هرچه سازمانها و کسب و کارها حجم مکاتباتی بیشتری داشته باشند، مدیریت ارتباطات و مکاتبات در آنها کاری سختتر و پیچیدهتر محسوب میگردد؛ در راستای تسهیل و بهبود مدیریت مکاتبات و همچنین افزایش سرعت مکاتبات و نامهنگاریهای درون/برون سازمانی، در طول سالهای گذشته، ابزارهای مختلفی در سازمانها مورد استفاده قرار گرفتهاند، که بهترین و کارآمدترین آنها، سیستم مکاتبات اداری است.
سیستم مکاتبات اداری، یک سیستم سازمانی و اداری است، که به منظور ایجاد و مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد؛ اما این سیستم دقیقا چه قابلیتها و کاربردهایی دارد؟ مزایای استفاده از سیستم مکاتبات اداری چیست؟ در ادامه این مقاله، به طور کامل با تعریف سیستم مکاتبات اداری، مزایا و کاربردهای آن آشنا خواهیم شد.
فهرست مطالب
تعریف سیستم مکاتبات اداری
به بیان ساده، سیستم مکاتبات اداری سامانهای متشکل از نرمافزارها و ابزارهای مختلف، برای مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات و گردش آنها در سازمان است؛ این سیستم از نرمافزارها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده، که همگی در راستای تسهیل فرایندهای مکاتباتی – مانند ایجاد و ارسال/دریافت مکاتبات، توزیع و گردش مکاتبات و اسناد در سازمان، مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی و… – مورد استفاده قرار میگیرند.
اهداف اصلی توسعه سیستم مکاتبات اداری و پیادهسازی آن در سازمانها و کسب و کارهای مختلف، کسب اطمینان از ایجاد جریان امن و موثر اطلاعات و مکاتبات درون سازمان، بهبود مدیریت مکاتبات با سازمانهای خارجی، کاهش هزینههای مکاتباتی و افزایش سرعت و دقت مکاتبات هستند؛ به بیان دیگر، سیستمهای مکاتبات اداری به سازمانها و کسب و کارها کمک میکنند تا به بهترین شکل ممکن، مکاتبات و نامهنگاریهای درون/برون سازمانی خود را به صورت الکترونیکی، با هزینههای کمتر و بهرهوری و عملکردی بیشتر و بهتر مدیریت نمایند.
گردش مکاتبات اداری چیست و چه مراحلی دارد؟
5 دلیل اهمیت وجود سیستم مکاتبات اداری
حال که با تعریف سیستم مکاتبات اداری آشنا شدیم، باید به این سوال پاسخ دهیم که استفاده از سامانه مکاتبات اداری چه اهمیتی دارد و چرا سازمانها و کسب و کارها باید از آن استفاده کنند؟ دلایل مختلفی برای پیادهسازی و بهکارگیری سیستم مکاتبات اداری وجود دارد، اما در این بخش به بررسی 5 تا از مهمترین دلایل اهمیت این سیستم میپردازیم:
- جریان اطلاعات در سازمان را بهبود میبخشد
- کارایی و اثربخشی سازمانی را افزایش میدهد
- ارتباطات داخلی و خارجی بهبود مییابد
- دسترسی به اطلاعات آسانتر میگردد
- کارها و فعالیتها راحتتر پیگیری و کنترل میشوند
5 دلیل اهمیت سیستم مکاتبات اداری
1- جریان اطلاعات در سازمان را بهبود می بخشد
سیستم مکاتبات اداری به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا به راحتی جریان اطلاعات و گردش آنها در سازمان را مدیریت نمایند و از تاخیرات و اشتباهات انسانی رایج در ارسال/دریافت مکاتبات و اطلاعات جلوگیری کنند؛ سازمانها و کسب و کارها میتوانند با انجام تنظیمات لازم، راههای ارتباطی بین اعضا و بخشهای مختلف سازمان را مدیریت و دسترسی کاربران به مکاتبات و اطلاعات را کنترل نمایند، که همه این موارد موجب بهبود جریان اطلاعات و گردش مکاتبات در سازمان میگردد.
2- کارایی و اثربخشی سازمانی را افزایش می دهد
سیستم مکاتبات اداری با الکترونیکی کردن فرایندهای مکاتباتی و نامهنگاری، موجب تسهیل فرایندهای مرتبط و افزایش سرعت و دقت آنها میگردد و افراد میتوانند در زمانی کمتر و هزینههایی پایینتر، به سرعت با یکدیگر مکاتبه نمایند و اطلاعات و نامهها را ارسال/دریافت و مدیریت کنند؛ این امر موجب افزایش کارایی و اثربخشی و همچنین افزایش بهرهوری اعضای سازمان و در تنیجه خود سازمان میگردد.
3- ارتباطات داخلی و خارجی بهبود می یابد
یکی دیگر از دلایل اهمیت استفاده از سیستم مکاتبات اداری، بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان است؛ این سیستم به سازمانها و کسب و کارها اجازه میدهد تا با انجام تنظیمات و تعیین دسترسیهای لازم، بستری امن و یکپارچه را برای مدیریت مکاتبات در اختیار اعضای سازمان یا همان کاربران ایجاد نمایند؛ اعضای سازمان به کمک سیستم مکاتبات اداری میتوانند به راحتی اسناد، مکاتبات و فرمها را بین اعضای سازمان به اشتراک بگذارند و آنها را ارسال و دریافت کنند.
همچنین سیستم مکاتبات اداری به کمک قابلیتها و امکانات متنوعی که دارد، امکان تعامل با دیگر سازمانها و افراد – سازمانهای خارجی، مشتریان، تامینکنندگان و… – را نیز برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کرده است؛ تمام این موارد موجب بهبود ارتباطات درون سازمانی و ارتقای ارتباطات برون سازمانی میگردند.
4- دسترسی به اطلاعات آسان تر می گردد
با استفاده از سیستم مکاتبات اداری، اعضای سازمان به راحتی به اطلاعات سازمانی دسترسی پیدا میکنند؛ این اطلاعات ممکن است شامل سندها، گزارشها، مستندات، سیاستها و راهنماها باشد. سیستم مکاتبات اداری میتواند فرآیند مدیریت و بایگانی مکاتبات، اسناد و اطلاعات را سادهتر نماید و به اعضای سازمان کمک کند تا با جستجوی سریع و دقیق، در صورت داشتن دسترسیهای امنیتی لازم به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
5- کارها و فعالیت ها راحت تر پیگیری و کنترل می شوند
با استفاده از سیستم مکاتبات اداری، افراد میتوانند به راحتی وضعیت ارسال و دریافت مکاتبات را پیگیری و کنترل نمایند، برای مکاتبات زمانبندی ارسال و مهلت پاسخ تعیین کنند و دسترسی کاربران به مکاتبات، نامهها و اسناد را مدیریت نمایند. این کنترل و مدیریت بهتر مکاتبات و نظارت بر آنها، موجب کاهش زمان و همچنین کاهش تاخیر در مکاتبات، افزایش شفافیت سازمانی و افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد کارکنان میگردد.
به طور کلی، سیستم مکاتبات اداری با بهبود جریان اطلاعات، افزایش کارایی و اثربخشی، بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، دسترسی آسانتر به اطلاعات سازمانی و پیگیری و کنترل بهتر امور، به سازمان کمک میکند تا بهبود یابد و به بهترین شکل عمل کند.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
مزایای استفاده از سیستم مکاتبات اداری
در قسمت قبل دریافتیم که چرا باید از سیستم مکاتبات اداری استفاده کنیم و دلایل اهمیت استفاده از این سیستم چیست؛ اما شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که استفاده از این سیستم چه مزایایی با خود به همراه دارد؟ مزایای پیادهسازی و بهکارگیری سیستم مکاتبات اداری عبارتاند از:
- صرفهجویی در زمان و هزینه مکاتبات
- تسهیل ارسال/دریافت مکاتبات
- افزایش امنیت مکاتبات و اطلاعات
- افزایش دسترسپذیری مکاتبات
- افزایش همکاری و تعامل در سازمان
مزایای استفاده از سیستم مکاتبات اداری
1- صرفه جویی در زمان و هزینه مکاتبات
با بهکارگیری سیستم مکاتبات اداری، دیگر نیازی به روشهای سنتی مکاتباتی و نامهنگاری نیست و سازمانها میتوانند علاوه بر حذف کاغذ از مکاتبات و نامهنگاریهای خود – که موجب کاهش هزینههای سازمان میگردد – مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند و در زمان و هزینههای مرتبط صرفهجویی کنند.
2- تسهیل ارسال/دریافت مکاتبات
قالبهای نامه آماده، فرمهای الکترونیکی آماده، گردش الکترونیکی مکاتبات، نامهها، اسناد و فرمها در سازمان و راههای ارتباطی متنوع – مانند نامه، ایمیل، فکس، ECE و… – همگی عواملی هستند که موجب تسهیل فرایندهای مرتبط با مکاتبات و نامهنگاری در سازمان – اعم از ایجاد نامه یا درخواست، ارسال و دریافت آن، پیگیری وضعیت مکاتبات در سازمان و… – میگردند.
3- افزایش امنیت مکاتبات و اطلاعات
سیستم مکاتبات اداری از پروتکلهای امنیتی مختلفی پشتیبانی میکند و امکانات و قابلیتهای امنیتی مختلفی – مانند سیستم احراز هویت، تعیین سطح دسترسی کاربران، مدیریت نشست، رمزگذاری مکاتبات و… – استفاده میکند تا امنیت مکاتبات و اطلاعات را حفظ نمایند؛ این موارد و دیگر موارد امنیتی موجود در سیستم مکاتبات اداری باعث میشوند تا اطلاعات و دادههای سازمانی در برابر از بین رفتن، دسترسی غیرمجاز، دزدیده شدن و… محافظت شوند و در بستری امن و یکپارچه در سازمان به گردش در بیایند.
4- افزایش دسترس پذیری مکاتبات
ذخیرهسازی الکترونیکی مکاتبات، نامهنگاریها و دیگر اطلاعات در سیستم مکاتبات اداری، به افراد سازمان کمک میکند تا به راحتی و با سرعت و دقتی بسیار بالا، اطلاعات و مکاتبات مورد نیاز خود را جستجو نمایند و در صورت داشتن دسترسیهای لازم، آنها را مشاهده کرده و مورد استفاده قرار دهند. علاوه بر این، قابلیتی مانند نسخه موبایل، این امکان را به کاربران میدهد که در هر زمان و مکانی که هستند، به مکاتبات خود دسترسی داشته باشند و بتوانند کارها و وظایف خود را انجام دهند. تمامی این موارد موجب افزایش دسترسپذیری کارکنان و افراد به مکاتبات و اطلاعات میگردد.
5- افزایش همکاری و تعامل در سازمان
یکی دیگر از مزایای بکارگیری سیستم مدیریت مکاتبات در سازمانها و کسب و کارها، افزایش همکاری و تعامل کارکنان و اعضای سازمان است؛ این سیستم به اعضای سازمان اجازه میدهد تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و به تبادل اطلاعات، دادهها و… در سازمان بپردازند و با یکدیگر همکاری و تعامل سازنده و موثری داشته باشند؛ این امر موجب ارتقای فرهنگ سازمانی، افزایش همکاری و تعامل در سازمان و همچنین بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری میگردد.
حال که با تعریف، اهمیت استفاده و مزایای بکارگیری سیستم مدیریت مکاتبات آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده که به بررسی کاربردهای سیستم مکاتبات اداری در سازمان و جایگاه و مصرفی که دارد، بپردازیم.
کاربردهای سیستم مکاتبات اداری
همانطور که در قسمتهای پیش اشاره کردیم، سیستم مکاتبات اداری از نرمافزارها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده، که هر کدام کاربردها و قابلیتهای مختص به خود را دارند و همین امر باعث شده تا سازمانها و کسب و کارها، از سیستم مکاتبات اداری برای مجموعهای از کاربردها استفاده نمایند. در این قسمت قصد داریم تا برخی از مهمترین کاربردهای سیستم مکاتبات اداری را با هم بررسی کنیم؛ این کاربردها عبارتاند از:
- کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
- سازماندهی و مدیریت مکاتبات
- دبیرخانه الکترونیکی و تحت وب
- مدیریت رویدادها و تقویم سازمانی
- مدیریت یادداشت و یادآوری
- مدیریت سطوح ارتباطی در سازمان
- و…
1- کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
مهمترین کاربرد سیستم مدیریت مکاتبات را میتوان کارتابل الکترونیکی آن دانست؛ با استفاده از کارتابل الکترونیکی مکاتبات، اعضای سازمان میتوانند بدون نیاز به کاغذ و روشهای سنتی مکاتبات و نامهنگاری، تمامی امور مربوط به مکاتبات و نامهنگاری – مانند ایجاد نامه، ارسال و دریافت مکاتبات، پیگیری وضعیت مکاتبات، مدیریت نامههای وارده و صادره و داخلی و… – را در محیط الکترونیکی متمرکز و یکپارچه، مدیریت نمایند.
با استفاده از کارتابل الکترونیکی سیستم مکاتبات اداری، افراد میتوانند فهرست نامههای داخلی، وارده، صادره، ایمیلها، فکسها، ECEها، فرمها، درخواستها و دیگر انواع مکاتبات اداری را مشاهده نمایند و به آنها پاسخ دهند؛ در میان انبوه مکاتبات، به سادگی و با کمک ابزار جستجو، مکاتبات مورد نظر خود را پیدا کنند و اقدامات و پیگیریهای لازم را انجام دهند.
محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر
2- سازماندهی و مدیریت مکاتبات
سیستم مکاتبات اداری ابزارهای مختلفی برای مدیریت و سازماندهی مکاتبات در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگذارند؛ به عنوان مثال، کاربران میتوانند نامهها و مکاتبات خود را در پوشههای شخصی و سازمانی بایگانی نمایند، نامهها و اسناد را به یکدیگر مرتبط کنند، نامههای مشابه ایجاد نمایند، برای مکاتبات یادآوری تنظیم کنند، وضعیت مکاتبات، درخواستها و فرمها در سازمان را پیگیری نمایند و… . به طور کلی، سیستم مکاتبات اداری، با توجه به سطوح دسترسی کاربران، امکان مدیریت و سازماندهی کامل مکاتبات خود به صورت الکترونیکی را فراهم کرده است.
3- دبیرخانه الکترونیکی و تحت وب
یکی دیگر از کاربردهای مهم سیستم مکاتبات اداری، در امور مربوط به دبیرخانه در سازمانها و کسب و کارها است؛ با استفاده از قابلیت دبیرخانه الکترونیکی سیستم مدیریت مکاتبات، سازمانها میتوانند علاوه بر کارتابل الکترونیکی مکاتبات، از امکانات و قابلیتهای دبیرخانه نیز به صورت الکترونیکی بهرهمند شوند. برخی از قابلیتهای دبیرخانه الکترونیکی و تحت وب در سیستم مدیریت مکاتبات عبارتاند از:
- شمارهگذاری خودکار نامهها
- امکان تعریف فرمتهای مختلف شمارهگذاری
- مدیریت نامههای صادره و وارده
- توزیع نامههای وارده در سازمان
- مدیریت مرسولات پستی
- مدیریت ایمیلها و فکسها
- ایجاد فرم ثبت نامه و شخصیسازی آن
- و…
دبیرخانه تخصصی فراگستر
4- مدیریت رویدادها و تقویم سازمانی
با استفاده از سیستم مدیریت مکاتبات و زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی آن، افراد میتوانند انواع مختلفی از رویدادهای سازمانی و شخصی را به صورت بکپارچه با تقویم سازمانی، تعریف و ایجاد نمایند و سپس به کمک کارتابل الکترونیکی، اطلاعرسانیهای لازم را نسبت به رویدادها انجام دهند. برای آشنایی بیشتر با کاربرد سیستم مکاتبات اداری در حوزه مدیریت رویدادها و جلسات بهتر است تا با برخی از قابلیتهای آن آشنا شویم:
- تعریف رویدادها و جلسات به صورت روزانه یا هفتگی
- ارسال دعوتنامه به افراد برای شرکت در جلسه یا رویداد
- کنترل تداخل زمانی جلسات و رویدادها
- ارسال یادآوری رویدادها و جلسات
- همگامسازی تقویم سازمانی با تقویم گوگل
- تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور افراد در رویدادها و جلسات
- افزودن آدرس رویداد یا جلسه بر روی نقشه (Location)
- و…
5- مدیریت یادداشت و یادآوری
علاوه بر مدیریت رویدادها، جلسات و تقویم سازمانی، یک سیستم مدیریت مکاتبات خوب و حرفهای، امکان مدیریت یادداشت و یادآوری را نیز برای سازمانها و کاربران آن (اعضای آن) فراهم میکند؛ با استفاده از این قابلیت سیستم مدیریت مکاتبات، افراد میتوانند انواع مختلفی از یادداشتهای متنی، تصویری و حتی صوتی را ثبت نمایند و آنها را مدیریت کنند. برخی از کاربردها و امکانات سیستم مدیریت مکاتبات در حوزه مدیریت یادداشتها و یادآوریها عبارتاند از:
- مدیریت یادداشتها با استفاده از Drag&Drop
- اطلاعرسانی و یادآوری یادداشتها به کمک نامه، ایمیل، پیامک و Pop-Up
- ایجاد چکلیست در یادداشتها
- امکان الصاق تصویر در یادداشت یا یادآوری
- ایجاد یادداشت صوتی
- ایجاد یادداشت به کمک قلم نوری
- و…
6- مدیریت سطوح ارتباطی در سازمان
یکی دیگر از کاربردهای مهم سیستم مدیریت مکاتبات در سازمانها و کسب و کارها، مدیریت سطوح ارتباطی در سازمان است؛ راهبران سیستم میتوانند با تعریف چارت سازمانی در سیستم مدیریت مکاتبات، دسترسی افراد به نامهها و مکاتبات، اسناد و دیگر اطلاعات و دادههای موجود در سیستم مدیریت مکاتبات را، به سادگی کنترل و مدیریت نمایند؛ به عبارت دیگر، سیستم مدیریت مکاتبات، موجب تسهیل مدیریت سطوح ارتباطی در سازمان میگردد.
انواع مختلفی از سیستمهای مکاتبات اداری در بازار وجود دارند، که هر کدام از آنها قابلیتها و زیرسیستمهای مختلفی دارند؛ سیستم مدیریت مکاتبات فراگستر که یکی از زیرسیستمهای اصلی اتوماسیون اداری فراگستر محسوب میگردد، ابزاری کامل و حرفهای برای مدیریت مکاتبات و اطلاعات در سازمان است. سیستم مدیریت مکاتبات فراگستر از بخشهای مختلفی تشکیل شده، که مهمترین آنها عبارتاند از:
- کارتابل و گردش الکترونیکی مکاتبات
- دبیرخانه تحت وب
- میزکار هوشمند
- چت سازمانی (پیامرسان سازمانی)
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- یادداشت و یادآوری
- مدیریت بستهها و مرسولات
- مدیریت ایمیل، فکس، ECE و…
- گزارش ساز
- میزبانی وب
- تحلیل عملکرد مکاتباتی کارکنان
- اعلانات پیامکی
- تبدیل گفتار به متن
- و…
فرق سیستم مکاتبات اداری و سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری سامانهای متشکل از زیرسیستمهای مختلف است و هدف آن تسهیل و مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمان است و سیستم مکاتبات اداری یکی از زیرسیستمهای آن محسوب میشود؛ برخی از مهمترین زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارتاند از مدیریت مکاتبات، مدیریت فرایندها، مدیریت مستندات، مدیریت کارها و وظایف تیمی و… .
همانطور که اشاره کردیم، سیستم مدیریت مکاتبات اداری یکی از زیرسیستمهای اصلی اتوماسیون اداری محسوب میگردد، که تمرکز آن بر روی مدیریت و تسهیل فرایندهای مرتبط با مکاتبات و نامهنگاری و گردش اطلاعات در سازمان است؛ اما سیستم اتوماسیون اداری کاربردها و قابلیتهای گستردهتری دارد و در موارد و حوزههای دیگری – مانند مدیریت مستندات، مدیریت فرایندها و… – نیز کاربرد دارد. به طور خلاصه، سیستم مکاتبات اداری بر روی فرآیندهای مکاتباتی تمرکز دارد، در حالی که اتوماسیون اداری بر روی بهبود کارایی و اتوماسیون فرآیندهای اداری تمرکز دارد و کاربردها و قابلیتهای آن بیشتر است.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
در این مقاله به تعریف کامل سیستم مکاتبات اداری، دلایل اهمیت استفاده از آن و مزایا و کاربردهایی که دارد پرداختیم؛ سیستم مکاتبات اداری از بخشهای مختلفی تشکیل شده، که هر کدام قابلیتها و امکانات خاصی را دارند و در کنار هم به صورت یکپارچه و متمرکز فعالیت میکنند. به طور کلی، سیستم مکاتبات اداری ابزاری تخصصی برای مدیریت مکاتبات و اطلاعات و همچنین تسهیل فرایندهای مربوط به مکاتبات و نامهنگاری محسوب میگردد.
امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
بله، سیستم مکاتبات اداری بر روی فرآیندهای مکاتباتی تمرکز دارد، در حالی که اتوماسیون اداری بر روی بهبود کارایی و اتوماسیون فرآیندهای اداری تمرکز دارد و کاربردها و قابلیتهای آن بیشتر است و همچنین شایان ذکر است که سیستم اتوماسیون اداری از زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شده و سیستم مکاتبات اداری یکی از زیرسیستمهای آن محسوب میگردد.
یک سیستم مکاتبات اداری خوب علاوه بر داشتن قابلیتها و امکاناتی که بررسی کردیم، باید ساده و کاربرپسند، امن، یکپارچه و متمرکز، قابل اتصال به سامانههای خارجی، توسعهپذیر و دسترس پذیر باشد.
