون اداری برای کسب و کارها کوچک و متوسط، زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی است؛ این زیرسیستم در قالب یک Scrum Board، امکان تعریف انواع فضاهای کاری، پروژهها، کارها و اعضای تیمها را در محیطی گرافیکی و کاملا یکپارچه با اتوماسیون اداری فراهم میکند. اعضای سازمان میتوانند با توجه به کارها و وظایفی که دارند، فضاهای کاری و پروژههای مختلفی را در این زیرسیستم تعریف کنند، افراد مربوطه را به آنها دعوت کنند و کارها و وظایف گوناگونی را به اعضای گروه تخصیص دهند. علاوه بر این، امکان پیگیری کارها، اشتراکگذاری نظرات، اشتراکگذاری فایلها، تعیین مهلت انجام کارها و… نیز در این زیرسیستم فراهم شده است.
4- مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
برگزاری و مدیریت یک جلسه یا رویداد مراحل مختلفی دارد؛ از ایجاد جلسه، تا اطلاعرسانی و ثبت و اشتراکگذاری صورتجلسات؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی اتوماسیون اداری، کاربران میتوانند انواع رویدادهای سازمانی و اداری – مانند برگزاری جلسات، برگزاری رویدادها و… – را در تقویم سازمانی ایجاد نمایند و از طریق کارتابل اتوماسیون، ایمیل و پیامک، جزئیات جلسه – مانند موضوع جلسه، تاریخ و ساعت جلسه یا رویداد، مکان برگزاری و… – را به مدعوین اطلاعرسانی کنند.
همچنین مدعوین نیز میتوانند وضعیت حضور یا عدم حضور خود را از طریق این زیرسیستم به برگزارکننده اعلام نمایند؛ در آخر نیز به دلیل یکپارچگی این زیرسیستم با کارتابل الکترونیکی اتوماسیون اداری، کاربران میتوانند صورتجلسه را ثبت و در اتوماسیون به گردش بیاندازند.
5- مدیریت فرایندها
سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا Business Process Management System که به اختصار BPMS خوانده میشود، ابزاری تخصصی برای شناسایی، مدلسازی، طراحی و خودکارسازی انواع فرایندهای ساده و پیچیده اداری و سازمانی است. با یکپارچگی زیرسیستم BPMS و اتوماسیون اداری، کسب و کارها و سازمانها میتوانند انواع فرایندها را بر اساس استاندارد BPMN 2.0 و در محیطی گرافیکی، با Drag&Drop نمادها و المانهای بصری طراحی فرایند، مدلسازی نمایند و در اتوماسیون اداری پیادهسازی کنند؛ شایان ذکر است که علاوه بر طراحی و مدلسازی فرایند، امکان طراحی فرم نیز در BPMS فراهم شده است و کاربران میتوانند با اخذ دسترسی از راهبران سیستم، انواع فرمهای اداری و سازمانی را طراحی کنند و در فرایندهای خود از آن استفاده نمایند. برخی از قابلیتها و ویژگیهای BPMS در اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- یکپارچگی با اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن
- محیط گرافیکی طراحی فرایندها و فرمها
- تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
- تعریف زیرفرایندها درون فرایند اصلی
- سفارشیسازی ساختار گرافیکی فرمها
- دستهبندی و مدیریت فرایندها و فرمها
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا SOA
- یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
معرفی نرم افزار پروسس میکر Process Maker + قابلیت ها و کاربرد
6- پیام رسان سازمانی
نرم افزار پیام رسان سازمانی یا همان چت سازمانی، یکی از ابزارهای بسیار کاربردی در اتوماسیون اداری محسوب میگردد؛ این زیرسیستم از تمامی قابلیتهای پیامرسانهای مطرح جهانی، مانند ارسال فایل، ارسال موقعیت، ارسال پیام صوتی/تصویری، ایجاد گروه و کانال اطلاعرسانی و… برخوردار است. پیام رسان سازمانی ابزاری برای برقراری ارتباطات غیررسمی در سازمان محسوب میگردد و تاثیر به سزایی در تقویت روحیه همکاری و کارگروهی در سازمان دارد.
7- نسخه موبایل اتوماسیون
نسخه موبایل اتوماسیون اداری یکی از ابزارهای تاثیرگذار در افزایش دسترسپذیری به اطلاعات، مکاتبات و مستندات از راه دور است؛ با استفاده از این نرم افزار، کاربران میتوانند با اخذ دسترسیهای لازم، در هر زمان و از هر مکانی، به اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشند و به انجام کارها و فعالیتهای خود بپردازند.
مدیریت شرکت های کوچک، با اتوماسیون کسب و کار فراگستر
سیستم اتوماسیون اداری کاربردها و قابلیتهای مختلفی دارد، که مزایای متنوعی را چه برای کسب و کارهای کوچک و متوسط و چه برای کسب و کارهای بزرگ به همراه دارد؛ انواع مختلفی از سامانههای اتوماسیون اداری وجود دارند، اما همه آنها دارای قابلیتها و امکاناتی که بررسی کردیم، نیستند. اتوماسیون کسب و کار فراگستر، با در اختیار داشتن طیف گستردهای از زیرسیستمها، ابزارها و قابلیتها، کاملترین اتوماسیون اداری برای کسب و کارها و سازمانها محسوب میگردد.
اتوماسیون اداری فراگستر به کمک ویژگی مقیاسپذیری، در انواع شرکت های کوچک و متوسط و حتی بزرگ – هلدینگها و… – قابل پیادهسازی است.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله با نیازها و دغدغههای کسب و کارهای کوچک و متوسط یا همان SME آشنا شدیم و همچنین راهکارهای اتوماسیون اداری بر رفع این نیازها و مزایایی که به همراه دارد را نیز مورد بررسی قرار دادیم؛ امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما سودمند و مفید بوده باشد. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای نظرات، ابهامات و سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
همچنین برای دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما و همچنین مشاهده نسخه دموی آنلاین رایگان، میتوانید با شماره 42623-021 تماس بگیرید و یا درخواست خود را برای دریافت مشاوره رایگان از طریق فرم دمو، تکمیل نمایید.
سوالات متداول
به طور کلی کسب و کارها و سازمانهایی که با مشکلاتی مانند فرایندهای بینظم و غیرشفاف، سیستم ناکارمد و کند مکاتبات، پیگیری ضعیف مکاتبات، مدیریت نا مناسب اطلاعات و دادهها، مدیریت ناکارآمد کارها و وظایف و… مواجه هستند، به اتوماسیون اداری نیاز دارند.
هزینه خرید و راهاندازی اتوماسیون به متغیرهای مختلفی بستگی دارد؛ برای محاسبه هزینه راهاندازی اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها باید به مواردی همچون تعداد کاربران فعال، زیرسیستمهای مورد استفاده، حجم دادهها و مکاتبات، سرور اختصاصی و زیرساختهای مورد نیاز و... بستگی دارد.
