مفهوم اتوماسیون اداری عبارت است از به کار بردن نرم افزارها و فناوریهای کامپیوتری، برای اجرای خودکار و تسهیل شده انواع فرایندهای اداری و سازمانی؛ در همین راستا میتوان تصور کرد که برای بخشها و حوزههای مختلف، نرم افزارهای اتوماسیون اداری گوناگونی وجود دارند، که هر دارای قابلیتها و کاربرد منحصر به فرد خود هستند.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر اساس کاربرد و حوزه فعالیت و همچنین نحوه پیادهسازی در سازمان به انواع مختلفی تقسیم میشوند، که در این مقاله به بررسی آنها خواهیم پرداخت؛ برای آشنایی کامل با انواع اتوماسیون اداری، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فهرست مطالب
تاریخچه اتوماسیون اداری
اولین جرقههای مفهوم اتوماسیون اداری اولین بار در قرن نوزدهم میلادی شکل گرفت، زمانی که ماشینهای تجاری و مکانیزه وارد سیستم و ساختار اداری سازمانها و کسب و کارها شدند و به جای انجام کارها به روش سنتی، ابزارها، دستگاهها و فناوریهای روز برای پیش بردن فعالیتها و فرایندها مورد استفاده قرار گرفتند.
از اواسط قرن بیستم با پیشرفت فناوریهای الکترونیکی و کامپیوترها، شکل جدیدی از اتوماسیون اداری بوجود آمد؛ فناوریها و سیستمهای فیزیکی، به تدریج جای خود را به فناوریها، نرمافزارها و دستگاههای الکترونیکی دادند، مانند تایپ الکترونیکی، حسابداری الکترونیکی، ذخیرهسازی اطلاعات و دادهها در کامپیوترها، راههای ارتباطی سریعتر و… .
امروزه تعریف و مفهوم اتوماسیون اداری عبارت است از، مجموعه نرم افزارها، ابزارها و فناوریهایی که در کنار یکدیگر، با هدف تسهیل و خودکارسازی فرایندهای سازمانی و اداری، به صورت یکپارچه و متمرکز فعالیت میکنند.
همه این موارد زمینهای شدند، تا امروزه شاهد انواع اتوماسیون اداری با فناوریها و قابلیتهای گوناگون باشیم؛ به طور کلی برای دستهبندی انواع اتوماسیون اداری، میتوان از دو دیدگاه بهره برد:
- انواع اتوماسیون اداری از لحاظ نحوه پیادهسازی و اجرا
- انواع اتوماسیون اداری از لحاظ کاربرد و حوزه فعالیت
با ما همراه باشید تا انواع اتوماسیون اداری را از دو دیدگاه بیان شده، بررسی کنیم.
اتوماسیون اداری چیست؟
انواع اتوماسیون اداری از لحاظ نحوه پیادهسازی و اجرا
همانطور که مشاهده کردید، طی سالهای گذشته و با پیشرفت تکنولوژیها و فناوریهای مختلف، انواع جدیدی از اتوماسیون اداری شکل گرفتند، که از لحاظ پیادهسازی و اجرا باهم تفاوت داشتند؛ اتوماسیون اداری از لحاظ نحوه پیادهسازی و اجرا به 3 نوع تقسیم میشود:
- اتوماسیون اداری تحت سیستم عامل
- اتوماسیون اداری تحت وب
- اتوماسیون اداری ابری
انواع اتوماسیون اداری از لحاظ نحوه پیاده سازی و اجرا
1- اتوماسیون اداری تحت سیستم عامل
یکی از اولین انواع اتوماسیون اداری که به صورت کامل تنها بر روی کامپیوترها قایل استفاده بود، اتوماسیون اداری تحت سیستم عامل است. این نوع از سامانههای اتوماسیون اداری، به صورت اختصاصی برای سیستم عامل خاصی (مانند لینوکس، ویندوز، Mac OS و…) کدنویسی و طراحی میشدند و نمیتوان از آنها بر روی سیستم عاملهای دیگر استفاده کرد و به قابلیتهای آنها دسترسی داشت.
از مشکلات و کاستیهای این نوع از اتوماسیون اداری، میتوانیم به محدود بودن آنها به سیستم عامل اشاره کرد؛ زیرا بسیاری از شرکتها و سازمانهای مختلف از سیستم عاملهای متنوعی در کامپیوترهای خود بهره میبردند و شرکتها و سازمانها باید از سامانههای اتوماسیون اداری مجزایی استفاده میکردند، که این امر موجب جلوگیری از یکپارچه سازی اتوماسیون اداری میشد.
2- اتوماسیون اداری تحت وب
نسل جدیدتر اتوماسیون اداری، سامانههای اتوماسیون اداری تحت وب هستند؛ این دسته از انواع اتوماسیون اداری، با استفاده از بستر و فناوریهای وب، فارغ از سیستم عامل، قابل دسترسی و استفاده هستند. سامانهها و نرمافزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به جای نصب بر روی کامپیوترها، بر روی زیرساختهای تحت وب (مانند سرورها و پایگاههای داده) نصب و پیادهسازی میشدند و سپس از طریق شبکههای وب داخلی در دسترس کاربران و اعضای سازمان قرار میگیرند.
این دسته از انواع اتوماسیون اداری، مشکلاتی همچون محدودیتهای سیستم عامل، فضای کم ذخیرهسازی اطلاعات و دادهها و سرعت پایین پردازش اطلاعات و دستورات را برطرف کرد و امکان دسترسی کاربران به اتوماسیون اداری از طریق صفحات وب و فارغ از سیستم عامل فراهم نمود.
برای پیادهسازی و اجرای اتوماسیون اداری تحت وب در سازمان و یا کسب و کار خود، به یک سرور اختصاصی، شبکه داخلی یکپارچه و دیگر تجهیزات فنی و سختافزار مورد نیاز، لازم دارید.
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری تحت وب، ممکن است متناسب با نیاز سازمانها و کسب و کارها، از زیرسیستم و نرمافزارهای مختلفی برای انجام کارها، فعالیتها و فرایندها استفاده کند؛ همچنین برخی از سامانهها و نرمافزارهای اتوماسیون اداری به کمک فناوری و قابلیت API، امکان اتصال به دیگر نرم افزارها و سامانهها و ایجاد یکپارچگی نرم افزارهای سازمانی و افزایش قابلیتها و امکانات خود را دارند.
3- اتوماسیون اداری ابری
یکی دیگر از انواع اتوماسیون اداری، سامانههای اتوماسیون اداری ابری هستند؛ در این دسته، از فناوریهای ابری برای اجرای نرمافزارها و سامانههای اتوماسیون اداری کمک گرفته میشود؛ به عبارت دیگر، سامانه اتوماسیون اداری و سرویسها و زیرسیستمهای آن، به جای نصب و پیادهسازی بر روی کامپیوترها و یا سرورهای اختصاصی، بر روی فضای ابری پیادهسازی میشوند و کاربران در بستر اینترنت و در محیطی آنلاین، امکان استفاده از این دسته اتوماسیون اداری را دارند.
حال که 3 نوع اتوماسیون اداری از لحاظ نحوه پیاده سازی و اجرا را بررسی کردیم، میتوانیم به سراغ انواع اتوماسیون اداری از لحاظ کاربرد و حوزهای که فعالیت میکنند، مورد بررسی قرار دهیم.
انواع اتوماسیون اداری از لحاظ کاربرد و حوزه فعالیت
سازمانها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک، برای رفع نیازهای خود و همچنین افزایش سرعت و کیفیت فرایندها و کارهای گوناگون، از اتوماسیون اداری استفاده میکنند و از آنجایی که بخشها و واحدهای سازمانی و اداری مختلفی وجود دارند، انواع گوناگونی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در حوزههای مختلف و با کاربردهای متنوع طراحی و توسعه یافتهاند. برخی از مهمترین و پرکاربردترین انواع اتوماسیون اداری از لحاظ کاربرد و حوزه فعالیت عبارتاند از:
انواع اتوماسیون اداری از لحاظ کاربرد و حوزه فعالیت
اتوماسیون ارتباطات
نرم افزارها و سامانههای موجود در حوزه اتوماسیون ارتباطات، یکی از پرکاربردترین انواع اتوماسیون اداری محسوب میشوند؛ کاربرد اصلی این دسته از اتوماسیونهای اداری، تسهیل و خودکارسازی فرایندهای مربوط به برقراری ارتباطات درون/برون سازمانی است. از قابلیتهای عمومی نرم افزارهای اتوماسیون ارتباطات میتوانیم به مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی، مدیریت فکس و ایمیل، مدیریت تماسهای تلفنی و… اشاره کنیم. برخی از سیستمهای اتوماسیون فعال در این حوزه عبارتاند از سامانههای اطلاعات مدیریت (MIS)، سامانه مکاتبات اداری و… .
کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون فرایندها
همانطور که از اسمش پیداست، این دسته از انواع اتوماسیون اداری در تسهیل و خودکارسازی فرایندهای سازمانی و اداری کاربرد دارند؛ با استفاده از نرم افزارها و سامانههای اتوماسیون فرایندها، سازمانها و کسب و کارها میتوانند انواع مختلفی از فرایندهای سازمانی و اداری خود را تعریف، طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایند. سامانههای اتوماسیون فرایندها، موجب حذف فرایندهای دستی، کاهش خطای انسانی، افزایش سرعت و دقت فرایندها و در آخر، افزایش بهرهوری سازمانها و کسب و کارها میگردند.
اتوماسیون مستندات
نرم افزارهای حوزه اتوماسیون مستندات، قابلیتهایی همچون اسکن مدارک، دستهبندی و پوشهبندی آنها، جستجوی سریع مستندات، فضای ذخیره سازی زیاد، اشتراکگذاری آسان مستندات، کارگروهی بر روی اسناد، نگهداری نسخ مختلف مستندات، تعیین دسترسی به اسناد و مدارک و… را دارند؛ به بیان دیگر، نرمافزارها و سامانههای حوزه اتوماسیون مستندات – مانند نرم افزارهای مدیریت مستندات DMS – تمامی نیازهای یک سازمان پیرامون مدیریت، بایگانی و نگهداری از اسناد و مدارک را برطرف مینمایند.
اتوماسیون مشتریان
توجه به مشتریان و جلب رضایت آنها، یکی از اهداف اصلی هر سازمان و کسب و کاری است؛ سامانههای اتوماسیون مشتریان – مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM – با هدف ایجاد یک پل ارتباطی با مشتریان و رسیدگی به نیازها و خواستههای آنها طراحی شده و توسعه یافتهاند. برخی از کاربردها و قابلیتهای عمومی و پایه نرم افزارهای حوزه اتوماسیون مشتریان عبارتاند از ثبت اطلاعات مشتریان، ثبت مکالمات و مکاتبات گذشته مشتریان، ارسال پیامهای تبلیغاتی، ثبت درخواست مشتریان به صورت غیرحضوری، راهنمایی مشتریان، مشاوره به مشتریان و… .
اتوماسیون منابع انسانی
سامانههای اتوماسیون منابع انسانی با هدف تسهیل، خودکارسازی و افزایش سرعت و دقت فرایندهای مرتبط با حوزه منابع انسانی طراحی شدهاند و از آنجایی که این حوزه شاخهها و بخشهای مختلفی دارد، انواع گوناگونی از نرمافزارها و سامانهها در حوزه اتوماسیون منابع انسانی بوجود آمدهاند؛ برخی از انواع اتوماسیون منابع انسانی عبارتاند از سیستمهای پردازش حقوق و دستمزد، سیستمهای جذب و گزینش نیروی کار، سیستمهای اتوماسیون آموزشی، سیستمهای مدیریت منابع انسانی (HRM) و… .
اتوماسیون انبارداری
مدیریت محصولات، کالاها، مواد اولیه و… در انبار، یکی از چالشهای پیشروی بسیاری از کسب و کارهای کوچک و بزرگ است؛ سیستمهای اتوماسیون انبارداری با استفاده از فناوریهای مختلف، امکان رصد لحظهای و بهروز وضعیت انبار، تعداد کالاهای موجود، مواد اولیه موجود، سفارشات در انتظار ارسال، زنجیره تامین و… را برای سازمانها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ فراهم میکنند.
اتوماسیون مالی
مدیریت درآمد، مدیریت هزینهها، محاسبات مالی پیچیده، مدیریت سرمایه، مدیریت سررسید دریافتیها و پرداختیها و بسیاری دیگر از فرایندهای مالی، به کمک نرم افزارهای اتوماسیون مالی، قابل خودکارسازی و تسهیل هستند. با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون مالی – مانند سیستمهای حسابداری و سیستمهای مدیریت مالی FMS – سازمانها و کسب و کارها می توانند در زمانی کمتر و با دقتی بالاتر،فرایندهای مالی خود را مدیریت کنند و پیش ببرند.
فرصت مشاوره رایگان و دیدن نسخه دمو را از دست ندهید!
همین حالا درخواستت رو ثبت کن:
پر کردن قسمت های * دار الزامیست.
سخن پایانی
سامانههای اتوماسیون اداری روز به روز با پیشرفت تکنولوژی و فناوریهای کامپیوتری و نرمافزاری در حال توسعه و پیشرفت هستند و قابلیتها و امکانات جدیدی به آنها اضافه میشود؛ همانطور که مطالعه کردیم، انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در بازار وجود دارند، که هر کدام آنها نیز از قابلیتها و امکانات مختص خود برخوردار هستند و سازمانها و کسب و کارها در راستای افرایش بهرهوری و کارایی، باید متناسب با نیازهایی که دارند، از سامانه اتوماسیون اداری مناسب استفاده نمایند.
ضمن تشکر از شما بابت همراهی ما تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و نظرات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری به نرم افزارها و سامانههایی گفته میشود که با هدف تسهیل و خودکارسازی فرایندهای مختلف، از فناوریها و تکنولوژیهای الکترونیکی و خودکارسازی استفاده میکنند.
سامانههای اتوماسیون اداری بر اساس کاربرد و حوزه فعالیت، عبارتاند از اتوماسیون ارتباطات، اتوماسیون فرایندها، اتوماسیون مستندات، اتوماسیون مشتریان، اتوماسیون منابع انسانی، اتوماسیون انبارداری، اتوماسیون مالی.
