اتوماسیون اداری و CRM دو نرم افزار جداگانه هستند، که در کنار یکدیگر به صورت موازی مورد استفاده قرار میگیرند و هر دو نیز جزو ابزارهای ضروری برای کسب و کارها و سازمانهای مختلف محسوب میشوند؛ اما سوالی که برای بسیاری از افراد و سازمانها و کسب و کارها پیش میآید، این است که فرق اتوماسیون اداری و CRM چیست؟ هر کدام از آنها چه قابلیتها و امکاناتی دارند و چه کمکی به ما میکنند؟
در این مقاله قصد داریم تا ضمن بررسی کامل مفاهیم اتوماسیون اداری و CRM، فرق این دو سامانه را نیز مورد بررسی قرار دهیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد فرق اتوماسیون اداری و CRM، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری، مجموعه یکپارچه و متمرکز از نرمافزارها و ابزارهای مختلف است، که همگی با هدف تسهیل، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای متنوع اداری و سازمانی، در کنار یکدیگر فعالیت میکنند؛ به بیان دیگر، اتوماسیون اداری یعنی استفاده از فناوریها و ابزارهای نرمافزاری و الکترونیکی، در راستای تسهیل فرایندها و افزایش بهرهوری و کارایی سازمان و کسب و کار.
سامانههای اتوماسیون اداری به طور معمول از بخشها و نرمافزارهای مختلفی تشکیل شدهاند که هر کدام از آنها وظایف مختص به خود را دارند؛ در همین راستا، قابلیتها و امکانات متنوعی نیز در نرم افزارهای اتوماسیون اداری تعبیه شده است.
نرم افزار CRM چیست؟
نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان یا Customer Relationship Management که به اختصار CRM خطاب میشوند، سیستمها و استراتژیهای مدیریت ارتباطات با مشتریان، رسیدگی به درخواستها و ارائه خدمات به آنها هستند؛ سامانههای CRM از قابلیتها و ابزارهایی تخصصی برای بهبود تجربه مشتریان، حفظ مشتریان فعلی و افزایش فروش برخوردار هستند.
حال که با تعریف و مفهوم هر کدام از این سامانهها آشنا شدیم، زمان آن رسیده که به بررسی فرق اتوماسیون اداری و CRM از دو دیدگاه هدف و کاربرد و همچنین قابلیتها و امکانات بپردازیم.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
فرق اتوماسیون اداری و CRM از دیدگاه هدف و کاربرد
سامانههای اتوماسیون اداری و CRM از لحاظ هدف توسعه و استفاده و همچنین کاربردهایی که دارند، با یکدیگر متفاوتاند؛ حال بیایید آنها را باهم بررسی کنیم:
فرق اتوماسیون اداری و CRM از دیدگاه هدف
هدف نرم افزار اتوماسیون اداری
اهداف توسعه و استفاده از اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- تسهیل فرایندهای اداری و سازمانی
- بهبود کارایی و بهرهوری فرایندها
- مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها
- کاهش زمان فرایندهای مختلف
- افزایش دقت و سرعت کارها و فرایندهای اداری
- خودکارسازی فرایندهای اداری
- و…
بهطور کلی میتوان هدف نرم افزار اتوماسیون اداری را بهبود کارایی سازمانها و کسب و کارها، به کمک تسهیل، خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرایندهای اداری و سازمانی بیان کرد.
هدف نرم افزار CRM
حال به سراغ اهداف توسعه و استفاده از نرم افزارها و سامانههای CRM می رویم:
- بهبود ارتباط با مشتریان
- جذب مشتریان جدید
- حفظ مشتریان قبلی
- افزایش رضایت مشتریان
- بهبود تجربه مشتریان
- رسیدگی به درخواستها و سوالات مشتریان
- و…
به بیان دیگر، نرمافزارهای CRM بر روی مشتریان سازمان یا کسب و کار و افزایش فروش و سودآوری شرکت از طریق افزایش رضایت و اعتماد مشتریان تمرکز دارد.
فرق اتوماسیون اداری و CRM از دیدگاه کاربرد
کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری
سامانههای اتوماسیون اداری از زیرسیستمها و ابزارهای مختلفی برخوردار هستند، که هر کدام از آنها نیز کاربردهای خود را دارند؛ در همین راستا، نرم افزار اتوماسیون اداری در حوزههای مختلفی مورد استفاده قرار میگیرد، که برخی از مهمترین آنها عبارتاند از:
- مدیریت مکاتبات و نامهنگاری
- مدیریت فرمها و فرایندها
- مدیریت اسناد و مدارک
- مدیریت کارها
- مدیریت جلسات و رویدادها
- و…
کاربرد نرم افزار CRM
بر خلاف اتوماسیون اداری، نرم افزار CRM تنها در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان کاربرد دارد؛ شایان ذکر است که حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان، حوزهای گسترده محسوب میگردد. برخی از کاربردهای نرم افزار CRM عبارتاند از:
- ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان
- ثبت و نگهداری از سوابق مشتریان
- تحلیل دادهها و اطلاعات مشتریان
- بهبود استراتژیهای بازاریابی
- و…
همانطور که در قسمتهای پیش هم اشاره کردیم، به طور کلی نرم افزار CRM بر روی جنبههای مختلف ارتباط با مشتریان کاربرد دارد. یکی دیگر از دیدگاههای بررسی فرق اتوماسیون اداری و CRM، قابلیتها و امکانات هر کدام از این نرم افزارها است.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS (کدام را تهیه کنیم؟)
فرق اتوماسیون اداری و CRM از دیدگاه قابلیتها و امکانات
همانطور که مشاهده کردیم، نرم افزارهای اتوماسیون اداری و CRM کاربردها و اهداف متفاوتی دارند و در همین راستا، از قابلیتها و امکانات متفاوتی نیز برخوردار هستند؛ در این بخش از مقاله به بررسی فرق اتوماسیون اداری و CRM از دید قابلیتها و امکانات موجود در این دو سامانه، میپردازیم.
برخی از قابلیت ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری
- ارسال/دریافت انواع مکاتبات (نامه، ایمیل، فکس) درون/برون سازمانی
- خودکارسازی فرایندهای سازمانی
- اتصال به سامانههای دیگر
- ذخیرهسازی، دستهبندی و نگهداری و مستندات سازمان
- تقویم سازمانی و یادآوری رویدادها و جلسات
- ارائه خدمات غیرحضوری و الکترونیکی
- پیگیری مکاتبات و نامهنگاریها
- طراحی فرمهای الکترونیکی و به گردش انداختن آنها در سازمان
- و…
برخی از قابلیت ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری
برخی از قابلیت ها و امکانات نرم افزار CRM
- ثبت اطلاعات دقیق مشتریان و دستهبندی آنها
- ارسال پیام به مشتریان از راههای مختلف (ایمیل، پیامک، تماس تلفنی، شبکههای اجتماعی و…)
- شناسایی الگوهای رفتاری مشتریان
- اشتراکگذاری اطلاعات مشتریان در بین همکاران
- ایجاد پایگاه داده از اطلاعات مشتریان
- تهیه گزارشهای متنوع
- ضبط و ثبت مکالمات مشتریان با سازمان
- و…
برخی از قابلیت ها و امکانات نرم افزار CRM
همانطور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری نرم افزاری گستردهتر با کاربردها، قابلیتها و امکانات بیشتری از نرم افزار CRM است؛ اما باید به این نکته نیز توجه داشت که نرم افزار اتوماسیون اداری و CRM اهداف متفاوتی دارند و به همین دلیل نیز در بسیاری از موارد، با یکدیگر تفاوت دارند.
تفاوت اتوماسیون اداری و ERP : کدام انتخاب بهتری است؟
نرم افزار اتوماسیون اداری یا CRM؟ کدام را تهیه کنیم؟
نرم افزار اتوماسیون اداری و CRM را نمیتوان در مقابل یکدیگر قرار داد، زیرا هر کدام از آنها اهداف، کاربردها و امکانات متفاوتی دارند؛ سازمانها و کسب و کارها باید با توجه به نیازهای خود، نرم افزار و سامانه مد نظر را انتخاب کنند. لازم به ذکر است که بسیاری از سازمانها و کسب و کارها، از هر دو نرم افزار به صورت موازی با یکدیگر استفاده مینمایند؛ از اتوماسیون اداری برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندهای اداری و سازمانی و از نرم افزار CRM برای مدیریت ارتباط با مشتریان.
با اتصال سامانههای اتوماسیون اداری و CRM به یکدیگر، بستری یکپارچه و متمرکز برای انتقال و اشتراکگذاری اطلاعات بین این دو سامانه فراهم میگردد؛ اتصال سامانههای اتوماسیون اداری و CRM به یکدیگر مزایای متعددی به همراه دارد که برخی از آنها عبارتاند از:
- بهبود هماهنگی بین واحدهای فروش و پشتیبانی با دیگر واحدها
- افزایش سرعت رسیدگی به درخواستها و نیازهای مشتریان
- افزایش شفافیت در روند رسیدگی به مشتریان
- افزایش سرعت مکاتبات
- اشتراکگذاری و فراخوانی دادهها و اطلاعات بین این دو سامانه
- تحلیل و گزارشدهی بهتر و دقیقتر
- و…
اتصال اتوماسیون اداری و CRM به طور کلی موجب بهبود عملکرد و کارایی سازمان، تسهیل فرایندها، بهبود تجربه مشتری، افزایش همکاری و هماهنگی داخلی واحدها و تحلیل دقیقتر اطلاعات و دادههای مشتریان میگردد.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
فرق اتوماسیون اداری و CRM در اهداف، کاربردها و قابلیتهایی است که دارند و نباید این دو نرم افزار را در مقابل یکدیگر قرار داد، بلکه اتصال و یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری و CRM، موجب افزایش عملکرد و هماهنگی کارکنان و سازمان و کسب و کار شما میگردد.
در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای انتقادات، پیشنهادات و سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید.
سوالات متداول
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات، نامهنگاری، اطلاعات و فرایندها در سازمان است، در حالی که نرم افزار CRM ابزاری تخصصی برای مدیریت ارتباط با مشتریان است؛ در همین راستا، این دو نرم افزار از جنبههای مختلفی – مانند هدف، کاربرد، قابلیتها و امکانات – با یکدیگر فرق دارند.
برخی از کاربردهای نرم افزار CRM در سازمانها و کسب و کارها عبارتاند از ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان، ثبت و نگهداری از سوابق مشتریان، تحلیل دادهها و اطلاعات مشتریان، بهبود استراتژیهای بازاریابی و... .
برخی از کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتاند از مدیریت مکاتبات و نامهنگاری، مدیریت فرمها و فرایندها، مدیریت اسناد و مدارک، مدیریت کارها، مدیریت جلسات و رویدادها و... .
