اتوماسیون اداری نرمافزار و سامانهای گسترده است و بخشهای مختلفی دارد و کارتابل اتوماسیون اداری یکی از مهمترین بخشهای آن محسوب میگردد؛ کارتابل اتوماسیون اداری محیطی یکپارچه و متمرکز، برای مدیریت انواع مکاتبات و نامهنگاریها، فرمها، درخواستها، فرایندها و مستندات است. به بیان دیگر میتوان کارتابل اتوماسیون اداری را میز کار اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری نامید. برای آشنایی بیشتر با کارتابل اتوماسیون اداری و کاربردها و مزایای آن، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟
کارتابل اتوماسیون اداری تنها یکی از بخشها و زیرسیستمهای سامانه اتوماسیون اداری است؛ همانطور که اشاره کردیم، در این بخش تمامی نامهها، درخواستها، فرمها، ایمیلها، اسناد، رویدادها، یادداشتها و موارد دیگری که در اتوماسیون به گردش در میآیند، در محیطی یکپارچه و متمرکز در اختیار کاربران قرار میگیرد. به بیان دیگر، کارتابل اتوماسیون اداری را میتوان بخش اصلی مدیریتی و ارتباطی اتوماسیون اداری در نظر گرفت، زیرا بسیاری از ارتباطات و اطلاعات، از طریق این بخش و زیرسیستم در سازمان به گردش در میآیند و توسط کاربران مدیریت میشوند.
5 تا از قابلیت ها و کاربردهای کارتابل اتوماسیون اداری
کارتابل اتوماسیون اداری با توجه به قابلیتها و امکاناتی که برخوردار است، قابلیتها و امکانات مختلفی دارد؛ اما به طور کلی کاربردها و قابلیتهای یک کارتابل استاندارد عبارتاند از:
- مدیریت مکاتبات و نامه نگاری
- گردش اسناد و مدارک در سازمان
- گردش درخواست ها و فرم ها
- مدیریت و مشاهده رویدادها
- بایگانی مکاتبات و مستندات
مدیریت مکاتبات و نامه نگاری
ارسال و دریافت نامههای درون و برون سازمانی، یکی از قابلیتها و کاربردهای اصلی کارتابل اتوماسیون اداری محسوب میگردد؛ به بیان دیگر، این زیرسیستم باید امکاناتی نظیر دریافت/ارسال نامه درون/برون سازمانی، راههای ارتباطی متنوع (مانند ایمیل، فکس، ECE و…)، پیگیری مکاتبات و مشاهده فرایند گردش آنها در سازمان، ارجاع محرمانه و عادی و مواردی از این قبیل را دارا باشد.
گردش اسناد و مدارک در سازمان
یکی از دلایل مهم و اصلی اتوماسیون اداری، خودکارسازی و تسهیل فرایندهای مختلف است و یکی از پرکاربردترین فرایندهای سازمانی، گردش مکاتبات و اسناد در سازمان محسوب میگردد؛ در همین راستا، یک کارتابل اتوماسیون اداری استاندارد، باید قابلیتهایی مانند استفاده از اسناد و مدارک سازمانی در مکاتبات، بارگذاری مستندات در سازمان، تعیین دسترسی کاربران به مستندات، به گردش انداختن اسناد و مدارک سازمان و… را برخوردار باشد.
گردش درخواست ها و فرم ها
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، به گردش انداختن مکاتبات، درخواستها و فرمها و خودکارسازی فرایندهای مرتبط، یکی از دلایل اصلی استفاده از اتوماسیون اداری و پیادهسازی آن در سازمان است و کارتابل اتوماسیون اداری به عنوان بخش اصلی اتوماسیون اداری، وظیفه دارد درخواستها و فرمهای مختلف را در سازمان به گردش بیاندازد.
طراحی فرمهای الکترونیکی، تعیین دسترسی کاربران به فرمها، ثبت الکترونیکی درخواست و ارجاع خودکار آنها به فرد مسئول، تعیین جریان تاییدات، امضا و تایید الکترونیکی فرمها و درخواستها و… ، همگی جزو قابلیتها و امکاناتی است که کارتابل اتوماسیون برای گردش درخواستها و فرمها در سازمان باید داشته باشد.
مدیریت و مشاهده رویدادها
مدیریت جلسات و رویدادهای سازمانی و یادآوری آنها به اعضای سازمان، یکی دیگر از قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری استاندارد محسوب میشود؛ کارتابل اتوماسیون اداری امکان ایجاد فرایندهای تعاملی و همکاری با دیگران و همچنین ارسال یادآوری و اعلان برای رویدادهای مختلف (جلسات، مراسمها و…) را برای کاربران فراهم میکند و موجب افزایش همکاری و هماهنگی بین بخشها و اعضای سازمانها و کسب و کارها میگردد.
بایگانی مکاتبات و مستندات
جدای از سامانههای تخصصی اتوماسیون مستندات و مدیریت دیجیتال آنها، یک کارتابل اتوماسیون اداری استاندارد نیز باید از قابلیت بایگانی مکاتبات و مستندات برخوردار باشد؛ با استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری، کاربران قادر به دستهبندی و بایگانی انواع مکاتبات (صادره، وارده، داخلی، ایمیل، فکس و…) و مستندات به صورت شخصی و سازمانی هستند.
شایان ذکر است که راهبران سیستم میتوانند دسترسی کاربران به پوشههای بایگانی سازمانی و همچنین مستندات و مکاتبات بایگانی شده را مدیریت نمایند؛ به این ترتیب، امنیت و حریم مکاتبات و مستندات نیز رعایت میشود.
کارتابل اتوماسیون اداری، قابلیتها و امکانات بسیاری بیشتری دارد و طیف گستردهای از نیازهای کاربران در حوزه مدیریت ارتباطات، مکاتبات و اطلاعات را برطرف میکند؛ مواردی که باهم بررسی کردیم، تنها برخی از قابلیتها و کاربردهای اصلی و استاندارد کارتابل اتوماسیون بودند.
حال که با مهمترین قابلیتها و کاربردهای اتوماسیون اداری آشنا شدیم، زمان آن رسیده تا با تاثیراتی که کارتابل اتوماسیون اداری بر روی سازمانها و کسب و کارها میگذارد را باهم بررسی کنیم؛ در ادامه با مزایای استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارها آشنا خواهیم شد.
10 تا از مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
5 مزیت اصلی کارتابل اتوماسیون اداری
کارتابل اتوماسیون اداری دارای مزایای متعددی است که به سازمانها و کسب و کارها کمک میکند تا مکاتبات، فرایندها و مستندات خود را به صورت الکترونیکی و با سرعت و دقت بیشتری مدیریت نمایند و به گردش درآورند؛ اما اگر بخواهیم به صورت خاص برخی از مزایای استفاده از این زیرسیستم را بررسی نماییم، میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- افزایش بهره وری و کارایی
- بهبود هماهنگی و همکاری
- افزایش شفافیت سازمانی
- بهبود مدیریت دسترسی ها
- کاهش هزینه های مالی
5 مزیت اصلی کارتابل اتوماسیون
افزایش بهره وری و کارایی
به کمک کارتابل اتوماسیون اداری، ارتباطات، فرایندها و کارها به صورت الکترونیکی و خودکار انجام میشوند و این امر موجب افزایش سرعت فرایندها و کارها و کاهش زمان پاسخ و اقدام در سازمان و در نهایت افزایش بهرهوری و کارایی میگردد. حذف فرایندهای دستی، خودکارسازی فرایندها، استفاده از فناوریها و تکنولوژیهای روز و…، همگی عواملی هستند که موجب افزایش بهرهوری و کارایی سازمانها و کسب و کارها میشوند.
بهبود هماهنگی و همکاری
ایجاد رویدادها، یادآوری آنها و ارسال اعلان، پیگیری مکاتبات و درخواستها، راههای ارتباطی متنوع و…، همگی مواردی هستند که موجب بهبود هماهنگی و همکاری و افزایش روحیه کار تیمی و اعتماد در سازمان میگردند.
افزایش شفافیت سازمانی
امکاناتی نظیر پیگیری لحظهای و آنی وضعیت مکاتبات و فعالیتهای صورت گرفته روی آنها، پیگیری غیرحضوری مکاتبات و درخواستها، نمایش جریان کار فرایندها در سازمان، مشاهده وضعیت فرایندها و…، همگی عواملی هستند که منجر به افزایش شفافیت سازمانی و اعتماد در سازمان میگردند.
بهبود مدیریت دسترسی ها
کنترل دقیق سطوح دسترسی کاربران به مکاتبات، مستندات و حتی بخشهای مختلف کارتابل اتوماسیون اداری و همچنین ثبت تمامی فعالیتهای کاربران در سامانه در قالب Log، امکان مدیریت پیشرفته و دقیق دسترسیهای کاربران را فراهم میکند، که این امر افزایش امنیت سامانه و بهبود مدیریت دسترسیهای کاربران را برای سازمانها و کسب و کارها به همراه دارد.
کاهش هزینه های مالی
حذف فرایندهای دستی، کاهش زمان انجام فرایندها، افزایش سرعت فعالیتها و رسیدگی به درخواستها، افزایش کیفیت فرایندها، الکترونیکی شدن مکاتبات و مستندات و…، همگی منجر به حذف هزینههای اضافی و کاهش هزینههای مالی سازمان میگردند.
سیستم مکاتبات اداری چیست؟ اهمیت، مزایا و کاربرد
معرفی کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر
کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، یکی از زیرسیستمهای اصلی اتوماسیون کسب و کار فراگستر است، که با هدف مدیریت یکپارچه مکاتبات، فرمها و فرایندها و همچنین تسهیل فرایندهای اداری طراحی شده و توسعه یافته است. کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر قابلیتها و امکانات مختلفی دارد، که همگی متناسب با نیاز سازمانها و کسب و کارهای ایرانی بهینهسازی شدهاند. برخی از قابلیتهای کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر به شرح زیر است:
- مشاهده آمار مکاتبات (نامههای وارده، صادره، داخلی، خوانده نشده و…)
- مشاهده اخبار در تابلو اعلانات فراگستر
- ایجاد لیست کارها و تعیین یادآوری برای آنها
- مشاهده تقویم سازمانی، تقویم شخصی و رویدادها
- مدیریت جلسات و اطلاعرسانی آنها
- مشاهده سوابق نامهها و ارجاعات و فعالیتهای صورت گرفته بر روی آنها
- تعیین مهلت پاسخگویی به مکاتبات
- گزارشگیری از کارتابل مکاتبات
- تعیین دسترسیهای کاربران (مانند مکاتبات سلسله مراتبی)
- مدیریت ایمیل، فکس، ECE و…
- و…
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
کارتابل اتوماسیون اداری تنها یکی از زیرسیستمها و نرمافزارهای موجود در سامانههای اتوماسیون اداری است، اما یکی از مهمترین و پرکاربردترین آنها محسوب میگردد؛ در همین راستا، در این مقاله به بررسی کامل کارتابل اتوماسیون اداری و همچنین قابلیتها و مزایای استفاده از آن پرداختیم.
امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای نکات و سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.
سوالات متداول
کارتابل اتوماسیون اداری یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری است که به طور تخصصی بر روی مدیریت نامهها، درخواستها، فرمها، ایمیلها، اسناد، رویدادها، یادداشتها و موارد دیگری که در اتوماسیون به گردش در میآیند، در محیطی یکپارچه و متمرکز میپردازد.
5 تا از مهم ترین قابلیت های کارتابل اتوماسیون اداری عبارتاند مدیریت مکاتبات و نامه نگاری، گردش اسناد و مدارک در سازمان، گردش درخواست ها و فرم ها، مدیریت و مشاهده رویدادها و بایگانی مکاتبات و مستندات.
کارتابل اتوماسیون اداری مزایای متعددی دارد، اما 5 تا از مهمترین مزیتهای استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری عبارتاند از افزایش بهره وری و کارایی، بهبود هماهنگی و همکاری، افزایش شفافیت سازمانی، بهبود مدیریت دسترسی ها و کاهش هزینه های مالی.
