تفاوت اتوماسیون اداری و ERP : کدام انتخاب بهتری است؟

نرم افزار ERP که مخفف عبارت Enterprise Resource Planning به معنای برنامه‌ریزی منابع سازمانی است، ابزاری تخصصی برای خودکارسازی، یکپارچه‌سازی و مدیریت بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب و کار محسوب می‌گردد. این نرم افزار با یکپارچه‌سازی و اتصال سامانه‌ها و بخش‌های مختلف سیستم به یکدیگر، امکان بهینه‌سازی فعالیت‌ها و فرایندهای سازمانی را فراهم می‌کند؛ سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند از نرم افزار ERP برای بهبود انواع فعالیت‌های سازمانی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت تدارکات، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت مالی و… استفاده نمایند و با ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های سازمانی، موجب افزایش سرعت، دقت و بهره‌وری فرایندها و فعالیت‌ها گردند. به طور کلی کاربردهای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP عبارت‌اند از:

• مدیریت منابع انسانی: مدیریت اطلاعات مربوط به کارمندان، حقوق و دستمزد، امور پرسنلی و… .
• مدیریت مالی و حسابداری: مدیریت اطلاعات مالی مانند حسابداری عمومی، امور مالی، محاسبه و تخصیص بودجه، گزارشات مالی و… .
• مدیریت زنجیره تامین: مدیریت اطلاعات موجودی انبار، ثبت سفارشات، توزیع محصولات و کالاها و… .
• مدیریت فروش و بازاریابی: مدیریت اطلاعات مشتریان، پشتیبانی مشتریان، سفارشات و فروش و… .
• مدیریت تولید: مدیریت اطلاعات پروژه‌ها، برنامه‌ریزی‌ها، تخصیص منابع، پیشرفت پروژه، گزارش‌گیری و… .
• و…

 کاربردهای ERP

همان‌طور که مطالعه کردیم، نرم افزار اتوماسیون اداری و ERP شبیه به هم هستند و می‌توان گفت اهداف نسبتا مشترکی نیز دارند، اما این دو نرم‌افزار یکسان نیستند و از جنبه‌های مختلفی با یکدیگر تفاوت دارند؛ در ادامه به بررسی تفاوت اتوماسیون اداری و ERP می‌پردازیم.

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP

با اینکه هر دو نرم افزار اتوماسیون اداری و ERP تلاش می‌کنند تا بهره‌وری سازمان را افزایش و عملکرد فرایندها و فعالیت‌ها را بهبود ببخشند، اما از راه‌های مختلفی برای این کار استفاده می‌کنند؛ در این قسمت تفاوت اتوماسیون اداری و ERP را از جنبه‌های مختلف بررسی می‌کنیم:

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP از نظر عملکرد

سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از زیرسیستم‌ها و فناوری‌های مختلف، به مدیریت مکاتبات، ارتباطات، اطلاعات و فرایندها می‌پردازد و می‌توان گفت عموما برای فعالیت‌های روزانه سازمان – مانند نامه‌نگاری، گردش مکاتبات، فرم‌ها و اسناد، مدیریت مستندات و بایگانی آن‌ها، مدیریت کارها و وظایف، مدیریت فرایندها و… – مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ اما سیستم ERP ابزاری برای مدیریت جامع فعالیت‌ها، فرایندها و منابع سازمان است.

سازمان‌ها و کسب و کارها با استفاده از نرم افزار ERP و ماژول‌های مختلف آن، می‌توانند فعالیت‌ها و منابعی مانند منابع انسانی، منابع مالی، زنجیره تامین، فروش و بازاریابی و… را به صورت یکپارچه مدیریت نمایند؛ به عبارت دیگر می‌توان اینطور بیان کرد که سیستم اتوماسیون اداری ابزاری برای تسهیل، بهبود و مدیریت فرایندهای اداری و سازمانی است و سیستم ERP ابزاری برای مدیریت فرایندها و منابع سازمان محسوب می‌گردد.

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP از نظر تمرکز

تمرکز اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری بر روی فرایندهای اداری و تسهیل و بهبود آن‌ها است؛ همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون اداری با تمرکز بر مدیریت و تسهیل فرایندهایی مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات، مدیریت فرایندها، مدیریت کارها و…، موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان می‌گردد.

در حالی که نرم افزار ERP بر روی مدیریت جامع فعالیت‌های سازمان تمرکز دارد و با تمرکز بر روی فعالیت‌ها و فرایندهای جامع اداری و سازمانی – مانند مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین و… – و اتصال سامانه‌های سازمان و همچنین تجمیع اطلاعات و داده‌ها، موجب افزایش بهره‌وری سازمان و تسهیل فرایندها و فعالیت‌های سازمانی می‌گردد.

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP از نظر پوشش کاربران

نرم افزار اتوماسیون اداری در تمامی سطوح سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و بستری امن و یکپارچه برای ارتباطات، مکاتبات، اشتراک‌گذاری اطلاعات و مدیریت مستندات محسوب می‌گردد و افراد سازمان در جایگاه‌های مختلف سازمانی – مانند کارمند، مدیر میانی، مدیران عالی رتبه و… – از آن برای انجام فعالیت‌های روزانه و فرایندهای اداری و سازمانی استفاده می‌کنند؛ در حالی که نرم افزار ERP به دلیل ماهیت و کاربردی که دارد، در اختیار تمامی افراد سازمان قرار نمی‌گیرد و تنها برخی از افراد سازمان مانند مدیران عالی، مدیران عملیاتی، عضای حسابداری، منابع انسانی و برخی دیگر از اعضای سازمان به آن دسترسی دارند و از ERP استفاده می‌کنند.

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP از نظر پیاده سازی و اجرا

اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده، که هر کدام از آن‌ها به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری توسعه یافته‌اند و سازمان‌ها و کسب و کارها متناسب با نیازهای خود، تعداد کاربران، حجم اطلاعات و داده‌ها و فرایندهایی که دارند، می‌توانند به تدریج زیرسیستم‌های مختلف اتوماسیون اداری را پیاده‌سازی نمایند و مورد استفاده قرار دهند؛ همچنین اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان را نیز دارد و می‌تواند اطلاعات و داده‌های مختلف را از آن‌ها فراخوانی نموده و یا به آن‌ها ارسال کند، که امر موجب کاهش زمان یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد.
در مقابل، پیاده‌سازی نرم افزار ERP نسبت به اتوماسیون اداری از پیچیدگی بیشتر و هزینه بالاتری برخوردار است؛ زیرا برای پیاده‌سازی ERP باید سامانه‌ها و ماژول‌های مختلف در سازمان به یکدیگر متصل شوند، فرایندها تغییر نمایند و تمامی اطلاعات و داده‌ها جمع‌آوری و تجمیع شوند. به طور کلی، استفاده از ERP به دلیل هزینه‌ها و پیچیدگی‌هایی که دارد، برای استفاده در سازمان‌ها و کسب و کارهای کوچک توصیه نمی‌گردد.

احتمالا برای شما هم سوال پیش آمده باشد که اتوماسیون اداری یا ERP؟ کدام یک برای سازمان شما مناسب است و یا اینکه کدام یک از این دو نرم افزار و سامانه بهتر است؟ در ادامه به بررسی پاسخ این سوال می‌پردازیم.